Zuletzt aktualisiert: 22.03.2025
Wenn beispielsweise Mitglieder für den Verein unterwegs sind, entstehen Fahrtkosten, die der Verein erstattet. Allerdings muss ein gemeinnütziger Verein darauf achten, dass die Erstattungen auch dem richtigen Bereich zugeordnet und in der Buchhaltung richtig erfasst werden. In diesem Beitrag befassen wir uns deshalb mit den Grundlagen der Fahrtkostenerstattung sowie dem Auslagenersatz. Wir erklären Euch, welche Punkte es bei der Erstattung an Mitglieder, Mitarbeiter und Dritte des Vereins zu berücksichtigen gilt. Viel Spaß beim Lesen!
Solltet Ihr offene Fragen rund um das Thema Auslagenersatz oder Fahrtkostenpauschale haben, schreibt uns diese gerne in die Kommentarbox unterhalb des Beitrags, wir beantworten diese so schnell wie möglich! ❤️
Das Wichtigste in Kürze
- Der Auslagenersatz deckt tatsächlich entstandene Kosten wie Fahrt- und Übernachtungskosten, die mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden müssen. Voraussetzung ist, dass die bezahlte Leistung oder Ware im Auftrag des Vereins erfolgt ist.
- Eine Aufwandsentschädigung hingegen ist eine Pauschale, die der Verein für den Zeitaufwand und die Arbeit von Personen wie Trainern oder Übungsleitern zahlt.
- Fahrtkosten können entweder durch Vorlage von Belegen oder pauschal mit 0,30 € pro Kilometer erstattet werden, wenn die Fahrten im Auftrag des Vereins erfolgen.
- Der Verein muss stets ordnungsgemäße Belege vorlegen, um die Buchhaltung korrekt zu führen und die Ausgaben nachvollziehbar zu dokumentieren.
Was ist der Auslagenersatz?
Beim Auslagenersatz handelt es sich immer um real entstandene Kosten, also tatsächliche Kosten, für die die entsprechenden Belege vorgelegt werden. Das können beispielsweise Fahrt- und Übernachtungskosten, Büromaterial oder Ausgaben für Sportkleidung sein. Grundsätzlich hat jeder, der Kosten für den Verein vorfinanziert, Anspruch auf Ersatz, wenn die Ausgaben mit Belegen bewiesen werden können. Hierfür muss es keine gesonderte Satzungsregelung geben. Eine Zahlungsverpflichtung ergibt sich aus § 670 BGB.
Der Erstattungsanspruch besteht allerdings nur, wenn die bezahlte Leistung oder Ware im Auftrag des Vereins erfolgte. Dabei muss der Auftrag nicht schriftlich erteilt werden.
Der Auslagenersatz muss in der Begrifflichkeit zudem von den Aufwandentschädigungen differenziert werden. Bei den Aufwandsentschädigungen handelt es sich um eine Pauschale, die der Verein für eine Arbeitsleistung und den damit verbundenen Zeitaufwand gewährt. Häufig wird eine Aufwandsentschädigung an Trainer, Betreuer, den Kassenwart oder den Zuständigen für die Reinigung des Vereinsheims gezahlt. Eine Aufwandsentschädigung können beispielsweise die Ehremamtspauschale oder die Übungsleiterpauschale sein.
Der Vorstand eines Vereins ist von einer Vergütung für seine Tätigkeiten ausgeschlossen – es sei denn, die Satzung beinhaltet dies ausdrücklich. Anders verhält sich das mit dem Auslagenersatz, da dieser nicht in Verbindung mit seiner aufgewendeten Zeit und seinem Einsatz steht. Das bedeutet, dass auch der Vorstand Eures Vereins Auslagenersatz in Anspruch nehmen kann. Er muss dazu jedoch nachweisen, dass die Aufwendungen in der getätigten Form für den Verein notwendig waren und den finanziellen Rahmen nicht sprengen. Die entstandenen Kosten müssen dann, wie bei den anderen Vereinsmitgliedern auch, durch entsprechende Belege und Quittungen nachgewiesen werden.
Fahrtkosten erstatten im Verein
In jedem Verein entstehen Fahrtkosten. Eure aktiven Vereinsmitglieder fahren zu auswärtigen Veranstaltungen oder Verbandstagungen und -lehrgängen. Eltern fahren die Kinder zu Auswärtsspielen. Vorstandsmitglieder müssen an auswärtigen Tagungen oder Lehrgängen teilnehmen. Natürlich könnt ihr nicht erwarten, dass diese Fahrten von den Fahrern aus eigener Tasche bezahlt werden. Darum stellt sich die Frage, wie diese Fahrtkosten zu behandeln sind.
