Zuletzt aktualisiert: 02.12.2024
Ob Kassenbeleg für den Getränkeeinkauf, der Lieferschein für neue Trikots oder die Spendenbescheinigung für einen Förderer – in einem Verein sammeln sich schnell zahlreiche Unterlagen, die oft gar nicht sofort als wichtig erscheinen. Doch hinter vielen dieser Dokumente steckt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, die für Vereine von Bedeutung ist. Laut § 147 der Abgabenordnung seid Ihr als Verein verpflichtet, bestimmte Dokumente über einen Zeitraum von sechs oder sogar zehn Jahren aufzubewahren, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden. Das betrifft nicht nur Papierdokumente, sondern auch digitale Belege, die genauso lang aufbewahrt werden müssen. Aber welche spezifischen Vereinsunterlagen unterliegen eigentlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht?
Diese und weitere wichtige Fragen beantworten wir in unserem Blogbeitrag zum Thema Aufbewahrungsfristen im Verein. Außerdem erklären wir, welche Konsequenzen drohen, wenn Ihr die Aufbewahrungspflichten nicht erfüllt, ab wann die Fristen beginnen und worauf Ihr bei der Archivierung in verschiedenen Formaten achten solltet.
Wenn Ihr Fragen zum Thema Aufbewahrungsfristen im Verein habt, freuen wir uns über Eure Kommentare unterhalb des Beitrags. Wir beantworten Eure Fragen so schnell wie möglich. Viel Spaß beim Lesen! ❤️
Das Wichtigste in Kürze
- Vereine müssen laut § 147 der Abgabenordnung bestimmte Unterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahren, um steuerrechtliche Anforderungen zu erfüllen.
- Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen schützt Vereine vor steuerlichen Risiken wie Nachzahlungen, Verzugszinsen oder der Aberkennung der Gemeinnützigkeit.
- Dokumente können in digitaler Form archiviert werden, solange sie ordnungsgemäß gespeichert und bei Bedarf lesbar sind, was Platz spart und die Organisation erleichtert.
- Auch elektronische Nachrichten mit steuerlicher Relevanz unterliegen der Aufbewahrungspflicht und müssen sicher und strukturiert archiviert werden.
Die Rolle der Aufbewahrungsfristen im Verein
Euer Verein muss seine Vereinsunterlagen so organisieren, dass ein Außenstehender die Abläufe und Finanzen problemlos nachvollziehen kann. Das ist besonders wichtig, weil Euer Verein gegenüber dem Finanzamt Nachweise erbringen muss, um seine Steuervergünstigungen oder Steuerbefreiungen zu behalten. Es kann auch passieren, dass das Finanzamt tiefergehende Prüfungen durchführt und nicht nur die Steuererklärungen anschaut. In solchen Fällen kommt es oft zu einer sogenannten Betriebsprüfung oder Steuerprüfung, bei der die Behörde die Unterlagen direkt vor Ort überprüft. Im Rahmen einer Steuerprüfung müssen alle Dokumente vorgelegt werden, die für die Besteuerung des Vereins wichtig sind. Gemeinnützige Vereine sind besonders betroffen, wenn Zweifel an ihrer Gemeinnützigkeit bestehen. Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen im Verein ist daher entscheidend, um im Falle einer Prüfung alle erforderlichen Dokumente schnell und vollständig vorlegen zu können.
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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Vereine
Vereine müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) einhalten. Diese Vorschrift regelt, wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen, um den steuerrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Je nach Dokumentart bestimmt § 147 AO, ob eine Aufbewahrungspflicht im Verein von zehn oder sechs Jahren besteht.
