Der Mitgliedsbeitrag im Verein

• 24. Juli. 2024
• lvandenryt
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Die Mitgliederbeiträge sind eine wesentliche Einnahmequelle für Euren Verein und tragen maßgeblich zur Gestaltung eines aktiven Vereinslebens bei. Dabei stellt sich jeder Verein die Frage, wie hoch der Mitgliedsbeitrag sein sollte, um den finanziellen Bedürfnissen des Vereins gerecht zu werden, ohne dabei die Mitglieder zu verärgern. In diesem Beitrag erklären wir, wie Ihr den optimalen Beitrag festlegt und welche Bedeutung der Mitgliedsbeitrag für Euren Verein hat.

Solltet Ihr offene Fragen rund um das Thema Mitgliedsbeitrag im Verein haben, schreibt uns diese gerne in die Kommentarbox unterhalb des Beitrags, wir beantworten diese so schnell wie möglich!

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Der Mitgliedsbeitrag in der Vereinssatzung

Grundsätzlich gibt es für einen Verein keine Mitgliedsbeitragspflicht. Wenn Euer Verein Mitgliedsbeiträge erheben möchte, muss dies in der Vereinssatzung festgelegt werden. In der Satzung solltet Ihr die genaue Höhe der Mitgliedsbeiträge im Verein allerdings nicht definieren. Es ist empfehlenswert, stattdessen auf eine separate Beitragsordnung zu verweisen. Auf diese Weise vermeidet Ihr, dass jede Anpassung des Mitgliedsbeitrags im Verein eine Änderung der Satzung nach sich zieht.

Neben der Festlegung der Beitragshöhe sollte Eure Vereinssatzung auch die Fälligkeit der Beiträge – ob monatlich, vierteljährlich oder jährlich – sowie die Art der Beitragszahlung klar regeln. Falls der Einzug der Mitgliedsbeiträge im Verein über das SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen werden sollen, muss in der Satzung vermerkt werden, dass die Vereinsmitglieder verpflichtet sind, eine entsprechende Einzugsermächtigung für den Vereinsbeitrag zu erteilen.

Ein Verein ohne Mitgliedsbeitrag

Der Mitgliedsbeitrag im Verein stellt häufig die einzige verlässliche Einnahmequelle für einen Verein dar. Falls Euer Verein über keine weiteren stabilen Einkommensquellen verfügt, solltet Ihr nicht auf die Mitgliedsbeiträge verzichten. Dies wird besonders deutlich, wenn ein Verein beispielsweise keine weiteren stabilen Einkommensquellen hat und auf die Unterstützung eines großzügigen Sponsors angewiesen ist. Auch wenn der Sponsor den Verein finanziell absichert, ist es riskant, auf Mitgliedsbeiträge im Verein zu verzichten. Ungünstige Umstände wie die plötzliche Zahlungsunfähigkeit des Sponsors können jederzeit eintreten und den Verein in eine schwierige Lage bringen.

Auch wenn Euer Verein durch Sponsoren finanziell gut abgesichert ist, ist es sinnvoll, nicht vollständig auf Mitgliedsbeiträge zu verzichten. Ein Mitgliedsbeitrag im Verein, selbst in geringer Höhe, stellt nicht nur eine zusätzliche finanzielle Grundlage dar, sondern fördert auch das Zugehörigkeitsgefühl der Mitglieder zum Verein.

Die Beitragsrechnung

Faire Mitgliedsbeiträge im Verein sorgen dafür, dass die Zahlungen Eurer Vereinsmitglieder regelmäßig eingehen. Die Festlegung des Mitgliedsbeitrags spielt daher eine wichtige Rolle in der Vereinsbuchhaltung. In den meisten Vereinen beschließt die Mitgliederversammlung die Höhe der Mitgliedsbeiträge. Alternativ kann die Vereinssatzung festlegen, dass der Vorstand diese Entscheidung trifft.

Wenn der Vorstand über die Beitragshöhe entscheidet, vermeidet dies endlose Debatten in der Mitgliederversammlung und ermöglicht eine schnellere Umsetzung von Anpassungen. Allerdings könnte diese Praxis dazu führen, dass Mitglieder sich übergangen fühlen, was zu einer höheren Austrittsrate führen könnte. Daher ist es wichtig, dass der Vorstand solche Entscheidungen transparent kommuniziert und die Mitglieder frühzeitig und umfassend informiert.