Für Fahrten, die auf Veranlassung des Vereins durchgeführt werden, könnt Ihr die Kosten entweder gegen Vorlage der Belege (Fahrkarte, Taxiquittung usw.) oder 0,30 € pro zurückgelegten Kilometer erstatten.
Grundlagen jeder Erstattung
Auch Euer Verein ist zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung verpflichtet. Es spielt hier keine Rolle, ob die Einnahme-Überschussrechnung ausreicht oder Euer Verein bereits bilanzieren muss. Einer der zentralen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Darum solltet Ihr immer darauf achten, dass beim Auslagenersetz auch ein entsprechender Beleg vorgelegt wird. Als Belege zählen unter anderem Quittungen, Fahrscheine oder Rechnungen.
Auch in unserer Vereinssoftware WISO MeinVerein Web müsst Ihr jeder Buchung den entsprechenden Beleg zuordnen. So gewährleisten wir für Euren Verein, dass Ihr die Buchhaltung ordnungsgemäß führt und bestmöglich für Euren Steuerberater vorbereiten könnt. Wie Ihr in WISO MeinVerein Web Belege zuordnet, erklären wir Euch im Tutorial: Belege zuordnen in WISO MeinVerein Web.
Mitgliedern die Fahrtkosten erstatten
Grundsätzlich gilt, dass Vereinsmitglieder keine finanziellen Vorteile aus Ihrer Mitgliedschaft ziehen dürfen. Jedoch sollen den Mitgliedern durch die Mitgliedschaft auch keine zusätzlichen Kosten entstehen. Neben dem Auslagenersatz können Vereinsmitgliedern auch die Kosten für längerfristige Einsätze im Auftrage des Vereins erstattet werden. Die Unterbringungskosten werden dabei nach vorgelegten Belegen abgerechnet.
Fährt ein Mitglied im Auftrag Eures Vereins mit seinem Pkw, hat er Anspruch auf 0,30 € pro gefahrenen Kilometer. Diese Fahrtkostenerstattung steht auch Vorstandsmitgliedern zu, ohne dass hierfür eine gesonderte Satzungsregelung notwendig wäre.
Für längerfristige Reiseeinsätze im Auftrag des Vereins kann dem Mitglied für Verpflegungsmehraufwendungen pro Tag erstattet werden:
| Einsätze unter 8 Stunden | 0,00 € |
| Einsätze ab 8 Stunden bis unter 24 Stunden | 14,00 € |
| An- und Abreisetage | 14,00 € |
| Aufenthalt ab 24 Stunden | 28,00 € |
Zahlt das Mitglied die Kosten für Frühstück, Mittag- oder Abendessen nicht selbst (z.B. weil die abgerechnete Übernachtung „mit Frühtstück“ oder „mit Halbpension“ abgerechnet wurde), werden immer (Auch bei Einsätzen untere 24 Stunden) pro Mahlzeit folgende Prozentsätze auf Grundlage der Pauschale für 24 Stunden abgezogen
| Mahlzeit | Prozentsatz | Entspricht 2024 |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € |
Erstattungen an Mitarbeiter
Werden Mitarbeiter von Eurem Verein beschäftigt, gelten hier dieselben Bestimmungen wie bei jedem anderen Arbeitgeber. Entstehende Kosten, die im Kontext der Tätigkeit entstehen, werden gegen Vorlage entsprechender Belege erstattet.
Für Fahrten, die auf Veranlassung des Vereins durchgeführt werden, könnt Ihr die Kosten entweder gegen Vorlage der Belege (Fahrkarte, Taxiquittung usw.) oder 0,30 € pro zurückgelegten Kilometer erstatten (Gilt aber für Fahrten zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte – siehe nächster Absatz). Fahrten für den Verein mit einem Privatfahrzeug sollten aber schon aus versicherungsrechtlichen Gründen vermieden werden.
Bei den Fahrten zur Arbeit können nach § 9 Abs. 4 EstG (Einkommensteuergesetz) vom Arbeitnehmer für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte 0,30 € für die ersten 20 Kilometer und 0,38 € für jeden weiteren Kilometer in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Achtung: Es gelten „Entfernungskilometer“ – also nicht die gefahrenen Kilometer für Hin- und Rückfahrt. Es wird faktisch nur eine Strecke angerechnet.
Erstattungen an Dritte
In vielen Vereinen kommt es vor, dass Eltern, Verwandte, Bekannte oder Freunde die Kinder und Jugendlichen zu Auswärtsspielen fahren. Auch in anderen Fällen sind Nichtmitglieder für Euren Verein unterwegs.
Wenn sie hierzu vom Verein aufgefordert wurden, haben sie ebenfalls Anspruch auf Erstattung von 0,30 € pro gefahrenen Kilometer. Bei längerem Aufenthalt kommt eventuell noch die Erstattung der Verpflegungspauschalen infrage (siehe Tabelle im Abschnitt „Reisekostenerstattung für Mitglieder“).
