Zuletzt aktualisiert: 18.09.2024
Eintrittskarten, Getränke, Lose oder Würstchen – viele Verkäufe im Verein werden nach wie vor mit Bargeld abgewickelt und insbesondere bei Vereinsfesten ist die Barkasse im Verein nicht wegzudenken. Diese kleinen Bargeldtransaktionen bringen jedoch einen gewissen administrativen Aufwand mit sich, da sie sorgfältig im Kassenbuch erfasst werden müssen. Um eine ordnungsgemäße Buchhaltung sicherzustellen, müsst Ihr bei der Pflege des Kassenbuchs bestimmte Anforderungen beachten. In diesem Blogbeitrag erfahrt Ihr alles Wissenswerte über die Barkasse im Verein und die Verwaltung eines Kassenbuchs. Findet heraus, welche Kassensysteme für Vereine erlaubt sind und welche wichtigen Änderungen bei der Nutzung elektronischer Kassen ab 2025 auf Euch zukommen. Außerdem erklären wir, was ein Kassenbuch genau ist, welche Inhalte es enthalten muss und wie Ihr alles korrekt dokumentiert.
Wenn Ihr Fragen zur Barkasse im Verein oder dem Kassenbuch habt, freuen wir uns über Eure Kommentare unterhalb des Beitrags. Wir beantworten Eure Fragen so schnell wie möglich. Viel Spaß beim Lesen! ❤️
Kennt Ihr schon unser Video zur Verwaltung der Barkasse in WISO MeinVerein Web? In dem Video zeigen wir Euch Schritt für Schritt, wie Ihr die Barkasse in unserer Vereinssoftware verwalten könnt.
➡️ Schaut Euch das Video gerne direkt hier im Blogbeitrag an!
Erlaubte Kassensysteme für Vereine
Es gibt verschiedene Systeme, die unter dem Sammelbegriff „Kasse“ zusammengefasst werden können. Dazu zählen die elektronische Kasse, die offene Ladenkasse und die Softwarekasse.
Im Vereinsalltag verwenden viele Vereine oft verschiedene Kassensysteme nebeneinander. Beispielsweise kann das Kassensystem beim Vereinsfest von dem im Büro des Clubheims abweichen. Diese Praxis ist zulässig, erfordert jedoch eine sorgfältige Überwachung. Achtet darauf, dass Ihr den Überblick über die Kassen Eures Vereins behaltet und sorgt dafür, dass diese täglich abgerechnet und in der „Zentralkasse“ zusammengeführt werden.
Bei der Auswahl der Kasse für Euren Verein habt Ihr freie Wahl, solltet jedoch Eure Ansprüche an ein Kassensystem berücksichtigen. Besonders bei umsatzsteuerpflichtigen Waren oder Leistungen, die mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet werden, ist eine elektronische Kasse sinnvoll. Zudem ist sie besonders nützlich, um Belege auszustellen, da jeder Kunde grundsätzlich ein Recht auf einen Beleg hat.
Die elektronische Kasse
Für Vereine gelten bei der Nutzung elektronischer Registrierkassen dieselben gesetzlichen Bestimmungen wie für gewerbliche Unternehmen. Das bedeutet, es dürfen ausschließlich elektronische Kassen eingesetzt werden, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind, um Manipulationen der Daten zu verhindern. Seit 2023 besteht gemäß der KassenSichV die Pflicht, ausschließlich TSE-zertifizierte Kassen zu verwenden.
Vereine sind zur elektronischen Kasse verpflichtet, wenn:
- Ihr einen Netto-Jahresumsatz von 15.000 € oder mehr erzielt und
- Eure Barumsätze 7.500 € oder mehr erreichen.
Erst, wenn beide Kriterien erfüllt sind, besteht die Pflicht zur elektronischen Kasse. Wir gehen in diesem Beitrag davon aus, dass Euer Verein diese Grenzen nicht überschreitet.
Viele Vereine nutzen elektronische Kassen, die sie oft von lokalen Geschäftsleuten als Spende erhalten haben. Ab 2025 müssen alle elektronischen Kassen registriert werden.