Zehn Jahre
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Vereinsunterlagen von zehn Jahren gilt für folgende Dokumente:
| Aufbewahrungsfristen im Verein | Beispiele für Vereinsunterlagen |
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Lageberichte, sowie alle Anweisungen, die zur Erklärung dieser Unterlagen notwendig sind. | Kassenbuch, Jahresabschlüsse des Vereins, VereinsbilanzInventarlisten, Lageberichte (z.B. zur finanziellen Lage des Vereins), Arbeitsanweisungen zur Buchführung, Lohnabrechnungen |
| Buchungsbelege | Rechnungen für Einkäufe oder Dienstleistungen, Quittungen für Vereinsausgaben, Zahlungsbelege für Miete, Büromaterial, Veranstaltungen, Kontoauszüge |
| Bestimmte Zollunterlagen, die für den Verein wichtig sind (Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union) | Zollpapiere für internationale Lieferungen oder Importe (falls der Verein z.B. Produkte oder Materialien importiert) |
| Sonderregelung für gemeinnützige Vereine | Aufzeichnungen über einzelne Spenden, Kopie der Spendenbescheinigung |
Sechs Jahre
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Vereinsunterlagen von sechs Jahren gilt für folgende Dokumente:
| Aufbewahrungsfristen im Verein | Beispiele für Vereinsunterlagen |
| Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe | Eingehende Rechnungen von Lieferanten, Verträge z.B. mit Sponsoren oder Dienstleistern, Korrespondenz mit anderen Vereinen oder Institutionen |
| Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (Kopien) | Kopien der Rechnungen, die der Verein an Mitglieder oder Partner verschickt Bestätigungen und Vereinbarungen, die an Geschäftspartner gesendet werden |
| Alle weiteren Unterlagen, die für die steuerliche Bewertung des Vereins wichtig sind | Förderbescheinigungen oder Mitgliedsbeiträge, die steuerlich relevant sind Aufnahmeanträge der Mitglieder, Versicherungen |
Beginn der Aufbewahrungsfrist für Vereine
Die Aufbewahrungsfrist für Vereinsunterlagen richtet sich nicht nach dem Datum auf dem Dokument, sondern nach dem Ende des Geschäftsjahres, das bei Vereinen häufig mit dem Jahresabschluss zusammenfällt. Das bedeutet, dass viele Unterlagen, die Ihr normalerweise 10 Jahre aufbewahren müsst, tatsächlich länger aufbewahrt werden müssen.
Angenommen, ein Verein erhält am 12. Juli 2024 eine Rechnung. Wird der Jahresabschluss für 2024 erst im Juni 2025 abgeschlossen, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2026 und endet folglich erst im Jahr 2036.
Um auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir Euch, die Rechnungen zwei Jahre länger aufzubewahren, als es gesetzlich erforderlich ist. So stellt Ihr in jedem Fall sicher, dass Ihr die Aufbewahrungsfristen im Verein einhaltet.
Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten im Verein
Könnt Ihr bei einer Steuerprüfung die erforderlichen Unterlagen nicht vollständig vorlegen, ist das Finanzamt berechtigt, Einnahmen und Ausgaben zu schätzen. Dieser Schätzspielraum kann dazu führen, dass Ihr unvorhergesehen über den relevanten Umsatzgrenzen liegt (35.000 Euro im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, 45.000 Euro im Zweckbetrieb von Sportvereinen). Infolgedessen drohen nicht nur Steuernachzahlungen, sondern auch eine Überprüfung Eures Gemeinnützigkeitsstatus. Zusätzlich erhebt das Finanzamt Verzugszinsen von 6 % jährlich. Daher ist es wichtig, die Aufbewahrungsfristen im Verein genau zu beachten und sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente ordnungsgemäß archiviert sind, um unangenehme Konsequenzen zu vermeiden.