Die Festlegung des Mitgliedsbeitrags im Verein

Bei der Festlegung der Mitgliedsbeiträge im Verein müsst Ihr zwei wesentliche Faktoren berücksichtigen: Zum einen müsst Ihr die finanziellen Bedürfnisse des Vereins abdecken, zum anderen müsst Ihr fair gegenüber den Mitgliedern bleiben. Das bedeutet, dass Ihr eine Balance finden müsst, die sowohl die finanziellen Anforderungen des Vereins erfüllt als auch die Interessen und Möglichkeiten der Mitglieder beachtet. Dies gilt auch im Falle eine Beitragserhöhung im Verein.

Um Euren idealen Vereinsbeitrag zu ermitteln, geht Ihr am besten wie folgt vor:

1. Jährliche Kosten ermitteln: Berechnet zunächst die durchschnittlichen Ausgaben des Vereins in einem Jahr.
2. Einnahmen ohne Mitgliedsbeiträge erfassen: Ermittelt dann, welche Einnahmen der Verein durch andere Quellen wie Sponsoren erzielt, ohne die Mitgliedsbeiträge zu berücksichtigen.
3. Deckungslücke berechnen: Reduziert die Gesamtkosten um die bestehenden Einnahmen, um die Deckungslücke zu bestimmen. Diese Deckungslücke zeigt, wie viel durch Mitgliedsbeiträge ausgeglichen werden muss. Berücksichtigt dabei finanzielle Rücklagen, um mögliche Unsicherheiten wie den Wegfall von Sponsoren oder einmalige Spenden einzuplanen.
4. Erwartete Mitgliederzahl berechnen: Analysiert die Mitgliederentwicklung der letzten drei bis vier Jahre, um eine realistische Schätzung der zukünftigen Mitgliederzahl zu erhalten, indem Ihr Zu- und Abgänge berücksichtigt.
5. Mitgliedsbeitrag festlegen: Teilt schließlich die Deckungslücke zusammen mit den finanziellen Rücklagen durch die erwartete Mitgliederzahl. Das Ergebnis zeigt den erforderlichen Mitgliedsbeitrag, um die finanziellen Ziele des Vereins zu erreichen.

Beitragsrechnung für den Verein (Muster)

Der „MeinVerein-Fußballclub e.V.“ hat die folgenden jährlichen Kosten und Einnahmen:

• Jährliche Kosten des Vereins: 50.000 Euro
• Einnahmen des Vereins: 18.000 Euro
• Finanzielle Rücklagen: 10.000 Euro
• Geschätzte Mitgliederanzahl: 450 Mitglieder

Um den jährlichen Mitgliedsbeitrag zu berechnen, werden die Gesamtkosten abzüglich der Einnahmen (Deckungslücke) und zuzüglich der gewünschten Rücklagen durch die Anzahl der Mitglieder geteilt:

(50.000€ – 18.000 € + 10.000 €) / 450 Mitglieder = 93,33 €

Daraus ergibt sich, dass jedes Mitglied des „MeinVerein-Fußballclub e.V.“ einen Jahresbeitrag von 93,33 € leisten muss, um die Vereinskosten zu decken und die gewünschten finanziellen Rücklagen zu sichern.

Mit der Vereinssoftware WISO MeinVerein Web könnt Ihr die Mitgliederbeiträge Eures Vereins zuverlässig verwalten. Die Software ermöglicht es Euch, Beiträge gemäß der spezifischen Beitragsstruktur zu erfassen, für jedes Mitglied die Zahlungsart zu bestimmen und automatische Abbuchungen durchzuführen. So behaltet Ihr stets den Überblick über Eure Mitgliedsbeiträge im Verein. Jetzt kostenlos und unverbindlich testen.

Obergrenze für Mitgliedsbeiträge bei gemeinnützigen Vereinen

Gemeinnützige Vereine sind verpflichtet, durch ihre Aktivitäten das Allgemeinwohl zu fördern, etwa durch die Bereitstellung von Sport- und Freizeitangeboten. Aus diesem Grund gibt es für die Höhe des Mitgliedsbeitrags in gemeinnützigen Vereinen eine Obergrenze, um sicherzustellen, dass der Zugang zu den Vereinsangeboten für möglichst viele Menschen offen bleibt. Aufgrund dessen gilt eine Höchstgrenze des Mitgliedsbeitrags für gemeinnützige Vereine von durchschnittlich 1.440 Euro je Mitglied und Jahr.

Echte und unechte Mitgliedsbeiträge

Die Finanzämter überprüfen zunehmend die Mitgliedsbeiträge von Berufsverbänden und anderen Vereinen. Das Finanzamt prüft, ob die Beiträge als echte oder unechte Mitgliedsbeiträge zu betrachten sind.

