E-Rechnungen im Verein

• 02. August. 2024
• lvandenryt
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Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für alle Geschäftsabschlüsse zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Die Einstufung als Unternehmer erfolgt gemäß Umsatzsteuergesetz, das auch Vereine in ihren nicht ideellen Bereichen als Unternehmen einordnet. Wenn Euer Verein im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb handelt, müsst Ihr Euch mit diesem Thema befassen. Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen für solche Vereine verpflichtend. In diesem Beitrag haben wir die wichtigsten Informationen für Euch zusammengestellt.

Solltet Ihr offene Fragen rund um das Thema E-Rechnungen für Vereine haben, schreibt uns diese gerne in die Kommentarbox unterhalb des Beitrags, wir beantworten diese so schnell wie möglich. Viel Spaß beim Lesen! ❤️

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Das Thema E-Rechnungen ist sehr umfassend. Schaut Euch gerne die häufig gestellten Fragen an, um kurze und informative Antworten auf Eure Fragen zu erhalten.

Was ist eine E-Rechnung?

Mit einer E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und ebenfalls elektronisch weiterverarbeitet. Dadurch wird der gesamte Prozess, vom Erstellen der Rechnung bis zum Auslösen der Zahlung, vollständig digital abgewickelt.

Die E-Rechnung muss im elektronischen Rechnungsformat gemäß EU-Norm erstellt werden, typischerweise in einem strukturierten Datenformat wie XML. Dieses Format ermöglicht nicht nur den elektronischen Versand und Empfang der Rechnung, sondern auch ihre automatische Verarbeitung, ohne dass eine Umwandlung in ein anderes Format oder ein Ausdruck notwendig ist. Da elektronische Rechnungen nicht direkt lesbar sind, müssen die erhaltenen Daten in ein für Menschen verständliches Format konvertiert werden. Es gibt jedoch bereits hybride Systeme, bei denen der Datensatz der E-Rechnung beispielsweise in eine PDF-Datei eingebettet wird.

Bei diesen Formaten handelt es sich um ^keine E-Rechnung

Heutzutage werden häufig Rechnungen per E-Mail oder als PDF-Datei versandt. Diese gelten nicht als elektronische Rechnungsformate und werden zukünftig als „Sonstige Rechnungen“ eingestuft, da sie nicht den vorgeschriebenen EU-Standard erfüllen. Auch gescannte Papierrechnungen, die als PDF-Datei versandt werden, sind keine E-Rechnungen. Selbst wenn die Rechnung, etwa als digitales Foto, eine elektronische Weitverarbeitung ermöglichen sollte, liegen die Informationen hierzu nicht nach dem EU-Standard strukturiert vor und müssen über ein eigenes System übernommen werden.

E-Rechnung: Gesetzliche Grundlagen

Bereits seit 2020 sind Unternehmen laut E-Rechnungsgesetz verpflichtet, für Bundesbehörden Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form zu übermitteln. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, das am 22. März 2024 vom Bundesrat beschlossen wurde, wird die E-Rechnung auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) Pflicht. Das Wachstumschancengesetz regelt im Artikel 23 sämtliche Neuerungen von § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), insbesondere hinsichtlich des elektronischen Rechnungsformats. Ab dem 1. Januar 2025 treten dann die neuen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmer in Kraft.

Um den Übergang zu erleichtern, wurden auch Übergangsfristen festgelegt:

• Bis zum 31. Dezember 2026 können weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen als PDF-Datei verwendet werden. Allerdings muss der Empfänger der Zusendung als Papierrechnung oder PDF-Datei ausdrücklich zustimmen, ansonsten ist dies nicht erlaubt.
• Ab dem 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für Unternehmen, deren Jahresumsatz unter 800.000 Euro liegt.
• Ab 2028 wird das elektronische Rechnungsformat schließlich verpflichtend.

Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?

Ab 2025 ist die E-Rechnung Pflicht, wenn ein Unternehmer in Deutschland eine Leistung für einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person erbringt. Für Euren Verein gilt daher: Nur wenn Ihr im ideellen Bereich handelt, gilt Euer Verein nicht als Unternehmen. Jeder Verein, der Einnahmen und Ausgaben verwaltet ist in vier Steuerbereiche aufgeteilt. Wie sich diese vier Steuerbereiche für Vereine genau definieren, haben wir in unserem Blogbeitrag zum Thema Steuerbereiche erklärt.

