Rücklastschriften richtig verbuchen

• 15. Mai. 2024
• cmeckel
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Rücklastschriften kennt vermutlich jeder Verein. Diese können beispielsweise auftreten, wenn sich die Bankverbindung eines Mitglieds geändert hat und Ihr wurdet nicht darüber informiert oder das Konto, von dem der Mitgliedsbeitrag eingezogen wurde, war nicht ausreichend gedeckt. Für Rücklastschriften gibt es also vielerlei Gründe und das Auftreten ist für so gut wie jeden Verein alltäglich. Es ist jedoch sehr wichtig, dass Ihr die Rücklastschriften richtig verbucht, um Eure Vereinsbuchhaltung ordnungsgemäß zu führen. Daher zeigen wir Euch in diesem Tutorial, wie Ihr in unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web mit Rücklastschriften umgehen solltet und wie diese korrekt verbucht werden.

Wir hoffen, das Tutorial hilft Euch bei Eurer Vereinsverwaltung. Solltet Ihr offene Fragen rund um das Thema Rücklastschriften verbuchen haben, schreibt uns gerne in die Kommentarbox unterhalb des Beitrags. Wir melden uns so schnell es geht auf Euren Kommentar. ❤️

Videotutorial: Rücklastschriften richtig verbuchen

Keine Lust zu lesen? Dann schaut Euch unser Videotutorial zum Thema Rücklastschriften richtig verbuchen an! Unsere Vereinsexpertin Kim erklärt Euch Schritt-für-Schritt, wie Ihr mit Rücklastschriften in WISO MeinVerein Web umgeht und wie diese richtig verbucht werden. Viel Spaß beim Anschauen!

PS: Wir freuen uns über jeden Kommentar unterhalb des Videos sowie über einen Daumen hoch, wenn Euch das Video weitergeholfen hat!

Schritt 1: Verursachendes Mitglied der Rücklastschrift finden

Um nachvollziehen zu können, von welchem Mitglied bzw. von welcher Lastschrift Rücklastschriften entstanden sind, navigiert Ihr Euch in unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web zunächst in den Menüpunkt „Finanzen“ und wählt im Bereich „Bank & Kasse“ das betroffene Beitragskonto aus. Habt Ihr von diesem Konto einen Lastschriftenjob ausgeführt, kann es vorkommen, dass einige Tage später in diesem Bereich der Anwendung Rücklastschriften auftreten.

Wir empfehlen Euch unbedingt zu prüfen, woher die Rücklastschriften auf Eurem Vereinskonto stammen. Dazu ruft Ihr Euch den Menüpunkt „Belege“ auf. Ihr prüft nun, bei welchen Belegen die zuvor durch die Lastschrift erfolgte Zuordnung wieder aufgehoben wurde. Sollte die Zuordnung trotz Rücklastschrift weiterhin bestehen, müsst Ihr diese nun aufheben. Dies könnt Ihr ganz einfach über das 3-Punkte-Menü des jeweiligen Beleges ausführen.

Schritt 2: Sammellastschrift bearbeiten

Nachdem Ihr die Zuordnung der Belege, die zu Eurer Rücklastschrift gehören, überprüft und ggf. wieder aufgehoben habt, navigiert Ihr Euch zurück in den Bereich „Bank & Kasse“. Nun ordnet Ihr die Sammellastschrift auf Eurem Vereinskonto neu zu. Diesen Schritt müsst Ihr tun, um anschließend die Rücklastschrift korrekt verbuchen zu können.

Die Sammellastschrift könnt Ihr neu zuordnen, in dem Ihr das 3-Punkte-Menü der Lastschrift öffnet und die Option „Zuordnen“ auswählt. Sucht nun den richtigen Lastschriftenjob raus und klickt auf den Button „Zuordnen“. Ist dies erledigt, ist nun erst einmal alles bereinigt, sodass Ihr Euch mit der eigentlichen Rücklastschrift beschäftigen könnt.

Schritt 3: Gutschrift erstellen

Bevor Ihr den durch die Rücklastschrift wieder offenen Betrag erneut abrechnen könnt, müsst Ihr den Betrag gutschreiben, der per Lastschrift eingezogen wurde. Sucht Euch dazu im Bereich „Belege“ die Lastschrift raus, die zurückgebucht wurde. Wählt über das 3-Punkte-Menü nun die Option „Gutschrift erstellen“ aus.

Nun navigiert Ihr Euch wieder in den Bereich „Bank & Kasse“ und sucht Euch erneut die Rücklastschrift raus. Öffnet nun das 3-Punkte-Menü der Rücklastschrift und wählt „Zuordnen“. Wählt jetzt „Alle Belege“ in der Drop-Down-Auswahl aus und klickt auf den Button „Zuordnen“. Nun fragt Euch das System, wie der Mehrbetrag verbucht werden soll. Hier klickt Ihr die Option „Als Zuschlag / Gebühr behandeln“ an und anschließend den Button „Fertigstellen“.

Schritt 4: Zusätzliche Bankgebühren dem Verursacher in Rechnung stellen

Sollte es bei Eurem Beitragseinzug zu einer Rücklastschrift kommen, an der das Mitglied Schuld hat, empfehlen wir Euch dem Mitglied die dadurch entstandenen zusätzlichen Bankgebühren in Rechnung zu stellen, denn die meisten Banken erheben Gebühren, um Rücklastschriften abzuwickeln. Auf diesen solltet Ihr als Verein nicht sitzen bleiben müssen. Daher könnt Ihr die zusätzliche Gebühr in WISO MeinVerein Web ganz einfach über eine einmalige Zusatzleistung abrechnen.

Dazu navigiert Ihr Euch zunächst in den Menüpunkt „Einstellungen“ und wählt den Bereich „Belege & Spenden“ an. Hier erstellt Ihr nun einen neuen Beitrag mit dem Namen „Bankgebühr“. Legt als Beitragstyp „Zusatzleistung“ fest und als Zeitraum „einmalig“. Den Betrag lasst Ihr an dieser Stelle offen, da dieser im Profil des Mitglieds eingetragen wird.

Speichert Euren neuen Beitrag ab und navigiert Euch im Menüpunkt „Listen“ in den Bereich „Mitglieder & Kontakte“. Sucht nun das Mitglied aus, das die Rücklastschrift verursacht hat und öffnet das entsprechende Profil. Im Profil findet Ihr unter „Beiträge & Spenden“ die aktuell hinterlegte Beitragsstruktur für das Mitglied. Damit der zuvor fehlgeschlangene Mitgliedsbeitrag erneut abgerechnet werden kann, löscht Ihr den hinterlegten Beitrag aus dem Profil und hinterlegt über „+ Beitrag / Spende anlegen“ den Beitrag erneut. Zu dem eigentlichen Mitgliedsbeitrag hinterlegt Ihr über den Button „+Zusatzoption“ die zuvor erstellte Zusatzleistung, die Bankgebühr. Vegesst nicht, nun den Betrag der Bankgebühr einzutragen. Die Bankgebühr wird damit zum gleichen Fälligkeitsdatum wie der eigentliche Mitgliedsbeitrag fällig und somit mit abgerechnet. Wie hoch die Bankgebühr der jeweiligen Bank ist, seht Ihr, wenn Ihr den abgerechneten Beitrag mit dem Betrag der Rücklastschrift vergleicht.