Geräte, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 den Finanzbehörden gemeldet werden. Diese Mitteilungspflicht gilt sowohl für gekaufte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
In vielen Fällen lassen sich ältere, nicht mehr erlaubte Modelle entweder nicht umrüsten oder nur mit erheblichem Kostenaufwand. Vereine, die noch unzulässige elektronische Kassen verwenden, sollten daher überlegen, ob ein Wechsel zur reinen Bargeldkasse sinnvoll wäre – dieser ist jederzeit möglich.
Mit WISO MeinVerein könnt Ihr alle Eure Kassen verwalten, einschließlich einer Barkasse. Ihr habt die Möglichkeit, sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Barkasse zu erfassen und die Belege den entsprechenden Kontakten zuzuordnen. Durch die Integration Eurer Barkasse in unsere Vereinssoftware könnt Ihr Euer Kassenbuch digital führen und verzichtet dabei auf das Papierchaos.
Die offene Ladenkasse
Euer Verein darf auch ein Kästchen oder sogar einen Karton als „Kasse“ verwenden. Man spricht dann von der offenen Ladenkasse, an die keine besonders hohen Anforderungen gestellt werden. Allerdings werden bei diesem Kassentyp gerne die Buchungsunterlagen zum Kassenbuch sehr genau geprüft. Bei Veranstaltungen mit mehreren Verkaufsstellen nutzen Vereine meist eher offene Ladenkassen. Wichtig ist, dass die Kasse sicher verschließbar ist und nach jeder Nutzung geschlossen wird. Eine Geldkassette mit Münzeinsatz ist empfehlenswert und günstig.
Alte Registrierkassen können nicht als offene Ladenkassen genutzt werden, da sie als elektronische Kassen gelten und gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechen.
Der große Nachteil der offenen Ladenkasse: Alle notwendigen Abrechnungsdaten müssen handschriftlich erstellt werden. Da dies beispielsweise größtenteils erst nach Ende einer Veranstaltung geschieht, hat man während des Events nur eingeschränkte oder gar keine Kontrollmöglichkeiten. Für die offene Ladenkasse müsst Ihr die Kassenberichte manuell erstellen. Basis hierfür ist der Bestand der Bareinnahmen, der sich nach dem Zählen ergibt. Hierzu solltet Ihr ein Zählprotokoll anfertigen.
Die Softwarekasse
Eine Softwarekasse wird steuerrechtlich ebenso behandelt wie eine elektronische Kasse. Deshalb muss sie dieselben strengen Anforderungen erfüllen wie eine elektronische Kasse. Bei der Softwarekasse handelt es sich um digitale Softwarelösungen, die auf einem PC, Smartphone oder Tablet genutzt werden können. Die Daten werden auf der Festplatte oder in einer Cloud gespeichert und stehen so jederzeit für den Datentransfer zum Finanzamt zur Verfügung.
Es wäre denkbar, eine Softwarekasse in Excel oder einem anderen Tabellenprogramm zu erstellen. Diese Lösung wird jedoch vom Finanzamt grundsätzlich nicht anerkannt, da solche Programme nicht die erforderliche Manipulationssicherheit bieten.
Obwohl das Finanzgericht in einem Urteil vom 29.04.2021 (Aktenzeichen 1 K 2214/17) eine „Excel-Kasse“ anerkannt hat, erlaubt diese Entscheidung lediglich die Erfassung von Bareinnahmen in einer Excel-Tabelle, sofern eine elektronische Registrierkasse verwendet wird. Dies bedeutet jedoch nicht, dass eine „Excel-Kasse“ als eigenständige Lösung zulässig ist.
Wenn Ihr eine Softwarekasse führen wollt, vergewissert Euch, dass die entsprechende Software vom Finanzamt anerkannt wurde. Das Finanzamt akzeptiert ausschließlich Programme, die entweder keine nachträglichen Änderungen zulassen oder bei vorgenommenen Änderungen automatisch einen Hinweis hierzu hinterlegen.