Echte Mitgliedsbeiträge

Mitgliedsbeiträge, die als „echt“ bezeichnet werden, sind dem ideellen Tätigkeitsbereich eines Vereins zugeordnet. Der Verein darf diese Mitgliedsbeiträge gemäß § 8 Abs. 5 KStG (Körperschaftsteuergesetz) nicht zur Wahrnehmung geschäftlicher Interessen verwenden oder als Bezahlung für Leistungen zugunsten der Mitglieder annehmen. Das bedeutet konkret, dass der Verein dem Mitglied keinen unmittelbaren Vorteil durch seinen Beitrag gewähren darf.

Damit Mitgliedsbeiträge im Verein als „echt“ gelten und steuerlich unbeachtlich bleiben, müssen sie ausschließlich dem in der Satzung festgelegten Vereinszweck dienen. Die Vereinssatzung muss ausdrücklich die Erhebung der Beiträge festschreiben. Die Satzung sollte entweder die Höhe der Beiträge festlegen, einen Berechnungsmaßstab vorsehen oder ein Organ (wie die Mitgliederversammlung) benennen, das die Höhe der Mitgliedsbeiträge im Verein festlegen kann.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Beiträge ausschließlich zur Erreichung der ideellen Ziele des Vereins verwendet werden und somit keine steuerlichen Auswirkungen auf das Einkommen des Vereins haben.

Unechte Mitgliedsbeiträge

Unechte Mitgliedsbeiträge verschaffen den Mitgliedern verdeckte Vorteile, da sie als Entgelt für spezielle Leistungen angesehen werden. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn der Mitgliedsbeitrag im Verein Zugang zu kostenlosen oder vergünstigten Fortbildungsmöglichkeiten bietet. Solche Vorteile stellen eine direkte Leistung dar, die dem einzelnen Mitglied zugutekommt.

Diese unechten Beiträge, die im Wesentlichen als pauschale Förderungen für die Mitglieder dienen, müssen vollständig oder zumindest teilweise als körperschaftsteuerpflichtige Einnahmen behandelt werden.

Beispiel: Die Mitglieder eines Fußballvereins zahlen einen zusätzlichen Beitrag, der sich nach der Anzahl der Teilnahme an Kleingruppentrainings mit professionellen Trainern richtet. Da dieser Beitrag direkt von der tatsächlichen Nutzung der Trainingsstunden abhängt, handelt es sich steuerrechtlich nicht um einen echten Mitgliedsbeitrag im Fußballverein, sondern um ein Entgelt für die spezifischen Trainingseinheiten. Dieser Beitrag gehört nicht zum ideellen Bereich des Vereins, sondern wird dem wirtschaftlichen Bereich zugeordnet und gilt daher als unechter Mitgliedsbeitrag im Verein.

Steuerrechtliche Zuordnung von echten und unechten Mitgliedsbeiträgen

Gemeinnützige Vereine können sich in der Regel über Steuererleichterungen freuen, da sie von der Körperschafts- und Gewerbesteuer befreit sind. Es ist jedoch wichtig, sorgfältig vorzugehen: Wenn ein gemeinnütziger Verein einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb führt und die Freigrenze von 35.000 Euro Umsatz (einschließlich Umsatzsteuer) überschreitet, können auch diese Vereine körperschaftsteuerpflichtig werden, wenn sie ihren Mitgliedern entgeltliche Vorteile (unechte Mitgliedsbeiträge) gewähren.

Für nicht gemeinnützige Vereine gilt, dass Mitgliedsbeiträge gemäß § 8 Abs. 5 KStG nicht zum Gewinn hinzugerechnet werden müssen, vorausgesetzt, die Beiträge sind „echt“. Wenn in Eurem Verein echte und unechte Mitgliedsbeiträge erhoben werden, ist eine Aufteilung nach den vier Steuerbereichen erforderlich. Der Teil des Beitrags, der dem allgemeinen Vereinszweck dient, wird als echter Mitgliedsbeitrag im ideellen Bereich verbucht. Der Teil des Beitrags, der für die tatsächliche Inanspruchnahme von Leistungen gezahlt wird, wird als unechter Mitgliedsbeitrag angesehen und dem entsprechenden Tätigkeitsbereich des Vereins zugeordnet.