Allerdings kann eine Erstattung nur erfolgen, wenn hierüber eine Vereinbarung getroffen wird. Grundsätzlich gilt der „Bringdienst“ durch Eltern oder andere Angehörige als „Gefälligkeit“, was im Übrigen auch versicherungsrechtliche Konsequenzen hat (siehe hierzu auch das Urteil des Bundesgerichtshofs vom 23.07.2015 – Aktenzeichen III ZR 346/14).
Fazit
Jedes Vereinsmitglied hat Anspruch auf Ersatz von real entstandenen Ausgaben für Waren oder Leistungen, die für den Verein vorgelegt wurden. Voraussetzung ist, dass die Leistung oder Ware im Auftrag und mit Zustimmung des Vereins gekauft wurde. Für Fahrten, die im Auftrag des Vereins durchgeführt werden, kann ein „Kilometergeld“ von 0,30 € / km gezahlt werden.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Fahrtkosten im Verein
Was genau hat es mit der neuen Onlinelösung auf sich?
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- 1 12:42 Uhr am 02. Dez.. 2024
Gibt es eine Vorlage bzw. Vorgaben, welche Informationen auf einem Beleg notwendig sind, wenn ein Mitglied Fahrtkosten für eine einzelne Fahrt beantragt? Ist dafür eine Originalunterschrift notwendig? Ich möchte die Belege für die Fahrtkosten mit ... Weiterlesen
Gibt es eine Vorlage bzw. Vorgaben, welche Informationen auf einem Beleg notwendig sind, wenn ein Mitglied Fahrtkosten für eine einzelne Fahrt beantragt? Ist dafür eine Originalunterschrift notwendig? Ich möchte die Belege für die Fahrtkosten mit möglichst wenig Aufwand in WISO Mein Verein ablegen.
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Antwort auf Tonio
- 09:09 Uhr am 03. Dez.. 2024
Hallo Tonio, vielen Dank für deinen Kommentar. Leider können wir dir keine entsprechende Vorlage zur Verfügung stellen. Die Anforderungen können jedoch von Verein zu Verein unterschiedlich sein, je nachdem, was intern festgelegt wurde – dazu zählt ... Weiterlesen
Hallo Tonio,
vielen Dank für deinen Kommentar. Leider können wir dir keine entsprechende Vorlage zur Verfügung stellen. Die Anforderungen können jedoch von Verein zu Verein unterschiedlich sein, je nachdem, was intern festgelegt wurde – dazu zählt auch, ob eine Unterschrift erforderlich ist.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein TeamBitte beachte, dass wir keine rechtliche oder steuerliche Beratung anbieten können. Unser Fokus liegt auf der Unterstützung durch unsere Vereinssoftware und wir sind keine Experten in rechtlichen oder steuerlichen Fragen. Wir empfehlen, dich an einen Steuerberater, Anwalt oder einen Vereinsberater zu wenden, um deine Frage genau zu klären.
Weniger lesen-
- 1 19:44 Uhr am 28. Nov.. 2024
Hallo WISO Team, ich hoffe ich habe die Frage nicht überlesen. Wie wird im Rahmen des Auslagenersatzes mit einem Deutschland-Ticket umgegangen, wenn dieses teilweise für Fahrten für den Verein eingesetzt wird? Bisher habe ich dazu unterschiedliche ... Weiterlesen
Hallo WISO Team,
ich hoffe ich habe die Frage nicht überlesen. Wie wird im Rahmen des Auslagenersatzes mit einem Deutschland-Ticket umgegangen, wenn dieses teilweise für Fahrten für den Verein eingesetzt wird?
Bisher habe ich dazu unterschiedliche Informationen gefunden.
Danke für Ihre Antwort
Weniger lesen- Antwort auf Katja P.
- 08:44 Uhr am 03. Dez.. 2024
Hallo Katja, vielen Dank für deinen Kommentar. Grundsätzlich gilt beim Auslagenersatz, dass alle erstatteten Kosten durch entsprechende Belege nachgewiesen werden sollten. Dabei ist es wichtig, die Vereinszwecke klar von privaten Ausgaben zu trennen. ... Weiterlesen
Hallo Katja,
vielen Dank für deinen Kommentar. Grundsätzlich gilt beim Auslagenersatz, dass alle erstatteten Kosten durch entsprechende Belege nachgewiesen werden sollten. Dabei ist es wichtig, die Vereinszwecke klar von privaten Ausgaben zu trennen. Für Ausgaben, die teilweise privat und teilweise für den Verein anfallen, sollte der Anteil für den Verein nachvollziehbar dokumentiert werden.