Außerdem muss gewährleistet sein, dass alle Daten für 10 Jahre aufbewahrt werden können und
- jederzeit verfügbar sind,
- direkt lesbar dargestellt werden können und
- maschinell gelesen werden können.
Was ist ein Kassenbuch?
Das Kassenbuch dient zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die bar abgewickelt werden. Beim Umgang mit Bargeld kann es leichter zu Fehlern oder Unregelmäßigkeiten kommen, weshalb das Kassenbuch bei Prüfungen der Buchhaltung im Verein besonders genau überprüft wird.
Das Kassenbuch Eures Vereins kann elektronisch oder auch handschriftlich geführt werden. Wollt Ihr das Kassenbuch Eures Vereins auch handschriftlich führen, gibt es hierfür im Internet und im Fachhandel auch entsprechende Vordrucke oder Bücher. Wir empfehlen Euch gebundene Kladden (Bücher) zu verwenden, da hier keine Seiten verloren gehen können. Bei losen Blättern müssen diese durchgehend aufsteigend nummeriert werden.
Eine besonders sichere und einfache Lösung, um die Barkasse im Verein zu führen, ist das digitale Kassenbuch in unserer Vereinssoftware. WISO MeinVerein Web hilft dabei, Fehler zu vermeiden und die Verwaltung der Barkasse im Verein erheblich zu erleichtern.
Ihr könnt Euch auch für Euer Vereinskassenbuch einen Vordruck in einem Tabellenprogramm (z. B. Excel) erstellen und ausdrucken. Ihr dürft aber das Kassenbuch nicht in Excel führen. Ein Kassenbuch muss so geführt werden, dass nachträgliche Änderungen von Daten nicht möglich sind. Bei falschen Einträgen dürfen diese zwar geändert werden, die ursprüngliche (falsche) Eintragung muss aber weiterhin erkennbar bleiben.
Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, das Kassenbuch online zu führen, beispielsweise per App. Es gibt mehrere Anbieter, die solche Anwendungen entwickelt haben, um die Verwaltung der Barkasse im Verein flexibel zu gestalten. Dies ist besonders praktisch, da Ihr von unterschiedlichen Orten auf das Kassenbuch zugreifen und den Kassenbericht direkt online ausfüllen könnt. WISO MeinVerein Web bietet ebenfalls eine App an, mit der Euer Verein die Barkasse jederzeit und von überall aus verwalten kann.
Aufbau des Kassenbuchs
Um die Einnahmen und Ausgaben korrekt zu erfassen, muss das Kassenbuch Eures Vereins eine Reihe von Spalten aufweisen, die grundsätzlich komplett ausgefüllt werden müssen. Die wesentlichen Spalten sind:
- Belegnummer: Keine Buchung (Eintragung) im Kassenbuch des Vereins darf ohne einen entsprechenden Beleg erfolgen (hierauf gehen wir noch genauer ein). Alle Belege erhalten eine fortlaufende Nummer, mit der sie der entsprechenden Buchung zugeordnet werden können.
- Buchungsdatum: Buchungen sollen immer in chronologischer Reihenfolge erfolgen. Anhand des Datums kann später nachvollzogen werden, wenn es zum Grund der Buchung kam und ob diese ordnungsgemäß erfasst wurde. Nachträgliche Buchungen wecken immer das Misstrauen der Prüfer. Darum solltet Ihr auch die Erfassung im Kassenbuch Eures Vereins nicht auf die lange Bank schieben, sondern die einzelnen Buchungsfälle zeitnah erfassen.
- Kurze Erläuterung: Grund der Buchung. So lassen sich später bestimmte Posten leichter wiederfinden.