Ausnahmeregelungen

Es gibt mehrere Ausnahmeregelungen, die weiterhin alternative Rechnungsformen zulassen. In den folgenden Fällen sind elektronische Rechnungsformate nicht vorgeschrieben:

• Umsätze, die nach den Nummern 8 bis 29 des § 4 UStG steuerfrei sind. Dies betrifft fast alle wichtigen Steuerbefreiungen für Vereine und gemeinnützige Organisationen, da die übrigen Befreiungen nach § 4 UStG hier nicht relevant sind.
• Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250,00 € nicht übersteigt (§ 33 UStDV). Hier gilt aber nur der Gesamtrechnungsbetrag. Werden beispielsweise Teilleistungen (unter 250,00 €) abgerechnet, muss für sie auch eine E-Rechnung erstellt werden, wenn die Gesamtsumme über 250,00 € liegt.
• Rechnungen bei denen der Rechnungsersteller oder -empfänger im Ausland ansässig ist.
• Rechnungen, die an Privatpersonen ausgestellt werden.

Pflicht zur E-Rechnung im Verein

Wie bereits erwähnt, muss Euer Verein ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten, sofern der Verein als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt. Falls eine Rechnung sowohl Umsätze aus dem ideellen als auch aus dem unternehmerischen Bereich umfasst, ist es erforderlich, eine E-Rechnung auszustellen, wenn Umsätze aus dem unternehmerischen Bereich abgerechnet werden.

Diese Pflicht zu elektronischen Rechnungen gilt auch für Vereine, die unter die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG fallen, was bedeutet, dass die E-Rechnungspflicht auch dann besteht, wenn auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Eine noch offene Frage betrifft den Umgang mit Barverkäufen, da diese oft außerhalb der standardisierten Rechnungsprozesse ablaufen. Es ist zu erwarten, dass in naher Zukunft gesetzliche Regelungen getroffen werden, die klarstellen, wie Barverkäufe im Kontext der elektronischen Rechnungsverarbeitung zu handhaben sind.

E-Rechnungen erstellen: So geht’s

Zur Erstellung von elektronischen Rechnungsformaten stehen verschiedene Systeme zur Verfügung, die alle denselben Code erzeugen, in dem die Rechnungsdaten enthalten sind. Diese elektronischen Rechnungsformate basieren auf einem standardisierten, maschinenlesbaren Format (meist XML), das den EU-Vorgaben entspricht. Im Folgenden stellen wir Euch die zwei gängigsten Formate vor.

XRechnung

Dieser Standard folgt der europäischen Norm EN-16931 für elektronische Rechnungen und nutzt ausschließlich das strukturierte XML-Format für den Austausch von Rechnungsdaten. Es gibt kein visuelles Belegbild mehr, das der Empfänger einsehen kann. Für die Verarbeitung von XRechnungen ist spezielle Software erforderlich. Seit November 2020 sind XRechnungen an öffentlichen Stellen wie Bund, Länder und Kommunen ab einem festgelegten Betrag verpflichtend. Auch führende Unternehmen, wie die Deutsche Bahn, haben bereits auf dieses Format umgestellt. XRechnung wurde entwickelt, um die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber an die elektronische Rechnungsstellung einheitlich umzusetzen.

ZUGFeRD

Dieses branchenübergreifende Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument integriert. Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format kombiniert die Vorteile von PDF-Dokumenten mit den strukturierten Daten eines XML-Formats. Zum einen behält man das gewohnte Belegbild in der ZUGFeRD-PDF, das für Sichtprüfungen nützlich ist, falls der Empfänger noch keine elektronischen Rechnungsformate verarbeiten kann oder als Privatperson dies nicht durchführen muss. Zum anderen erlaubt der eingebettete Datensatz trotzdem eine maschinelle Verarbeitung der Rechnung.

Der Inhalt einer E-Rechnung

Neben den Pflichtangaben für eine Rechnung nach § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) werden für das elektronische Rechnungsformat einige zusätzliche Angaben benötigt, die davon abhängig sind, mit welchem System Ihr eine E-Rechnung erstellt. Auf jeden Fall werden neben den bereits bekannten Pflichtangaben zusätzlich benötigt:

• Bankverbindung (komplett mit IBAN und BIC)
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse
• Bestellnummer

Bei der Erstellung einer E-Rechnung für öffentliche Behörden müsst Ihr die aktuellen Vorgaben der E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes einhalten. Diese Anforderungen basieren auf der europäischen Norm oder dem Standard XRechnung. Zusätzlich können der Bund und die Länder spezifische Regelungen und Anforderungen vorgeben. Was Ihr außerdem bei dem Kontakt mit Behörden beachten solltet, haben wir in unserem Blogbeitrag zum Thema Behördenkorrespondenz erklärt.

Verarbeitung von E-Rechnungen

Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist entscheidend für die Verwendung von E-Rechnungen. Um dies zu gewährleisten, ist es wichtig, eine geeignete Software zu wählen, die den digitalen Rechnungsversand und -empfang zuverlässig sicherstellt. Einige Anbieter, wie beispielsweise Basware, haben sich bereits früh auf digitale Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business) spezialisiert. Für Euren Verein solltet Ihr eine Vereinsverwaltungssoftware verwenden, die nicht nur generell die Rechnungsverarbeitung erleichtert, sondern bald auch die Möglichkeit bietet, E-Rechnungen zu bearbeiten.