Wie es im Falle des Deutschland-Tickets genau geregelt ist, wissen wir leider nicht. Wir empfehlen, dies mit einem Steuerberater oder einem Experten für Vereinsrecht zu klären, um auf der sicheren Seite zu sein.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein TeamBitte beachte, dass wir keine rechtliche oder steuerliche Beratung anbieten können. Unser Fokus liegt auf der Unterstützung durch unsere Vereinssoftware und wir sind keine Experten in rechtlichen oder steuerlichen Fragen. Wir empfehlen, dich an einen Steuerberater, Anwalt oder einen Vereinsberater zu wenden, um deine Frage genau zu klären.
Weniger lesen-
- 1 13:24 Uhr am 28. Nov.. 2024
Ich bin aus einen Verein ausgetreten bzw. habe gekündigt. Habe aber in diesem Jahr einiges an Auslagen von meinen privaten Konto bezahlt. Jetzt wollte ich mich mal erkundigen. In welchem Zeitraum der Verein mir meine private Auslagen zurück überwiesen ... Weiterlesen
Ich bin aus einen Verein ausgetreten bzw. habe gekündigt. Habe aber in diesem Jahr einiges an Auslagen von meinen privaten Konto bezahlt. Jetzt wollte ich mich mal erkundigen. In welchem Zeitraum der Verein mir meine private Auslagen zurück überwiesen haben sollte.
Eine Auflistung liegt dem Verein schon vor.Vielen Dank schon mal für eure Hilfe bzw. Auskünfte
Weniger lesen- Antwort auf Alex
- 17:32 Uhr am 28. Nov.. 2024
Hallo Alex, wenn du aus einem Verein ausgetreten bist, aber noch private Auslagen für den Verein hast, sollte die Erstattung zeitnah erfolgen. Es gibt jedoch keine gesetzlich festgelegte Frist für die Rückerstattung solcher Auslagen. Die angemessene ... Weiterlesen
Hallo Alex,
wenn du aus einem Verein ausgetreten bist, aber noch private Auslagen für den Verein hast, sollte die Erstattung zeitnah erfolgen. Es gibt jedoch keine gesetzlich festgelegte Frist für die Rückerstattung solcher Auslagen. Die angemessene Zeitspanne hängt von den internen Regelungen des Vereins und der Kommunikation zwischen dir und dem Verein ab. Da du bereits eine Auflistung der Auslagen eingereicht hast, sollte die Erstattung in einem Zeitraum von 2 bis 4 Wochen nach Einreichung der Unterlagen erfolgen. Falls der Verein eine längere Bearbeitungszeit benötigt, solltest du eine schriftliche Bestätigung über den Erhalt der Auflistung und den geplanten Rückzahlungszeitpunkt anfordern. Sollte der Verein nicht reagieren oder die Rückzahlung verzögert sich, kannst du den Vorstand schriftlich an die Erstattung erinnern. Unser Tipp: Setze eine Frist (z. B. 14 Tage) und berufe dich auf die eingereichten Unterlagen.Wir hoffen, unser Tipp hat dir geholfen
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Viele Grüße
Dein MeinVerein Team-
- 3 16:38 Uhr am 19. Okt.. 2024
Moin Moin, zunächst einmal Danke für die tolle und verständliche Information. Für mich stellt sich noch die Frage ob und wie der Verein die so entstandenen Kosten wiederum geltend machen kann? Viele Mitglieder bezahlen zum Beispiel Fahrtkosten ja ... Weiterlesen
Moin Moin,
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zunächst einmal Danke für die tolle und verständliche Information. Für mich stellt sich noch die Frage ob und wie der Verein die so entstandenen Kosten wiederum geltend machen kann? Viele Mitglieder bezahlen zum Beispiel Fahrtkosten ja auch deshalb aus eigener Tasche weil sie ihren Verein nicht finanziell belasten wollen. Vor allem dann, wenn es sich um kleine und nicht so finaustarke Vereine handelt.
Liebe Grüße und Vielen Dank- Antwort auf Kari Bischof-Schiefelbein
- 16:48 Uhr am 22. Okt.. 2024
Hallo, vielen Dank für deinen Kommentar. Es freut uns, dass die Informationen für dich hilfreich sind. Leider kann der Verein die entstandenen Kosten nicht geltend machen. Je nach Situation hat er jedoch die Möglichkeit, durch steuerliche Vergünstigungen ... Weiterlesen
Hallo,
vielen Dank für deinen Kommentar. Es freut uns, dass die Informationen für dich hilfreich sind.
Leider kann der Verein die entstandenen Kosten nicht geltend machen. Je nach Situation hat er jedoch die Möglichkeit, durch steuerliche Vergünstigungen die finanzielle Belastung etwas zu verringern. Das bedeutet, dass der Verein die Kosten in der Regel selbst tragen muss.