Unterschiedliche Aufbewahrungsformen
Für viele Vereine kann es eine Herausforderung sein, alle wichtigen Vereinsunterlagen über Jahre hinweg aufzubewahren. Doch eine gute Nachricht vorweg: Ihr müsst nicht jedes Papier im Original aufbewahren! Die Finanzbehörden machen hier Unterschiede. Während Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse nach wie vor als Originale aufbewahrt werden müssen, gibt es für viele andere Dokumente eine einfachere Lösung. Diese dürfen in Kopie, auf Mikrofilm oder sogar digital gespeichert werden. Das bedeutet für Euch: Ihr könnt die Originale vernichten, solange Ihr sicherstellt, dass die digitalen oder kopierten Daten jederzeit in einer angemessenen Frist wieder lesbar gemacht werden können. Damit könnt Ihr die Aufbewahrungsfristen im Verein auch auf digitale Weise effizient erfüllen und gleichzeitig wertvollen Platz im Vereinsarchiv sparen.
Auch E-Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und müssen wie klassische Rechnungen behandelt werden. Da sie als Buchungsbelege zählen, ist es wichtig, diese für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Stellt sicher, dass die E-Rechnungen in einem ordnungsgemäßen Format gespeichert und bei Bedarf schnell zugänglich sind, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden.
Es gibt einige Dokumente, bei denen es sinnvoll sein kann, das Original zu behalten – etwa bei notariellen Urkunden oder besonders wichtigen Verträgen. Diese solltet Ihr nicht einfach als Kopie abspeichern.
Egal, in welcher Form die Unterlagen archiviert werden, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gelten immer. Für digitale Dokumente gibt es zusätzlich spezifische Regelungen, die im Bereich der elektronischen Buchführung und der Prüfbarkeit digitaler Daten festgelegt sind.
Aufbewahrungspflicht für E-Mails
Elektronische Nachrichten, die Euer Verein erhält, sind nicht einfach nur Korrespondenz – sie gelten rechtlich als wichtige Dokumente und unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Besonders dann, wenn sie steuerliche Informationen enthalten, müssen sie für zehn Jahre archiviert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die E-Mail direkt an Euren Verein oder an ein Vorstandsmitglied geschickt wurde.
Bei einem Vorstandswechsel ist es wichtig, dass das ausscheidende Vorstandsmitglied alle relevanten E-Mails und Unterlagen an den Verein übergibt. So stellt Ihr sicher, dass Ihr die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Verein einhaltet und bei Bedarf auf die gesamte Korrespondenz zugreifen könnt.
Die Finanzämter behandeln E-Mails genauso wie klassische Papierunterlagen. Bei einer Prüfung können Experten genau nachvollziehen, ob und wann elektronische Nachrichten gelöscht oder verändert wurden. Um Problemen vorzubeugen, ist eine strukturierte und sichere Archivierung unerlässlich.
Fazit
Die ordnungsgemäße Archivierung von Vereinsdokumenten ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der Vereinsorganisation. Durch die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen im Verein schützt Ihr Euch vor steuerlichen und rechtlichen Risiken und stellt sicher, dass alle relevanten Unterlagen im Fall einer Prüfung verfügbar sind. Wichtig dabei ist, dass die Aufbewahrungsfrist nicht mit dem Erstellungsdatum der Dokumente beginnt, sondern mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres. Besonders in Bezug auf die digitale Archivierung müsst Ihr sicherstellen, dass elektronische Dokumente in einem sicheren und zugänglichen Format gespeichert werden, sodass sie im Bedarfsfall jederzeit geprüft werden können. Eine strukturierte und vorausschauende Dokumentenablage schützt Euren Verein nicht nur vor steuerlichen Problemen, sondern hilft auch dabei, im Falle einer Prüfung schnell und korrekt reagieren zu können.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Aufbewahrungsfrist für Vereinsunterlagen
Welche Unterlagen muss ein Verein aufbewahren?
Wie errechnen sich die Aufbewahrungsfristen im Verein?
Die Aufbewahrungsfristen im Verein richten sich nach der Abgabenordnung (AO) und variieren je nach Art der Unterlagen. Manche Dokumente, wie beispielsweise Korrespondenzen oder Buchungsbelege, sind für sechs Jahre aufzubewahren, während andere, wie beispielsweise Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen, eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren haben. Die genaue Dauer der Aufbewahrungspflicht hängt dabei stets von der Art der Unterlagen ab. Die Fristen beginnen grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. In den meisten Fällen richtet sich die Aufbewahrungsfrist für Vereinsunterlagen nach dem Jahresabschluss, sodass die Frist ab diesem Zeitpunkt zu zählen ist.