- Betragsspalten: Für die zu buchenden Beträge solltet Ihr zwei getrennte Spalten anlegen. Eine für Einnahmen und eine zweite für Ausgaben. Diese Spalten solltet Ihr dann noch einmal unterteilen in:
- Gesamtbetrag (inklusive anfallender Umsatzsteuer)
- Prozentsatz der enthaltenen Umsatzsteuer (7 % oder 19 %)
- Umsatzsteuerbetrag
- Nettobetrag (ohne die angefallene Umsatzsteuer)
- Aktueller Kassenbestand: Dieser ergibt sich aus etwaigen Einlagen in die Kasse (z. B. Wechselgeld) plus Einnahmen abzüglich Ausgaben (jeweils inklusive Umsatzsteuer)
Kassenbuch im Verein führen
Bei Prüfungen steht das Kassenbuch Eures Vereins nahezu immer im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit. Darum müsst Ihr darauf achten, dass das Kassenbuch des Vereins jederzeit einen korrekten, aktuellen Stand der Vereinskasse ausweist. Das Kassenbuch für Vereine muss chronologisch geführt werden. Es ist ratsam, Buchungen täglich zu erfassen, um alle Transaktionen lückenlos mit fortlaufendem Datum zu dokumentieren. Zudem dürfen keine Leerzeilen im Kassenbuch vorhanden sein. Ein regelmäßig aktualisierter Kassenbericht im Verein unterstützt nicht nur eine korrekte Buchhaltung, sondern verschafft auch einen klaren Überblick über die finanzielle Lage der Barkasse.
Das Kassenbuch Eures Vereins sollte nach § 146 Abs. 3 AO idealerweise in deutscher Sprache geführt werden. Alternativ sind auch andere „lebende Sprachen“ wie Italienisch, Französisch oder Englisch zulässig. Um jedoch Übersetzungsschwierigkeiten zu vermeiden, empfehlen wir die Verwendung von Deutsch. Andernfalls kann die Finanzbehörde gegebenenfalls eine Übersetzung anfordern.
Umgang mit Fehlbuchungen
Ein kleiner Fehler, wie das beispielsweise das versehentliche Hinzufügen einer zusätzlichen Null, kann schnell zu einer Fehlbuchung führen. Bei solchen Fehlbuchungen dürft Ihr diese zwar streichen, doch die ursprüngliche Buchung muss nach der Streichung weiterhin lesbar bleiben. Ihr dürft falsche Buchungen nicht ausradieren, überkleben oder anderweitig unkenntlich machen. Erlaubt ist also nur, einen falschen Betrag durchzustreichen und den korrekten Wert darüber zu schreiben.
Auch ein elektronisches Kassenbuch muss diesen Anforderungen gerecht werden. Fehlbuchungen müssen sichtbar bleiben und der Kassenbestand muss entsprechend korrigiert werden.
Mit WISO MeinVerein Web könnt Ihr GoBD-konform Korrekturbuchungen vornehmen. In unserem Tutorial zeigen wir Euch, wie Ihr eine Korrekturbuchung der Barkasse in WISO MeinVerein Web richtig durchführt.
Keine Buchung ohne Beleg
Wie bei jeder Form der Buchhaltung muss zu jeder Buchung ein Beleg vorhanden sein. Der Beleg muss die Nummer tragen, mit der die Buchung im Kassenbuch Eures Vereins versehen wurde. Nur in Ausnahmefällen darf ein sogenannter „Eigenbeleg“ erstellt werden. Folgende Daten muss ein Beleg beinhalten:
| Alle Belege | Zusätzlich bei Belegen über 250,00 Euro | Zusätzlich bei Belegen einer elektronischen Kasse |
| – Name, Anschrift Eures Vereins – Belegnummer – Datum der Ausstellung – Mengenangabe der Lieferung oder Leistung – Bezeichnung der Lieferung oder Leistung – Nettobetrag – Umsatzsteuersatz (oder Hinweis auf Grund der Steuerbefreiung) – Umsatzsteuerbetrag – Bruttobetrag | – Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Eures Vereins – Fortlaufende Rechnungsnummer – Zeitpunkt der Lieferung oder Gewährung der Leistung | – Zeitpunkt des Vorgangsbeginns – Zeitpunkt des Vorgangsende – Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls |
Sammelbuchungen
Normalerweise muss jede Kassenbewegung einzeln erfasst werden. Bei großen Veranstaltungen, wie einem Fußballturnier, ist es jedoch fast unmöglich, jeden einzelnen Kartenverkauf oder jedes verkaufte Würstchen separat zu verbuchen. Das gilt insbesondere für die Kasse für Vereinsfeste, bei der es oft zu zahlreichen kleinen Transaktionen kommt. Wie geht Ihr also am besten vor?