Bitte beachte, dass wir keine rechtliche oder steuerliche Beratung anbieten können. Unser Fokus liegt auf unserer Vereinssoftware und wir sind keine Steuer- oder Rechtsexperten. Die Informationen beruhen lediglich auf unseren eigenen Recherchen und wir können keine Gewähr für deren Richtigkeit geben. Wir empfehlen, sich an einen Steuerberater, Anwalt, Vereinsberater oder anderen Experten zu wenden.
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 13:25 Uhr am 12. Nov.. 2024
Guten Tag, ich möchte wissen, ob Mitglieder ihre oder seine Reisekosten wegen der Teilnahme an Mitgliedversammlung abrechnen dürfen? ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Liebe Grüße Amiri
Guten Tag,
ich möchte wissen, ob Mitglieder ihre oder seine Reisekosten wegen der Teilnahme an Mitgliedversammlung abrechnen dürfen?
ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Liebe Grüße
Amiri
Weniger lesen- Antwort auf Amiri
- 18:25 Uhr am 12. Nov.. 2024
Guten Tag Amiri, vielen Dank für deinen Kommentar. Mitglieder können grundsätzlich ihre Reisekosten für die Teilnahme an einer Mitgliederversammlung abrechnen, solange diese im Auftrag des Vereins erfolgen und durch entsprechende Belege nachgewiesen ... Weiterlesen
Guten Tag Amiri,
vielen Dank für deinen Kommentar. Mitglieder können grundsätzlich ihre Reisekosten für die Teilnahme an einer Mitgliederversammlung abrechnen, solange diese im Auftrag des Vereins erfolgen und durch entsprechende Belege nachgewiesen werden können. Der Auslagenersatz deckt tatsächlich entstandene Kosten wie Fahrt- und Übernachtungskosten, die mit den erforderlichen Nachweisen belegt werden müssen. Es hängt also davon ab, was du genau mit Reisekosten meinst.
Viele Grüße
Dein WISO MeinVerein TeamBitte beachte, dass wir keine rechtliche oder steuerliche Beratung anbieten können. Unser Fokus liegt auf unserer Vereinssoftware und wir sind keine Steuer- oder Rechtsexperten. Die Informationen beruhen lediglich auf unseren eigenen Recherchen und wir können keine Gewähr für deren Richtigkeit geben. Wir empfehlen, sich an einen Steuerberater, Anwalt, Vereinsberater oder anderen Experten zu wenden.
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- 1 16:24 Uhr am 02. Okt.. 2024
Hallo, wieviele Jahre rückwirkend kann ein Mitglied oder Trainer auf die Erstattung von Fahrkosten bestehen? Ist es im Jahr des Aufwands zu buchen oder kann auch rückwirkend für das Vorjahr angefordert werden`? Vielen Dank
Hallo,
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wieviele Jahre rückwirkend kann ein Mitglied oder Trainer auf die Erstattung von Fahrkosten bestehen?
Ist es im Jahr des Aufwands zu buchen oder kann auch rückwirkend für das Vorjahr angefordert werden`?
Vielen Dank- Antwort auf Sunny
- 10:07 Uhr am 11. Okt.. 2024
Hallo, vielen Dank für deinen Kommentar. Die Erstattung von Fahrtkosten durch den Verein hängt von den Regeln ab, die zwischen dem Mitglied oder Trainer und dem Verein gelten. Diese Regeln sind oft in der Vereinssatzung, einem Vertrag oder in der ... Weiterlesen
Hallo,
vielen Dank für deinen Kommentar. Die Erstattung von Fahrtkosten durch den Verein hängt von den Regeln ab, die zwischen dem Mitglied oder Trainer und dem Verein gelten. Diese Regeln sind oft in der Vereinssatzung, einem Vertrag oder in der Finanzordnung festgelegt. Wenn es keine speziellen Vorgaben gibt, gilt in Deutschland eine allgemeine Frist von drei Jahren, in der man die Erstattung verlangen kann. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Kosten entstanden sind. Es ist ratsam, den Antrag auf Erstattung schnell zu stellen, da viele Vereine kürzere Fristen für solche Erstattungen haben. In der Regel sollten die Fahrtkosten im Jahr, in dem sie entstanden sind, gebucht werden. Manchmal kann man aber auch für das vorherige Jahr eine Erstattung beantragen, wenn dies im Verein erlaubt ist.
Bitte beachte, dass wir keine rechtliche oder steuerliche Beratung anbieten können. Unser Fokus liegt auf unserer Vereinssoftware und wir sind keine Steuer- oder Rechtsexperten. Die Informationen beruhen lediglich auf unseren Recherchen. Wir empfehlen, sich an einen Steuerberater, Anwalt, Vereinsberater oder anderen Experten zu wenden.