Was passiert, wenn ich ein wichtiges Vereinsdokument nicht finde?
Wenn ein wichtiges Vereinsdokument nicht gefunden werden kann, kann das zu rechtlichen oder steuerlichen Problemen führen, da viele Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind. In diesem Fall sollte der Verein versuchen, das Dokument wiederherzustellen, zum Beispiel durch Nachfragen bei Dienstleistern oder durch digitale Kopien. Sollte das nicht möglich sein, kann es ratsam sein, den Vorfall zu dokumentieren und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen.
Wie lange muss ein gemeinnütziger Verein Unterlagen aufbewahren?
Ein gemeinnütziger Verein muss Unterlagen in der Regel sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren, je nach Art der Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist im Verein beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Die genaue Dauer richtet sich nach den Vorschriften der Abgabenordnung (AO) und kann sich häufig am Jahresabschluss orientieren. Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung ist wichtig, um die Gemeinnützigkeit des Vereins zu erhalten und steuerliche Vorteile nicht zu gefährden.
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Kontoauszüge im Verein?
Für Kontoauszüge im Verein gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese Regelung basiert auf den Vorgaben der Abgabenordnung (AO), da Kontoauszüge als steuerlich relevante Unterlagen gelten.
Gilt die Aufbewahrungspflicht im Verein auch für digitale Dokumente?
Ja, die Aufbewahrungspflichten gelten genauso für digitale Belege wie für Papierdokumente. Wichtig ist, dass die digitalen Dokumente sicher und in einem lesbaren Format aufbewahrt werden.
Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungspflichten im Verein nicht einhalte?
Wenn die erforderlichen Dokumente nicht vorgelegt werden können, hat das Finanzamt das Recht, Einnahmen und Ausgaben zu schätzen. Das kann zu Nachzahlungen und einer Überprüfung des Gemeinnützigkeitsstatus führen.
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Bei den Kontoauszügen - reicht es hier die PDFs aus dem Bankingportal digital abzulegen oder muss man die ausdrucken oder tatsächlich von der Bank ausdrucken lassen? Oder reicht sogar die Integration des Kontos in MeinVerein + Export der Daten, wenn ... Weiterlesen
Bei den Kontoauszügen – reicht es hier die PDFs aus dem Bankingportal digital abzulegen oder muss man die ausdrucken oder tatsächlich von der Bank ausdrucken lassen?
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Hallo Milena, vielen Dank für deinen Kommentar. Es reicht aus, die PDFs der Kontoauszüge aus dem Bankingportal digital abzulegen. Eine gedruckte Version oder das Ausdrucken durch die Bank ist nicht erforderlich, solange die digitalen Auszüge den ... Weiterlesen
Hallo Milena,
vielen Dank für deinen Kommentar.
Es reicht aus, die PDFs der Kontoauszüge aus dem Bankingportal digital abzulegen. Eine gedruckte Version oder das Ausdrucken durch die Bank ist nicht erforderlich, solange die digitalen Auszüge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die erforderlichen Informationen enthalten.
Wir empfehlen, die Daten zusätzlich auf einem externen Speichermedium zu sichern. Obwohl die Daten in WISO MeinVerein Web sicher gespeichert sind und nicht gelöscht werden, bietet die Software keine rechtskonforme Archivierung im Sinne gesetzlicher Vorgaben.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein Team
Bitte beachte, dass wir keine rechtliche oder steuerliche Beratung anbieten können. Unser Fokus liegt auf der Unterstützung durch unsere Vereinssoftware und wir sind keine Experten in rechtlichen oder steuerlichen Fragen. Wir empfehlen, dich an einen Steuerberater, Anwalt oder einen Vereinsberater zu wenden, um deine Frage genau zu klären.
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