So nutzt Ihr die freien Listen für Euren Verein

03. Mai. 2024
cmeckel
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Zuletzt aktualisiert: 08.08.2024

Wir lieben Listen! Und wir hoffen, Ihr ab sofort auch! ❤️ In diesem Tutorial möchten wir Euch daher zeigen, was unsere freien Listen sind, wie Ihr diese erstellen könnt und für welche Anwendungsfälle diese beispielsweise sehr praktisch sind. Zudem erklären wir Euch, wie Ihr dank unserer Rechte- und Rollenverwaltung die Zusammenarbeit an Euren Listen individuell gestalten und so die Vereinsarbeit auf mehrere Schultern verteilen könnt. Viel Spaß beim Lesen und Ausprobieren! Solltet Ihr Fragen zu unseren Listen oder der Rechteverwaltung haben, schreibt uns diese gerne in die Kommentare unterhalb des Beitrags. Noch kein WISO MeinVerein Web Kunde? Dann testet unsere Vereinssoftware 14 Tage kostenlos oder testet ganz einfach mit Demodaten und überzeugt Euch selbst!

Inhaltsverzeichnis

Was sind freie Listen?

Unsere freien Listen bieten Euch die Möglichkeit, individuelle Listen ganz nach Euren Bedürfnissen zu erstellen, sodass Ihr Euren Verein noch effektiver verwalten könnt. So könnt Ihr jegliche Art von Liste selbst erstellen und managen, beispielsweise Inventarlisten, Anschaffungslisten, To-Do-Listen oder Listen, die den Essen- und Getränkeverkauf in Eurem Vereinsheim planen. Unsere freien Listen findet Ihr in WISO MeinVerein Web unter dem Menüpunkt „Listen“.

Tipp

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Ihr möchtet die freien Listen ausprobieren, ohne die Daten Eures Vereins dafür zu nutzen? Dann könnt Ihr die Funktion ganz einfach in unserem Demoverein ausprobieren! Dieser steht allen Kunden kostenfrei zur Verfügung. Jetzt Demoverein erstellen und Funktionen testen!

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Wie erstelle ich eine freie Liste?

Um eine freie Liste zu erstellen, navigiert Ihr Euch zunächst in den Bereich „Listen“. Wenn Ihr noch keine freie Liste erstellt habt, wird Euch die Möglichkeit eine neue Liste zu erstellen, großflächig auf dem Bildschirm angezeigt. Klickt nun einfach auf den Button „Freie Liste erstellen“.

Im nächsten Schritt werdet Ihr dazu aufgefordert, Eurer Liste einen Namen zu geben. Wir empfehlen Euch, Eure Liste immer nach Ihrem Verwendungszweck zu benennen, damit Ihr diese problemlos wiederfindet, wenn Ihr zukünftig mehrere Listen erstellt habt. Möchtet Ihr beispielsweise die Arbeitseinsätze Eurer Mitglieder für den Verein koordinieren, dann nennt die Liste zum Beispiel „Arbeitseinsätze 2024“. Zudem habt Ihr hier die Möglichkeit festzulegen, wer Zugriff auf die freie Liste erhalten soll. Nutzt dafür die Dropdown-Auswahl „Rollen zuweisen“. In der Auswahl werden Euch alle Rollen angezeigt, die Ihr unter dem Menüpunkt „Einstellungen > Rechte & Rollen“ angelegt habt.

Tipp

Ihr habt ein Organisationsteam, das sich um die Koordination der Arbeitseinsätze kümmert? Dann erstellt eine eigene Rolle mit dem Namen „Organisation“ und wählt diese anschließend im Dropdown-Menü aus. Ihr möchtet, dass sich die Mitglieder selbst in die Liste eintragen können? Dann wählt ebenfalls die Rolle „Mitglieder“ für den Listenzugriff aus.

Habt Ihr Eure freie Liste benannt, definiert Ihr im nächsten Schritt die Spalten, die Ihr in Eurer Liste benötigt. Überlegt Euch, welche Informationen Ihr in der Liste pflegen möchtet und erstellt dementsprechend die Spalten. Mit Klick auf „Spalte hinzufügen“ könnt Ihr eine neue Spalte erstellen.

Neben dem Namen der Spalte legt Ihr zudem den Feldtyp fest. Der Feldtyp ist abhängig von der Information, die Ihr in der Spalte pflegen möchtet. Möchtet Ihr in der Spalte Daten frei eintragen, dann empfehlen wir Euch das freie Texteingabefeld. Die Auswahlboxen sind wiederum geeignet, um Antworten zur Auswahl vorzugeben, die entweder einfach oder mehrfach angewählt werden können. Zudem stehen Euch ein Datumsfeld sowie ein Nummernfeld und ein Ja/Nein Feld zur Verfügung.

Über das Mülleimer Symbol könnt Ihr eine zuvor erstellte Spalte wieder löschen. Erstellt so viele Spalten wie Ihr für Eure Liste benötigt und klickt abschließend auf „Speichern“, um die freie Liste in WISO MeinVerein Web anzulegen.