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 14:11 Uhr am 02. Okt.. 2024
Guten Tag WISO-Team, müssen die Mitglieder den Auslagenersatz in ihrer Steuererklärung angeben und wenn ja, wo? Muss ich als Kassenwart den Mitgliedern eine Jahresübersicht des gezahlten Auslagenersatz ausstellen? Danke für weitere Infos. herzlichst ... Weiterlesen
Guten Tag WISO-Team, müssen die Mitglieder den Auslagenersatz in ihrer Steuererklärung angeben und wenn ja, wo? Muss ich als Kassenwart den Mitgliedern eine Jahresübersicht des gezahlten Auslagenersatz ausstellen? Danke für weitere Infos. herzlichst Aika
Weniger lesen- Antwort auf Aika
- 09:59 Uhr am 11. Okt.. 2024
Hallo Aika, vielen Dank für deinen Kommentar. In der Regel müssen Mitglieder den Auslagenersatz nicht in ihrer Steuererklärung angeben, da er steuerfrei ist. Er betrifft nachgewiesene, tatsächlich entstandene Kosten, z. B. für Büromaterial, Fahrtkosten ... Weiterlesen
Hallo Aika,
vielen Dank für deinen Kommentar. In der Regel müssen Mitglieder den Auslagenersatz nicht in ihrer Steuererklärung angeben, da er steuerfrei ist. Er betrifft nachgewiesene, tatsächlich entstandene Kosten, z. B. für Büromaterial, Fahrtkosten oder Telefon, und zählt nicht als Einkommen.
Erhalten die Mitglieder jedoch zusätzlich eine steuerfreie Ehrenamtspauschale, sind ihre Werbungskosten oder Betriebsausgaben normalerweise durch diese Pauschale abgedeckt. Ein zusätzlicher Auslagenersatz bleibt nur dann steuerfrei, wenn er separat zur Ehrenamtspauschale gezahlt wird und die tatsächlichen Ausgaben erstattet.
Als Kassenwart bist du nicht verpflichtet, eine Jahresübersicht des gezahlten Auslagenersatzes auszustellen. Es kann aber hilfreich sein, den Mitgliedern auf Anfrage eine Übersicht zur Verfügung zu stellen, wenn sie diese für ihre Unterlagen benötigen.
Bitte beachte, dass wir keine rechtliche oder steuerliche Beratung anbieten können. Unser Fokus liegt auf unserer Vereinssoftware und wir sind keine Steuer- oder Rechtsexperten. Die Informationen beruhen lediglich auf unseren Recherchen. Wir empfehlen, sich an einen Steuerberater, Anwalt, Vereinsberater oder anderen Experten zu wenden.
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 19:43 Uhr am 16. Sep.. 2024
Meine Frage lautet, kann die Kilometerpauschale ohne weiteres als Gutschein verrechnet werden? Mit Gutschein kann ich aber nicht tanken, vor allem nicht an der kostengünstigen Tankestelle. Ich hoffe Sie können mir helfen. Mit freundlichen Grüßen ... Weiterlesen
Meine Frage lautet, kann die Kilometerpauschale ohne weiteres als Gutschein verrechnet werden?
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Mit Gutschein kann ich aber nicht tanken, vor allem nicht an der kostengünstigen Tankestelle.
Ich hoffe Sie können mir helfen.
Mit freundlichen Grüßen
Frank Titze- Antwort auf Titze Frank
- 12:19 Uhr am 20. Sep.. 2024
Hallo Frank, vielen Dank für deinen Kommentar. Es tut uns leid, aber wir sind mit dem Thema Fahrtkostenerstattung in Form von Tankgutscheinen nicht vertraut und wir konnten auch keine näheren Informationen diesbezüglich herausfinden. Am besten fragst ... Weiterlesen
Hallo Frank,
vielen Dank für deinen Kommentar. Es tut uns leid, aber wir sind mit dem Thema Fahrtkostenerstattung in Form von Tankgutscheinen nicht vertraut und wir konnten auch keine näheren Informationen diesbezüglich herausfinden. Am besten fragst Du einen Vereinsberater oder holst Dir rechtliche Unterstützung.
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 13:07 Uhr am 16. Sep.. 2024
ich hatte gefragt ob im Buchungstext für Fahrtkosten auf dem Konto Auslagenersatz und dem Konto Aufwandsentschädigungen der Name mit im Buchungstext genannt werden muss, oder reicht es als Text Auslagenersetz und Datum, Sofern Ort und Name auf dem ... Weiterlesen
ich hatte gefragt ob im Buchungstext für Fahrtkosten auf dem Konto Auslagenersatz und dem Konto Aufwandsentschädigungen der Name mit im Buchungstext genannt werden muss, oder reicht es als Text Auslagenersetz und Datum, Sofern Ort und Name auf dem beleg stehen.