Wenn die Kasse Eures Vereins eine sogenannte „offene Ladenkasse“ ist, also keine elektronische Kasse, ergibt sich aus § 146 AO (Abgabenordnung) eine einfache Lösung. Wenn Ihr Verkäufe an eine größere Anzahl nicht bekannter Personen tätigt, könnt Ihr auch eine Sammelbuchung vornehmen. „Nicht bekannte Personen“ sind in diesem Zusammenhang alle Personen, deren Identität für den Verkauf keine Rolle spielen. Verkauft Ihr beispielsweise bei einem internen Vereinsfest Speisen und Getränke, gelten die Mitglieder auch als nicht bekannte Personen und Ihr könnt die oben beschriebene Regel anwenden.
Solltet Ihr Euch unsicher sein, ob es sich bei Euren „Kunden“ um nicht bekannte Kunden handelt, könnt Ihr zur Klärung beim Finanzamt einen „Bewilligungsantrag für die Erleichterung nach § 148 AO“ stellen.
Wenn Euer Verein eine elektronische Kasse nutzt, greift diese Ausnahmeregel nicht. Es ist jedoch erlaubt, neben der elektronischen Kasse auch eine offene Ladenkasse oder Handkasse im Verein zu verwenden. Alternativ könnt Ihr die elektronische Kasse vollständig durch eine offene Ladenkasse ersetzen.
Zahlungseingänge und -ausgänge auf dem Bankkonto
Wenn Ihr die Barkasse im Verein führt, solltet Ihr darauf achten, dass Ihr alle Bargeldbewegungen, egal ob Ein- oder Auszahlung, korrekt und vollständig dokumentiert. Holt Ihr beispielsweise für Eure Barkasse Geld von der Bank ab, um es in die Kasse zu legen (z. B. Wechselgeld), ist dies als Einnahme im Kassenbuch zu erfassen. Umgekehrt werden die Einzahlungen auf das Bankkonto als Ausgabe im Kassenbuch verbucht.
Vorgestreckte Gelder
Tätigt ein Mitglied Einkäufe für den Verein und rechnet den vorgestreckten Betrag später ab, erfolgt die Rückzahlung häufig bar. Diese Ausgabe müsst Ihr umgehend mit den Originalbelegen im Kassenbuch erfassen. Ihr solltet die Abrechnung zeitnah vornehmen und alle relevanten Informationen im Vereinskassenbuch dokumentieren.
Der Kassensturz
Bei einer reinen Barkasse im Verein bzw. offenen Ladenkasse muss jederzeit ein sogenannter Kassensturz möglich sein. Beim Kassensturz wird geprüft, ob der aktuelle Kassenbestand mit den Eintragungen im Kassenbuch einhergeht. Ihr solltet täglich prüfen, ob die Daten mit dem Geldbestand harmonieren. Der Bestand in der Kasse muss mit der Summe in der Spalte „Aktueller Kassenbestand“ übereinstimmen.
Der Kassenbericht
Ein Kassenbericht ist ein täglicher Überblick über die Bareinnahmen und -ausgaben eines Vereins und bildet die Grundlage für das Kassenbuch. Während das Kassenbuch alle Geschäftsvorfälle zusammenfasst, gibt der Kassenbericht detaillierte Einblicke in die täglichen Bartransaktionen. Das Ergebnis, das aus dem Kassenbericht hervorgeht, wird als Tageslosung bezeichnet. Um einen Kassenbericht auszufüllen, zählt Ihr zunächst den Kassenbestand anhand eines Zählprotokolls und ermittelt anschließend die Tageslosung.
Die Tageslosung ist die Differenz zwischen dem Kassenendstand am Abend und dem Kassenanfangsstand am Morgen.