Rückforderung der Mitgliedsbeiträge

Die Mitglieder sind nicht nur das Herzstück des Vereins. Sie sind auch eine feste Größe in der Vereinsfinanzierung. Es kommt immer wieder vor, dass Mitglieder ihre Mitgliedsbeiträge zurückfordern oder diese nicht zahlen. Die Gründe hierfür können vielfältig sein. In solchen Fällen solltet Ihr unbedingt das betreffende Mitglied kontaktieren und ein persönliches Gespräch führen.

Muss ein Vereinsmitglied Beiträge zahlen?

Die Regelung der Mitgliedsbeiträge sollte in der Satzung festgelegt und idealerweise durch eine Beitragsordnung im Verein ergänzt werden, auf die in der Satzung verwiesen wird. Dies erleichtert die Verwaltung, da Änderungen der Beitragshöhe nicht als Satzungsänderung behandelt werden müssen. Mit dem Eintritt in den Verein verpflichtet sich das Vereinsmitglied zur Zahlung der Mitgliedsbeiträge gemäß der Satzung oder der Beitragsordnung.

Die Termine für die Beitragszahlung sind ebenfalls in der Beitragsordnung festgelegt. Auch wenn Ihr theoretisch bereits einen Tag nach Ablauf der Frist das Mahnverfahren einleiten könntet, empfiehlt es sich, zunächst ein bis zwei Wochen abzuwarten, um unnötige Spannungen zu vermeiden.

Sollte die Zahlung auch nach der Karenzzeit ausbleiben, überprüft, welche Mitglieder ihre Beiträge nicht gezahlt haben. Bei erstmaligem Zahlungsverzug ist ein behutsames Vorgehen ratsam. Bei wiederholten Verstößen kann es jedoch sinnvoll sein, diese Schritte zu überspringen und direkt weitere Maßnahmen zu ergreifen. Wir empfehlen Euch ein fünfstufiges Mahnverfahren, welches wir ausführlich in unserem Blogbeitrag zum Thema Verjährung von Mitgliedsbeiträgen beschrieben haben.

Rückzahlung des Mitgliedsbeitrags im Verein

Wenn Vereine den allgemeinen Betrieb oder den Trainingsbetrieb vorübergehend aussetzen, so wie es beispielsweise bei der COVID-19-Pandemie der Fall war, haben die Vereinsmitglieder keinen Zugang zu den Trainings- und Übungsangeboten. In solchen Situationen kann es vorkommen, dass Mitglieder ihren Vereinsbeitrag zurückfordern oder sogar überlegen, ihre Mitgliedschaft bzw. den Mitgliedsbeitrag zu kündigen.

Einmal geleistete Mitgliedsbeiträge können weder von den Mitgliedern zurückgefordert noch vom Verein erstattet werden, da eine solche Rückzahlung des Mitgliedsbeitrags die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährden würde. Die Rückforderung von Beiträgen ist grundsätzlich nicht möglich, da diese Beiträge dem Verein zur Erfüllung seinen satzungsmäßigen Vereinszweck dienen und somit allen Mitgliedern zugutekommen.

Wenn Ihr als Vereinsmitglied nach Möglichkeiten sucht, finanzielle Entlastung zu erhalten und Kosten zu sparen, könnt Ihr prüfen, ob es möglich ist, Euren Mitgliedsbeitrag als Spende steuerlich abzusetzen. Zwar ist der Mitgliedsbeitrag in den meisten Fällen nicht abzugsfähig, doch es lohnt sich, bei der Steuererklärung Vereinsbeiträge zu berücksichtigen und die genauen Regelungen zu prüfen. Weitere Informationen und Tipps dazu, wie Ihr in der Steuererklärung mit Mitgliedsbeiträgen umgehen könnt und was es dabei zu beachten gibt, findet Ihr in unserem ausführlichen Beitrag zum Thema Mitgliedsbeitrag als Spende.

Fazit

Mitgliedsbeiträge sind entscheidend für die finanzielle Stabilität Eures Vereins und ermöglichen es, ein aktives Vereinsleben zu gestalten und notwendige Ausgaben zu decken. Es ist wichtig, die Beiträge so festzulegen, dass sie den finanziellen Bedürfnissen Eures Vereins entsprechen, ohne die Vereinsmitglieder zu belasten. Auch wenn Euer Verein durch Sponsoren finanziell gut abgesichert ist, solltet Ihr die Mitgliedsbeiträge nicht vollständig abschaffen, um die Unabhängigkeit des Vereins zu wahren. Eine transparente und faire Handhabung der Beiträge stärkt das Vertrauen und die Bindung Eurer Mitglieder zum Verein.

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