E-Rechnungen versenden

Der Versand bzw. die Übermittlung von E-Rechnungen hängt vom verwendeten Format ab. Beim elektronischen Rechnungsversand im XRechnungs-Format sind andere Übertragungswege erforderlich als bei einer ZUGFeRD-Datei. Daher ist es wichtig, dass Ihr Euch mit den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Formats vertraut macht, um einen reibungslosen Versand sicherzustellen.

XRechnungen versenden: Aufgrund der Struktur einer XRechnung, kann die Datei nicht einfach als Anhang in einer E-Mail versendet werden. Stattdessen solltet Ihr spezielle Systeme verwenden, die für den sicheren Austausch von Rechnungsdaten entwickelt wurden. Viele Unternehmen und Behörden, wie etwa die Bundesverwaltung, bieten eigene Rechnungsportale an, über die XRechnungen hochgeladen und mit Peppol versendet werden können. Moderne Softwarelösungen ermöglichen es ebenfalls, die Rechnung direkt aus dem System heraus zu verschicken und dabei die erforderlichen Format- und Übermittlungsanforderungen zu erfüllen. Ab dem 1.1.2025 wird WISO MeinVerein Web auch die Formatvorgaben für XRechnungen erfüllen und und Eurem Verein damit einen reibungslosen Einstieg in den elektronischen Rechnungsverkehr ermöglichen.

ZUGFeRD-Rechnungen versenden: Der Rechnungsversand von ZUGFeRD-Dateien ist im Vergleich zu XRechnungen unkomplizierter. Da es sich bei der ZUGFeRD-Datei um ein PDF-Dokument handelt, kann der Rechnungsversand per E-Mail erfolgen. Allerdings beschränkt sich der Übertragungsweg nicht auf die Übermittlung per E-Mail, sondern kann auf beliebigen Weg zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht werden. Die ZUGFeRD-Rechnungen per PDF zu verschicken, ist allerdings der einfachste Weg.

E-Rechnungen empfangen

Auch wenn Ihr in Eurem Verein nur selten E-Rechnungen erstellen müsst, seid Ihr verpflichtet, eingehende E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Hierfür müsst Ihr sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Umwandlung von digitalen Rechnungen in ein lesbares Format gegeben sind. Die eingehenden Rechnungen müssen jedoch noch nicht vollständig digital weiterverarbeitet werden. Sie können weiterhin wie gewohnt bearbeitet werden, solange sie gemäß den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden. Es ist wichtig, dass die Archivierung so erfolgt, dass eine zukünftige digitale Verarbeitung jederzeit möglich ist.

E-Rechnungen archivieren

E-Rechnungen sind im Ursprungsformat elektronisch aufzubewahren. Eine Archivierung in Form von Ausdrucken ist nicht erlaubt. Wenn Ihr eine E-Rechnung per E-Mail erhaltet, müsst Ihr auch die E-Mail archivieren, sofern sie umsatzsteuerrelevante Angaben enthält.

Stellt sicher, dass Ihr die E-Rechnungen so archiviert, dass sie nicht verändert werden können. Das kann entweder durch entsprechende Soft- oder Hardware sichergestellt werden oder durch organisatorische Maßnahmen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) macht dazu keine verpflichtenden Vorgaben. Die GoBD-konforme Archivierung wird durch die Nutzung unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web gewährleistet.

Gemäß den GoBD-Anforderungen muss ein elektronisches Rechnungsformat nicht nur maschinenlesbar sein, sondern auch für Menschen, wie beispielsweise Betriebsprüfer, einsehbar. Daher müsst Ihr einen Viewer installieren, der jederzeit für das Auslesen der maschinellen Daten und die visuelle Einsicht in die Rechnung zur Verfügung steht. Die archivierten Daten müssen jederzeit für einen Prüfer zugänglich sein.

Fazit

Ab 01.01.2025 wird die E-Rechnung bei Geschäften zwischen zwei im Inland tätigen Unternehmen zur Pflicht. Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Daten normiert sind. Dies vereinfacht die Abrechnungskommunikation der beteiligten Unternehmen und ermöglicht, den gesamten Prozess bis zur Bezahlung ohne Datenkonvertierung durchzuführen. Bei kleineren Vereinen wird es nur selten dazu kommen, dass sie elektronische Rechnungsformate erstellen müssen. Allerdings muss ab 2025 jeder Verein in der Lage sein, die E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen und zu archivieren.

Für viele Vereine sind E-Rechnungen ein unbekanntes Themengebiet und es ergeben sich zahlreiche Fragen. Wenn Ihr offene Fragen zum Thema E-Rechnungen habt, stehen wir Euch jederzeit zur Verfügung. Nutzt am besten die Kommentarbox unter dem Beitrag, um Eure Fragen zu stellen.

Häufig gestellte Fragen