Weniger lesen- Antwort auf Hannelore Thomas
- 14:56 Uhr am 16. Sep.. 2024
Hallo, vielen Dank für deinen Kommentar. Leider verstehe ich deine Frage nicht ganz. Geht es um die Verbuchung in unserer Vereinssoftware? Viele Grüße Dein WISO MeinVerein Team
Hallo,
vielen Dank für deinen Kommentar.
Leider verstehe ich deine Frage nicht ganz. Geht es um die Verbuchung in unserer Vereinssoftware?
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 08:03 Uhr am 04. Sep.. 2024
Ein Mitglied fragte mich, ob die Fahrtkostenerstattung im Verein auch für Fahrten mit dem Fahrrad gezahlt werden kann. Ich gehe davon aus, dass das nicht der Fall ist. Explizit steht das aber nicht in dem Text. Deshalb meine Frage. Vielen Dank!
Ein Mitglied fragte mich, ob die Fahrtkostenerstattung im Verein auch für Fahrten mit dem Fahrrad gezahlt werden kann. Ich gehe davon aus, dass das nicht der Fall ist. Explizit steht das aber nicht in dem Text. Deshalb meine Frage. Vielen Dank!
Weniger lesen- Antwort auf Franka Rose
- 17:03 Uhr am 10. Sep.. 2024
Hallo, vielen Dank für deinen Kommentar. Wir von WISO MeinVerein sind keine Juristen. Bei rechtlichen Fragen empfehlen wir, einen Juristen oder Vereinsberater zu Rate zu ziehen. Daher können wir nur allgemeine Informationen anbieten. Der ... Weiterlesen
Hallo,
vielen Dank für deinen Kommentar.
Wir von WISO MeinVerein sind keine Juristen. Bei rechtlichen Fragen empfehlen wir, einen Juristen oder Vereinsberater zu Rate zu ziehen. Daher können wir nur allgemeine Informationen anbieten.
Der Auslagenersatz ist nach § 670 BGB gesetzlich geregelt und bezieht sich immer auf tatsächlich entstandene und belegbare Kosten, wie etwa Tankquittungen beim Auto.
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 12:30 Uhr am 29. Aug.. 2024
Wie verhält es sich, wenn das Vereinsmitglied Fahrten mit seinem Dienstfahrzeut (1% Rgelung) macht, kann hier Fahrtkostenerstattung geltend gemacht werden?
Wie verhält es sich, wenn das Vereinsmitglied Fahrten mit seinem Dienstfahrzeut (1% Rgelung) macht, kann hier Fahrtkostenerstattung geltend gemacht werden?
Weniger lesen- Antwort auf jo s
- 18:38 Uhr am 30. Aug.. 2024
Hallo, vielen Dank für deinen Kommentar. Bezieht sich deine Frage auf ein Dienstfahrzeug, das dem Vereinsmitglied von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurde oder auf ein Dienstfahrzeug des Vereins? Viele Grüße Dein WISO MeinVerein Team
Hallo,
vielen Dank für deinen Kommentar. Bezieht sich deine Frage auf ein Dienstfahrzeug, das dem Vereinsmitglied von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurde oder auf ein Dienstfahrzeug des Vereins?
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 12:38 Uhr am 12. Aug.. 2024
Im Falle einer anstehenden Fahrtkostenerstattung: Muss die Antragstellerin dem Verein zwingend das Antragsformular mit Originalunterschrift per Post zusenden - oder reicht es, wenn sie das Formular ausfüllt, unterschreibt und anschließend als Anhang ... Weiterlesen
Im Falle einer anstehenden Fahrtkostenerstattung: Muss die Antragstellerin dem Verein zwingend das Antragsformular mit Originalunterschrift per Post zusenden – oder reicht es, wenn sie das Formular ausfüllt, unterschreibt und anschließend als Anhang per e-mail an den Verein verschickt? Im konkreten Fall geht es um ein einseitiges Formular zur Erstattung von Reisekosten von rund 120 EUR für unsere Tochter als Teilnehmerin eines Bildungsprogramms. Interessanterweise reicht es laut Verein aus, den Beleg über die Fahrtkosten (Rechnung Fährbetreiber) digital zuzusenden. Das Formular selbst hingegen nicht. Es muss per Briefpost eingehen. Ich verstehe, dass der Verein im Falle einer Steuerprüfung Nachweise vorhalten muss, aber ist auch gesetzlich vorgeschrieben, dass er Antragsformulare analog vorhalten muss (die er nach Eingang sehr wahrscheinlich ohnehin einscannt)? Sollte dem wirklich so sein, wäre es klasse, wenn Sie mir den Link zur entsprechenden Regelung zusenden könnten. Herzlichen Dank und viele Grüße, Dirk
Weniger lesen- Antwort auf Dirk
- 14:02 Uhr am 12. Aug.. 2024
Hallo Dirk, vielen Dank für deinen Kommentar. Es tut uns leid, aber leider können wir in diesem speziellen Fall nicht weiterhelfen. Es könnte gut sein, dass der Verein aus bestimmten Gründen die Fahrtkostenerstattung per Post abwickeln möchte. ... Weiterlesen
Hallo Dirk,
vielen Dank für deinen Kommentar. Es tut uns leid, aber leider können wir in diesem speziellen Fall nicht weiterhelfen. Es könnte gut sein, dass der Verein aus bestimmten Gründen die Fahrtkostenerstattung per Post abwickeln möchte. Am besten erkundigst du dich direkt bei einem Anwalt oder einem Vereinsberater, um eine passende Lösung zu finden.