Das Zählprotokoll
Für die Kassenzählung solltet Ihr ein Zählprotokoll erstellen. Dieses Protokoll gehört zum täglichen Kassenbericht. Die Zählung der Kasse und der Abgleich mit dem Kassenbuch Eures Vereins müssen täglich durchgeführt werden, mindestens jedoch am Ende jedes Tages, an dem Kassenbewegungen stattgefunden haben (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Das Ergebnis der Zählung muss mit dem Saldo im Kassenbuch übereinstimmen. Weicht der Kassenbestand ab, müsst Ihr den Fehler suchen und korrigieren. Auf keinen Fall dürft Ihr Differenzen durch Einzahlungen in die Kasse oder gar Entnahmen korrigieren.
Das Kassenbuch im Verein kann bei korrekter Führung niemals im Minus stehen. Entsteht ein negativer Saldo, müsst Ihr auch hier nach dem Fehler suchen.
Kommt es nur an bestimmten Tagen zu Bewegungen, die Ihr im Kassenbuch Eures Vereins erfassen müsst, solltet Ihr zusätzlich festhalten, an welchen Tagen kein Abgleich durchgeführt wurde (z. B.: „von … bis … Vereinsbetrieb wegen Sommerferien geschlossen“, „Montag bis Donnerstag Clubheim geschlossen“ usw.). Prüfer erstellen eine Tabelle, aus der sie ersehen können, für welche Tage die Prüfunterlagen fehlen. Sie fragen dann nach und erwarten eine Begründung.
Der Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht liegt darin, dass der Kassenbericht die täglichen Transaktionen dokumentiert, während das Kassenbuch diese Berichte langfristig festhält und einen umfassenden Überblick über alle Bargeldbewegungen bietet.
Umgang mit Kartenzahlungen
Es kommt immer häufiger vor, dass Vereine auch kleinere Beträge per Bank- oder Kreditkarte bezahlen. Wenn die Kartenzahlung bei Euch möglich ist, solltet Ihr diese Einnahmen nicht im Kassenbuch Eures Vereins erfassen. Die Einnahmebuchung erfolgt ohnehin über das Bankkonto.
Das Bundesministerium für Finanzen betrachtet die Erfassung von unbaren Tagesgeschäften, wie Kartenzahlungen, im Kassenbuch des Vereins grundsätzlich als Verstoß gegen die Grundsätze der kaufmännischen Buchführung, insbesondere hinsichtlich der Wahrheit und Klarheit. Eine kurzfristige Erfassung wird jedoch akzeptiert, wenn die Kartenzahlungen deutlich gekennzeichnet sind, die Buchungen zeitnah (am selben Tag) vorgenommen werden und sichergestellt ist, dass eine Überprüfung durch einen Kassensturz jederzeit möglich bleibt.
Aufgrund dieser Regelung empfehlen wir, Kartenzahlungen nicht im Kassenbuch des Vereins zu führen, sondern sie separat zu erfassen. Das Herausbuchen von Kartenzahlungen verursacht zusätzlichen Aufwand, den Ihr Euch sparen könnt.
Kassenbuch und Barkasse im Verein mit Software verwalten
Die Verwaltung der Barkasse im Verein und die Pflege des Kassenbuchs sind zeitaufwändig. Mit einer Vereinssoftware könnt Ihr diesen Aufwand reduzieren, indem Ihr Buchungen nicht mehr manuell erfassen müsst, sondern einfach per Klick in der Software eingibt. So behaltet Ihr stets den Überblick über Eure Bargeldausgaben und -einnahmen auf einer zentralen Plattform. Bei großen Veranstaltungen, wie beispielsweise einem Vereinsfest, könnt Ihr alle Ausgaben und Einnahmen erfassen und verwalten, da Ihr in der Software alle Eure Konten (Bankkonto, Spendenkonto oder Barkasse) integrieren könnt. Dadurch erhaltet Ihr einen umfassenden Überblick über sämtliche Transaktionen.
