Die Mitgliederversammlung im Verein mit WISO MeinVerein Web organisieren

• 03. Dezember. 2024
• lvandenryt
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Die Mitgliederversammlung steht in den meisten Vereinen einmal jährlich an. Damit sie auch wirklich erfolgreich wird, ist eine durchdachte Planung und Organisation unerlässlich. Es gilt, die Tagesordnung rechtzeitig festzulegen, Finanzberichte vorzubereiten, einen passenden Termin zu finden und natürlich alle Mitglieder im Anschluss umfassend zu informieren. Mit WISO MeinVerein Web könnt Ihr all diese Aufgaben problemlos meistern. Wir zeigen Euch in diesem Blogbeitrag, wie Ihr die Mitgliederversammlung in Eurem Verein stressfrei organisiert.

Wir hoffen, dass Ihr hilfreiche Informationen und Tipps findet, damit die Mitgliederversammlung in Eurem Verein ein voller Erfolg wird. Wenn Ihr noch Fragen zum Thema Mitgliederversammlung mit WISO MeinVerein Web habt, hinterlasst uns gerne einen Kommentar unter unserem Blogbeitrag. Wir werden diese so schnell wie möglich beantworten. Viel Spaß beim Lesen! ❤️

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Planung der Mitgliederversammlung mit WISO MeinVerein Web

Häufig wird der Planungsaufwand einer Mitgliederversammlung unterschätzt. Neben der Erstellung einer klaren Tagesordnung und der rechtzeitigen Einladung der Mitglieder müssen auch organisatorische Details wie die Räumlichkeiten, Technik für Präsentationen oder Abstimmungen sowie die Dokumentation der Versammlung beachtet werden. Zudem gilt es, alle relevanten Unterlagen und Berichte vorzubereiten und sicherzustellen, dass diese allen Teilnehmern rechtzeitig zur Verfügung stehen. Eine gründliche Planung stellt sicher, dass die Versammlung gut verläuft und alle wichtigen Themen angemessen behandelt werden.

Freie Listen zur Planung und Organisation

Mit der praktischen Listenfunktion in WISO MeinVerein Web könnt Ihr ganz nach Euren Bedürfnissen individuelle Listen erstellen. Dank anpassbarer Felder und Spalten sind Euch bei der Organisation keine Grenzen gesetzt. Zudem ermöglicht die Funktion, dass Ihr gemeinsam mit anderen Mitgliedern an einer Liste arbeitet, wodurch die Planung und Verwaltung auf mehrere Schultern verteilt wird und die Zusammenarbeit im Verein noch besser funktioniert.

Für die Planung Eurer Mitgliederversammlung bedeutet das, dass Ihr die freien Listen nutzen könnt, um beispielsweise die Tagesordnungspunkte zu strukturieren und abzustimmen. Die Abstimmung ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle relevanten Themen berücksichtigt werden. So behaltet Ihr stets den Überblick und könnt die Versammlung optimal gestalten. Im Anschluss könnt Ihr die Liste mit den Tagesordnungspunkten als Excel-Datei exportieren.

Zusätzlich habt Ihr die Möglichkeit, eine detaillierte To-Do-Liste für die Planung der Mitgliederversammlung zu erstellen. In dieser Liste könnt Ihr festhalten, welche Aufgaben erledigt werden müssen, bis wann sie abgeschlossen sein sollen und wer für deren Durchführung verantwortlich ist. Beispiele für solche Aufgaben sind das Verfassen des Einladungstextes, die technischen Vorbereitungen wie das Überprüfen von Geräten oder das Einrichten eines Online-Zugangs, das Organisieren von Abstimmungsmöglichkeiten, das Erstellen einer Teilnehmerliste und schließlich der Versand des Protokolls nach der Versammlung.

Jubiläen auf der Mitgliederversammlung feiern

Auf vielen Mitgliederversammlungen ist es üblich, Mitglieder für besondere Leistungen zu ehren oder Jubiläen hervorzuheben. Solche Gesten sind nicht nur wertschätzend, sondern fördern auch den Zusammenhalt in Eurem Verein. Deshalb lohnt es sich, Ehrungen und Jubiläen als festen Tagesordnungspunkt einzuplanen. Mit WISO MeinVerein Web habt Ihr alle Jubiläen stets im Blick: Die Software erstellt automatisch eine Liste mit den Jubiläen Eures Vereins, damit kein besonderer Anlass in Vergessenheit gerät.