Nachdem Ihr Eure erstellte Liste gespeichert habt, wird Euch diese in der Übersicht angezeigt. Möchtet Ihr eine weitere freie Liste erstellen klickt einfach auf den orangenen Button „+ Liste“ am oberen Bildschirmrand. Eure freie Liste könnt Ihr nun beliebig füllen. Um Daten einzutragen, klickt Ihr mit einem Doppelklick in das jeweilige Feld. Über das 3-Punkte-Menü am rechten oberen Bildschirmrand habt Ihr jederzeit die Möglichkeit weitere Spalten hinzuzufügen oder Spalten zu löschen. Zudem könnt Ihr Eure erstellte Liste als Excel-Datei exportieren.

Freie Listen gemeinsam erstellen und bearbeiten

Damit Ihr unsere freien Listen so effektiv wie möglich nutzen könnt, empfehlen wir Euch, die Listen mithilfe unserer individuellen Rechteverwaltung zu managen. Da jeder Verein individuell ist und sich in seiner Struktur von anderen unterscheidet, haben wir die Rollen- und Rechteverwaltung für Euch entwickelt. Erstellt Rollen und ordnet diesen entsprechende Rechte zu. Möchtet Ihr, beispielsweise, dass sich Eure Mitglieder selbstständig in Euren freien Listen eintragen und mitwirken können, gewährt der freien Liste den Zugriff durch die Mitglieder Rolle. In unserem Tutorial zur Rechteverwaltung für freie Listen zeigen wir Euch Schritt-für-Schritt, wie Ihr die Rechteverwaltung für die freien Listen am besten nutzen könnt. Viel Spaß beim Anschauen!

Beispiele für den Einsatz freier Listen

Damit Ihr mithilfe unserer freien Listen die Vereinsverwaltung besser organisieren und vereinfachen könnt, möchten wir Euch im folgenden Beispiele aus der Praxis zeigen, wie Ihr unsere freien Listen im Vereinsalltag einsetzen könnt.

Beispiel 1: To-Do-Liste

Eine häufig genutzte Liste im Vereinsalltag ist die To-Do-Liste. Für unsere To-Do-Liste haben wir fünf Spalten angelegt: Verantwortliche Person, To-Do, Beschreibung, Deadline und Status. So können wir übersichtlich festhalten, wer welche Aufgabe hat, bis wann diese zu erledigen ist und wie der Status der Umsetzung ist. In diesem Beispiel wird die To-Do-Liste vom Vorstand geführt und gepflegt. Die Liste ist daher allen Vorstandsmitglieder freigegeben worden. Dazu haben wir im Vorfeld die Rolle „Vorstand“ angelegt.

Beispiel 2: Kuchenliste

Ein weiterer, häufig genutzter Anwendungsfall für unsere freien Listen ist die sogenannte Kuchenliste. Über die Kuchenliste könnt Ihr im Verein den Kuchenverkauf organisieren. Dazu haben wir in der freien Liste drei Spalten angelegt: Name, Heimspiel und Kuchen. Wenn Ihr die Liste nun für alle Mitglieder freigebt, haben diese die Möglichkeit, sich in der freien Liste einzutragen und somit für alle festzuhalten, wer für welches Heimspiel Kuchen mitbringt für den Verkauf. So können alle auf einen Blick sehen, zu welchen Terminen ggf. noch Kuchen mitgebracht werden soll oder an welchen Terminen bereits genug Freiwillige Kuchen backen. Die Kuchenliste ist nur ein Beispiel, um den Essen- und Getränkeverkauf für den Verein zu organisieren. Tipp: Gebt die Kuchenliste für alle Mitglieder frei, damit diese sich selbstständig in die Liste eintragen können.

Beispiel 3: Arbeitseinsätze verwalten

In diesem Beispiel haben wir uns dafür entschieden, die Arbeitseinsätze, die jährlich vom Verein organisiert werden und an denen die Mitglieder mit einem gewissen Stundenkontingent teilnehmen müssen, mit unserer Vereinssoftware zu verwalten. Dazu haben wir drei Spalten angelegt: Name, zu leistende Arbeitsstunden sowie geleistete Arbeitsstunden. Dem Verwalter ist es so möglich, für jedes Mitglied festzuhalten, wie viele Arbeitsstunden für den Verein geleistet werden müssen und wie viele von diesen bereits geleistet wurden. Eine Option wäre es ebenso, den Mitgliedern die Möglichkeit zu schaffen, sich für Arbeitseinsätze anzumelden. Die Spalten könnten in diesem Fall für das jeweilige Datum genutzt werden und die Mitglieder haben die Möglichkeit, sich in der entsprechenden Spalte einzutragen. Dazu müsst Ihr lediglich die freie Liste der Mitglieder Rolle zugänglich machen.

Tipp