Vereinsfahrt planen mit WISO MeinVerein Web

• 22. Dezember. 2023
• cmeckel
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Vereinsfahrten und -ausflüge sind in vielen Vereinen sehr beliebt. Und das nicht ohne Grund: Sie fördern den Zusammenhalt der Vereinsmitglieder und sind somit eine sinnvolle Ergänzung zum Vereinsleben. In diesem Beitrag möchten wir Euch daher zeigen, wie Ihr Eure nächste Vereinsfahrt am besten plant, worauf dabei zu achten ist und wie Euch unsere Vereinssoftware WISO MeinVerein Web bei der Planung unterstützen kann.

Teilnehmer nach Verfügbarkeiten fragen

Damit möglichst viele Eurer Vereinsmitglieder an der Vereinsfahrt teilnehmen können, empfehlen wir Euch, im Vorfeld der Planung eine Mitgliederbefragung durchzuführen hinsichtlich des Zeitraums, in der die Vereinsfahrt oder der Ausflug stattfinden soll. So haben alle Mitglieder die Möglichkeit für einen Zeitraum abzustimmen. Der Zeitraum, an dem die meisten können, sollte dann als Datum für die Vereinsfahrt gewählt werden. Die Befragung Eurer Vereinsmitglieder könnt Ihr ganz einfach über die Mitgliederbefragung in WISO MeinVerein Web durchführen. Wie Ihr diese erstellt und versendet, zeigen wir Euch im nachfolgenden Klicktutorial.

Die Mitgliederbefragung eignet sich ebenfalls gut, um die Erwartungen Eurer Mitglieder an die Vereinsfahrt abzufragen. So können Eure Teilnehmer beispielsweise Ideen zum Programm mit einbringen und werden somit in die Planung und Ausgestaltung der Vereinsfahrt involviert.

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Mitglieder über Vereinsfahrt informieren

Damit alle Mitglieder rechtzeitig über die Vereinsfahrt informiert sind und die Möglichkeit haben, dieser rechtzeitig zuzusagen, ist es besonders wichtig, dass Ihr den Ausflug oder die Vereinsfahrt Euren Mitgliedern ankündigt. Achtet darauf, dass die Ankündigung auch mit ausreichend Vorlaufzeit erfolgt. Ausflüge können kurzfristiger kommuniziert werden als Vereinsfahrten, aber bedenkt: je früher Ihr von der Fahrt berichtet, desto mehr Mitglieder können sich dieser anschließend.

in unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web habt Ihr die Möglichkeit, alle Mitglieder ganz bequem per E-Mail über die geplante Vereinsfahrt zu informieren. Dazu navigiert Ihr Euch in den Menüpunkt „Organisation“ und wählt im Bereich „E-Mails“ den Button „+ E-Mail“ an.

Nun habt Ihr die Möglichkeit den Empfängerkreis Eurer Infomail zu bestimmen. Plant Ihr einen Ausflug innerhalb einer bestimmten Abteilung oder einer einzelnen Mannschaft, empfehlen wir Euch dazu die passende Mitgliederliste auszuwählen, um nicht alle Empfänger einzeln suchen zu müssen. Möchtet Ihr beispielsweise alle Mitglieder zur Vereinsfahrt einladen, könnt Ihr ganz bequem über das Suche-Icon nach „Alle Mitglieder“ suchen und diese Liste auswählen. Nachdem Ihr den Betreff und den Inhalt des Ankündigungsschreibens erstellt habt, klickt Ihr auf „Senden“. Alle Mitglieder werden nun per E-Mail über den geplanten Ausflug informiert.

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Vereinsfahrt im Kalender einplanen

Nachdem Ihr Eure Mitglieder über die bevorstehende Vereinsfahrt informiert habt, empfehlen wir Euch, den geplanten Ausflug auch in Eurem Vereinskalender zu hinterlegen. Über unsere Vereinssoftware WISO MeinVerein Web könnt Ihr den Kalendereintrag in nur wenigen Klicks einstellen und anschließend Eure Mitglieder, die Ihr bereits mit einer E-Mail über die geplante Fahrt informiert habt, zu diesem Ereignis einladen. Eure eingeladenen Mitglieder können nun diesem Ereignis über die WISO MeinVerein App oder die WISO MeinVerein Web Anwendung ganz einfach zu- oder absagen. Das ist besonders praktisch, da Ihr somit gleich eine finale Teilnehmerliste erhaltet. Wie Ihr den Kalender in unserer Vereinssoftware nutzt und welche Einstellungsmöglichkeiten Ihr habt, könnt Ihr Euch im nachfolgenden Klicktutorial anschauen. Viel Spaß beim Nachmachen!