Barkasse führen im Verein mit WISO MeinVerein Web
Mit der cloudbasierten Vereinssoftware WISO MeinVerein Web von Buhl könnt Ihr Euer Kassenbuch ganz einfach digital führen. Ihr könnt jegliche Einnahmen und Ausgaben als Belege verbuchen und Korrekturbuchungen vornehmen. So könnt Ihr Eure Barkasse im Verein ohne den Aufwand für manuelle Eintragungen und das Risiko von Fehlern in der Buchhaltung führen.
In unserem Videotutorial erhaltet Ihr einen umfassenden Überblick zur Verwaltung der Barkasse in unserer Vereinssoftware. Ihr habt zudem die Möglichkeit, diese Funktionen direkt im Demoverein zu testen.
Fazit
Das Kassenbuch im Verein ist wesentlich, um alle Bargeldbewegungen genau zu erfassen. Um das Kassenbuch korrekt zu führen, ist es wichtig, alle Ein- und Auszahlungen sorgfältig zu dokumentieren. Die Führung der Kasse Eures Vereins ist eine Aufgabe, die nur Personen übernehmen sollten, die gewissenhaft arbeiten und das volle Vertrauen des Vereins genießen. Da es hier um Bargeld geht, sollte die Kasse immer von mindestens zwei Personen betreut und die Auswertungen und Kontrollen durchgeführt werden.
Wenn Ihr eine Barkasse im Verein verwendet, stehen Euch verschiedene Kassensysteme zur Verfügung: die offene Barkasse, die elektronische Kasse und die Softwarekasse. Ihr könnt diese Systeme auch gleichzeitig nutzen, je nachdem, welche am besten zu Euren Bedürfnissen passt. Wenn Ihr jedoch plant, eine elektronische Barkasse zu kaufen, denkt daran, dass ab 2025 alle elektronischen Kassen registriert werden müssen und nur zertifizierte TSE-Kassen erlaubt sind.
Eure Fragen – Unsere Antworten
Wie muss ein Verein das Kassenbuch führen?
Wer ist gesetzlich verpflichtet ein Kassenbuch zu führen?
Grundsätzlich ist jeder Buchführungspflichtige zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Hierzu gehört auch Euer Verein. Wenn Ihr die Buchführung im Rahmen einer Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellt, ist das Kassenbuch allerdings freiwillig. Allerdings ist es auch dann empfehlenswert, ein Kassenbuch für Euren Verein zu führen, da es hilft, den finanziellen Überblick zu behalten. Führt Ihr freiwillig ein Kassenbuch im Verein, muss dieses aber auch die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen.
Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht?
Im Kassenbericht werden die baren Tageseinnahmen (auch Tageslosung genannt) festgehalten. Der täglich zu erstellende Kassenbericht ersetzt aber nicht das Kassenbuch, in dem die einzelnen Geschäftsvorfälle dokumentiert werden.
Oft wird auch der Rechenschaftsbericht des Schatzmeisters oder Kassierers auf der Mitgliederversammlung als Kassenbericht bezeichnet.
Was passiert wenn man kein Kassenbuch führt?
Wird kein Kassenbuch geführt, obwohl es vorgeschrieben ist, kann dies als „Steuergefährdung“ (§ 379 AO) ausgelegt werden, was mit empfindlichen Bußgeldern geahndet wird.
Wie kann ich ein Kassenbuch digital erstellen und verwalten?
Das geht nur mit einer speziellen Software, wie beispielsweise WISO MeinVerein Web, die auch die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Unzulässig ist es, ein Kassenbuch mit einem Tabellenprogramm wie Excel zu führen, da hier Daten geändert werden können, ohne dass man dies nachvollziehen kann.
Was ist die Barkasse im Verein?
Die Barkasse im Verein umfasst verschiedene Kassensysteme, die zur Abwicklung von Bargeldgeschäften genutzt werden. Erlaubt sind die elektronische Kasse, die offene Ladenkasse und die Softwarekasse. Die verschiedenen Kassenarten können auch parallel betrieben werden, sodass Ihr mehrere Arten von Barkassen im Verein führen dürft:
• Elektronische Kasse: Diese Kassen sind mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet. Ab 2025 müssen sie registriert werden und hohe Anforderungen an Manipulationssicherheit erfüllen.