Finanzberichte erstellen

Ein häufiger Tagesordnungspunkt bei Mitgliederversammlungen ist die Vorstellung der Finanzberichte, sei es durch den Geschäftsführer, den Vorstand oder den Kassenwart des Vereins. Diese Aufgabe kann herausfordernd sein, da es notwendig ist, eine Vielzahl an Finanzdaten zu sammeln, zu überprüfen und verständlich aufzubereiten.

In unserer Vereinssoftware habt Ihr jederzeit Zugriff auf die Finanzdaten Eures Vereins. Im Bereich „Finanzen“ findet Ihr übersichtliche Darstellungen Eurer Vereinskonten sowie die zugehörigen Belege. Zusätzlich steht Euch die Funktion des Finanzexports zur Verfügung, mit der Ihr Eure Finanzdaten ganz einfach als Excel-Datei exportieren könnt. So könnt Ihr den Finanzbericht vorbereiten und alle relevanten Informationen für die Mitgliederversammlung schnell aufbereiten.

Mitgliederbefragung zur Terminfindung

Es ist immer enttäuschend, wenn zu einer Mitgliederversammlung nur wenige Mitglieder erscheinen. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, frühzeitig den Termin zu planen. Am besten führt Ihr eine Mitgliederbefragung durch, um herauszufinden, welcher Termin für die meisten passt. So stellt Ihr sicher, dass möglichst viele teilnehmen können und die Versammlung gut besucht ist.

Mit WISO MeinVerein Web habt Ihr die Möglichkeit, mit nur einem Klick eine Umfrage unter Euren Vereinsmitgliedern durchzuführen, um den idealen Termin für die Mitgliederversammlung zu ermitteln. Die Ergebnisse lassen sich schnell auswerten, sodass Ihr direkt mit der Planung fortfahren könnt.

Einladung zur Mitgliederversammlung mit WISO MeinVerein Web

Die Einladung zur Mitgliederversammlung erfordert besondere Sorgfalt, da es dabei einiges zu beachten gibt. Wenn Ihr mehr darüber erfahren möchtet, wie Ihr Eure Mitglieder korrekt zur Versammlung einladet, empfehlen wir Euch unseren Blogbeitrag zum Thema Einladung zur Mitgliederversammlung im Verein durchzulesen.

Bei der Einladung zu einer Mitgliederversammlung gibt es einige grundlegende Punkte zu beachten. Wichtig ist, die geltenden Vorgaben – wie Fristen und Form der Einladung – zu berücksichtigen. Ein Blick in die Vereinssatzung hilft, sicherzustellen, dass alle Regelungen eingehalten werden. Ein gut geplanter Termin und ein passender Ort tragen dazu bei, dass möglichst viele Mitglieder teilnehmen können. Frühzeitige Informationen und klare Anweisungen helfen dabei, die Versammlung reibungslos zu gestalten.

Einladung versenden

Viele Vereine bevorzugen es, die Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail zu verschicken, um Druckkosten und Portogebühren zu sparen. Doch Vorsicht: Eine Einladung per E-Mail ist nur dann zulässig, wenn die Satzung Eures Vereins dies ausdrücklich erlaubt oder eine andere Regelung getroffen wurde, die den elektronischen Versand der Einladung gestattet. Ansonsten muss laut § 126 BGB die Einladung schriftlich, vom Vorstand unterschrieben und per Post an die Mitglieder versendet werden.

In WISO MeinVerein Web habt Ihr gleich drei Optionen, um die Einladung zur Mitgliederversammlung zu versenden:

1. Einladung per Brief: Ihr könnt ganz einfach einen Brief erstellen, der direkt in WISO MeinVerein geschrieben wird. Dieser lässt sich anschließend herunterladen, ausdrucken und an Eure Mitglieder verschicken. Zudem habt Ihr die Möglichkeit, das Briefpapier nach Euren Wünschen zu gestalten, sodass Ihr die Einladung mühelos vervielfältigen und personalisieren könnt.
2.  Einladung per E-Mail: Mit WISO MeinVerein Web könnt Ihr direkt aus der Software heraus E-Mails an Eure Mitglieder verschicken. Dank individueller Textbausteine wird das Verfassen der E-Mails besonders einfach. Ihr könnt zudem problemlos Dateien anhängen und die Tagesordnungspunkte direkt mitschicken.
3. Einladung per Kalender: In unserer Vereinssoftware steht Euch ein praktischer Kalender zur Verfügung, mit dem Ihr Eure Termine ganz einfach verwalten könnt. Legt für die Mitgliederversammlung direkt einen neuen Termin an und ladet Eure Vereinsmitglieder ein. Auch das Anhängen von Dateien, wie beispielsweise die Tagesordnung, ist möglich. Danach habt Ihr die Möglichkeit, Zu- und Absagen zu verfolgen und die Teilnehmerliste einzusehen.