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Teilnehmerliste erstellen

Damit Ihr die finale Planung Eurer Vereinsfahrt durchführen könnt, ist es wichtig zu wissen, wie viele Mitglieder dabei sind und wie viele nicht. Daher solltet Ihr Euch in jedem Fall eine Teilnehmerliste erstellen. Nachdem Ihr Euren Mitgliedern zur anstehenden Vereinsfahrt eine Termineinladung habt zukommen lassen, könnt Ihr Euch aus den erhaltenen Zu- und Absagen ganz einfach eine Teilnehmerliste erstellen. Dazu öffnet Ihr in WISO MeinVerein Web Euren Vereinskalender und navigiert Euch zu dem Termin der Vereinsfahrt. Geht Ihr nun mit der Maus über die Uhr, erscheint das gewohnte Drei-Punkte-Menü. Dieses öffnet Ihr mit einem Klick und wählt nun „Teilnehmer“ aus.

Nun erhaltet Ihr eine Übersicht über alle eingeladenen Personen, aufgeteilt nach Zusagen, Absagen und noch offenen Antworten. Über das Listen-Icon oben rechts im Menü könnt Ihr Euch die Übersicht exportieren und erhaltet nun Eure Teilnehmerliste.

Nachdem Ihr Euch über das Listen-Icon die Teilnehmerliste exportiert habt, landet Ihr automatisch in der neu generierten Liste. Diese findet Ihr ab sofort im Menü unter dem Bereich „Listen“ > „Mitglieder & Kontakte“ > „Eigene Listen“. Natürlich habt Ihr zudem die Möglichkeit, die Teilnehmerliste nach Euren Bedürfnissen anzupassen und beispielsweise weitere eigene Spalten hinzuzufügen.

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Individuelle Listen erstellen

Nachdem die Rahmenbedingungen geklärt sind, gilt es die weitere Planung und Ausgestaltung der Vereinsfahrt in Angriff zu nehmen. Hierzu ist es zum einen Sinnvoll, im Vorfeld eine Liste mit Allergienn und Notfallkontakten der Teilnehmer zu erstellen. Zudem müsst Ihr die Anreise planen. Fahrt Ihr mit privaten PKWs ist es sinnvoll im Vorfeld zu planen wer fährt, wer wie viele Personen mitnehmen kann und wie die finale Aufteilung lautet. Auch die Verteilung der Zimmer solltet Ihr, falls Ihr beispielsweise in einem Hotel schlaft, im Vorfeld der Reise klären. Damit Ihr die Planung so strukturiert wie möglich gestalten könnt und kein Zettelchaos entsteht, empfehlen wir Euch, die notwendigen Listen zur Reiseplanung mithilfe unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web abzubilden. Wie Ihr eigene Listen ganz nach Euren Bedürfnissen in WISO MeinVerein Web erstellt, erfahrt Ihr im nachfolgenden Klicktutorial.

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Gruppenchat mit allen Teilnehmern aufmachen

Damit Ihr Euch nicht nur im Vorfeld der Vereinsfahrt, sondern auch während der Fahrt schnell und einfach untereinander abstimmen könnt, empfehlen wir Euch, einen Gruppenchat mit allen Teilnehmern und/oder mit allen Verantwortlichen (Organisatoren) zu erstellen. Über die kostenlose WISO MeinVerein App habt Ihr die Möglichkeit Einzel- und Gruppenchats zu erstellen und somit ganz einfach und DSGVO konform mit Euren Mitgliedern zu chatten. Die Empfänger der Nachricht werden über Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone auf dem Laufenden gehalten und verpassen somit keine Eurer Nachrichten. Die WISO MeinVerein App gibt es für alle Apple und Android Nutzer. Wir empfehlen Euch daher, Euren Mitgliedern Bescheid zu geben, dass diese sich ebenfalls die App herunterladen und dem Verein in der App beitreten.

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