• Offene Ladenkasse: Eine einfache Bargeldkasse, wie eine Handkasse oder Geldkassette, die keine besonderen Anforderungen erfüllen muss.
• Softwarekasse: Eine digitale Lösung auf PC, Smartphone oder Tablet, die denselben gesetzlichen Anforderungen wie eine elektronische Kasse unterliegt.
Wie könnt Ihr eine Barkasse führen im Verein?
Wenn Ihr eine Barkasse im Verein führt, solltet Ihr alle Bargeldeinnahmen und -ausgaben sorgfältig im Kassenbuch festhalten. Achtet darauf, die Kasse regelmäßig zu zählen und das Ergebnis zu protokollieren, damit alle Transaktionen korrekt erfasst werden. Mit einer Vereinssoftware könnt Ihr die Barkasse im Verein und das Kassenbuch auch digital verwalten. So spart Ihr Euch viel Zeit und Aufwand.
Welches Kassenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?
Wenn Ihr im Verein eine Barkasse führt, muss das Kassenbuch den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, damit es vom Finanzamt anerkannt wird. Ihr könnt das Kassenbuch entweder elektronisch oder handschriftlich führen. Wichtig ist dabei, dass alle Einträge vollständig, korrekt und zeitnah erfasst werden. Nachträgliche Änderungen sind nur unter bestimmten Bedingungen erlaubt. Besonders wichtig ist, dass Streichungen und nachträgliche Änderungen im Kassenbuch klar erkennbar sind. Zudem dürfen keine Leerzeilen im Kassenbuch vorhanden sein und das Kassenbuch muss in deutscher Sprache (oder in einer anderen lebenden Sprache) verfasst werden. Die kompletten Anforderungen an das Kassenbuch lest Ihr im Kapitel „Kassenbuch im Verein führen“.
Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?
Nein, es ist nicht erlaubt ein Kassenbuch in Excel zu führen. Excel bietet keine ausreichende Manipulationssicherheit, da Einträge nachträglich verändert werden können, ohne dass diese Änderungen dokumentiert werden. Die gesetzlichen Bestimmungen verlangen, dass Kassenbücher manipulationssicher sind.
Gibt es für das Kassenbuch im Verein eine Software, die kostenlos ist?
Es gibt vereinzelt kostenlose Softwarelösungen, mit denen Ihr ein Kassenbuch führen könnt. Ein Kassenbuch für Vereine kostenlos zu nutzen, kann jedoch Risiken bergen, da die gesetzlichen Anforderungen möglicherweise nicht immer erfüllt werden.
Wir empfehlen die Nutzung einer Vereinssoftware, wie WISO MeinVerein Web. Mit unserer Vereinssoftware könnt Ihr ganz einfach Eure Barkasse im Verein und Euer Kassenbuch verwalten. WISO MeinVerein Web erfüllt die rechtlichen Anforderungen und sorgt so dafür, dass Eure Buchhaltung stets den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Zusätzlich bieten wir eine kostenlose Testphase und einen Demoverein an, damit Ihr die Funktionen unserer Software kennenlernen und Euch von deren Vorteilen überzeugen könnt.
Gibt es für das Kassenbuch für Vereine eine Vorlage?
Ja, im Internet gibt es verschiedene Vorlagen für das Kassenbuch im Verein zum Download. Achtet darauf, dass die Vorlagen den rechtlichen Anforderungen entsprechen, fortlaufend nummeriert werden und ausgedruckt werden müssen. Da es bei der Art des Vereins keine Unterschiede hinsichtlich der Verwaltung des Kassenbuchs gibt, hat das Kassenbuch für gemeinnützige Vereine dieselbe Vorlage wie das für nichtgemeinnützige Vereine. Wir empfehlen keine Vorlage aus dem Internet zu verwenden, sondern ein vorgefertigtes Kassenbuch aus dem Handel zu nutzen oder eine Software wie WISO MeinVerein Web zu verwenden, um Euer Kassenbuch online zu führen.
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