Terminerinnerung

Es kann passieren, dass die Einladung zur Mitgliederversammlung trotz rechtzeitigen Versands von einigen Mitgliedern übersehen wird. Doch für eine erfolgreiche Versammlung ist es entscheidend, im Vorfeld zu wissen, wie viele Mitglieder tatsächlich teilnehmen werden. Mit einer gezielten Erinnerung sorgt Ihr dafür, dass alle Mitglieder den Termin nicht aus den Augen verlieren und die Teilnahme problemlos möglich ist.

Mit WISO MeinVerein Web könnt Ihr ganz einfach eine Erinnerung an Eure Mitglieder senden. So könnt Ihr sicherstellen, dass die Einladung nicht in Vergessenheit gerät, und offene Zu- oder Absagen klären. Kurz vor der Versammlung lässt sich eine letzte Erinnerung verschicken, damit alle rechtzeitig informiert sind und die Teilnahme gesichert ist.

Vereinsmitglieder nachträglich über die Mitgliederversammlung mit WISO MeinVerein Web informieren

Damit alle Vereinsmitglieder, auch die, die nicht dabei sein konnten, bestens informiert sind – und auch die anwesenden Mitglieder noch einmal einen Überblick bekommen – sollte nach der Mitgliederversammlung eine klare Zusammenfassung der wichtigsten Punkte erfolgen. Dazu gehört die Bereitstellung des Protokolls, das alle besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und Abstimmungsergebnisse festhält. Wenn es Wahlen oder Änderungen im Vorstand gab, sollten diese ebenfalls nicht fehlen. Außerdem ist es sinnvoll, die nächsten Schritte und geplanten Aktionen zu kommunizieren, damit alle wissen, wie es weitergeht. So bleibt jeder auf dem Laufenden und fühlt sich eingebunden.

Protokoll bereitstellen

Das Protokoll ist ein zentrales Element der Mitgliederversammlung. Es enthält eine detaillierte Aufzeichnung der besprochenen Themen, der getroffenen Entscheidungen und der Ergebnisse von Abstimmungen. Auch die Diskussionen und Anmerkungen, die während der Versammlung aufgekommen sind, werden dokumentiert, sodass ein vollständiges Bild der Versammlung entsteht.

Mit WISO MeinVerein Web könnt Ihr Euren Vereinsmitgliedern das Protokoll ganz einfach zur Verfügung stellen:

1. Protokoll im Mitgliederprofil ablegen: Ihr könnt das Protokoll direkt im Profil jedes Mitglieds hinterlegen, sodass es jederzeit darauf zugreifen kann.
2. Protokoll als E-Mail versenden: Ähnlich wie bei der Einladung zur Mitgliederversammlung könnt Ihr das Protokoll per E-Mail an alle Mitglieder verschicken. Mit der praktischen E-Mail-Funktion in WISO MeinVerein Web funktioniert das Versenden schnell und unkompliziert.
3. Protokoll im Chat teilen: Nutzt den Chat in der MeinVerein App, um das Protokoll direkt an die Mitglieder zu senden. Das sorgt für eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation, besonders bei Mitgliedern, die lieber über die App kommunizieren.

Newsletter versenden

Nach der Mitgliederversammlung verschicken einige Vereine einen Newsletter mit den wichtigsten Informationen. Das ist sinnvoll, weil so alle Mitglieder – auch Abwesende – schnell über die Ergebnisse und Entscheidungen informiert werden. Zudem sorgt der Newsletter für Transparenz und hält alle auf dem gleichen Stand.

Mit WISO MeinVerein Web könnt Ihr ganz einfach einen Newsletter an Eure Mitglieder über die E-Mail-Funktion versenden. Der Newsletter lässt sich individuell gestalten, indem Ihr Textbausteine nutzt. Zudem habt Ihr die Möglichkeit, Dateien wie das Protokoll der Mitgliederversammlung anzuhängen, die wichtigsten Inhalte übersichtlich zusammenzufassen oder auch über den nächsten Termin zu informieren.

Fazit

Mit der Planung und Durchführung einer Mitgliederversammlung sind viele organisatorische Aufgaben verbunden, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen. WISO MeinVerein Web bietet eine Vielzahl an praktischen Funktionen, um diese Aufgaben zu erleichtern – von der Erstellung einer strukturierten Tagesordnung über die Einladung der Mitglieder bis hin zur Bereitstellung des Protokolls nach der Versammlung. Besonders die Möglichkeit, Listen zu erstellen, Finanzdaten zu exportieren und Umfragen zur Terminfindung durchzuführen, optimiert die Vorbereitung und Planung.