Viele Grüße
Weniger lesen
Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 09:51 Uhr am 11. Aug.. 2024
Hallo Wiso-Team, kann der Verein auch Fahrtkosten steuerfrei erstatten, wenn das Vereinsmitglied eine Übungsleiterpauschale erhält? Viele Grüße Bea
Hallo Wiso-Team,
kann der Verein auch Fahrtkosten steuerfrei erstatten, wenn das Vereinsmitglied eine Übungsleiterpauschale erhält?
Viele Grüße
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Bea- Antwort auf Bea
- 13:11 Uhr am 12. Aug.. 2024
Hallo Bea, vielen Dank für deinen Kommentar. Ja, der Verein kann Fahrtkosten zusätzlich zur Übungsleiterpauschale steuerfrei erstatten. Dies gilt unabhängig davon, ob das Vereinsmitglied bereits die Übungsleiterpauschale erhält. Wichtig ist, ... Weiterlesen
Hallo Bea,
vielen Dank für deinen Kommentar. Ja, der Verein kann Fahrtkosten zusätzlich zur Übungsleiterpauschale steuerfrei erstatten. Dies gilt unabhängig davon, ob das Vereinsmitglied bereits die Übungsleiterpauschale erhält.
Wichtig ist, dass die Fahrtkosten nachgewiesen werden und die Erstattung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben erfolgt.Viele Grüße
Weniger lesen
Dein WISO MeinVerein Team-
- 3 10:05 Uhr am 31. Juli. 2024
Hallo, mein Mandant ein Handballverein möchte einem Spieler aus Tschechien Fahrgeld erstatten. Handelt es sich hier immer, also auch bei Heimspielen und Trainingstagen um Reisekosten i. H. von 0,30€ pro gefahrenen Kilometer, weil er ansonsten keine ... Weiterlesen
Hallo,
mein Mandant ein Handballverein möchte einem Spieler aus Tschechien Fahrgeld erstatten. Handelt es sich hier immer, also auch bei Heimspielen und Trainingstagen um Reisekosten i. H. von 0,30€ pro gefahrenen Kilometer, weil er ansonsten keine Vergütung erhält? Könnten Sie mir hierzu Informationen zukommen lassen?
Vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen
Corina Drahota
Weniger lesen- Antwort auf Corina Drahota
- 07:35 Uhr am 05. Aug.. 2024
Hallo Corina, vielen Dank für deinen Kommentar. Wir von WISO MeinVerein sind keine Juristen. Bei rechtlichen Fragen und steuerrechtlichen Fragen empfehlen wir, einen Juristen oder Vereinsberater zu Rate zu ziehen. Daher können wir nur allgemeine ... Weiterlesen
Hallo Corina,
vielen Dank für deinen Kommentar. Wir von WISO MeinVerein sind keine Juristen. Bei rechtlichen Fragen und steuerrechtlichen Fragen empfehlen wir, einen Juristen oder Vereinsberater zu Rate zu ziehen. Daher können wir nur allgemeine Informationen anbieten.
Grundsätzlich können Vereine Fahrkosten steuerfrei erstatten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Zum Beispiel können für tatsächlich gefahrene Kilometer bis zu 0,30 € pro Kilometer erstattet werden, solange keine pauschale Vergütung erfolgt und die Erstattung nur die tatsächlich angefallenen Kosten abdeckt, wie es § 670 BGB vorsieht. Dies kann sowohl für Fahrten zu Heimspielen als auch zu Trainingstagen gelten.
Ich hoffe, wir konnten dir weiterhelfen. Sollten noch Fragen offen sein, stehen wir gerne zur Verfügung.
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 15:57 Uhr am 10. Aug.. 2024
Hallo liebes Wiso-Team, gilt diese Regelung auch bei Fahrten zum Training für Spieler aus Deutschland die eine lange Anreise (ca. 120 km) für Hin- und Rückweg haben? Liebe Grüße Bea
Hallo liebes Wiso-Team,
gilt diese Regelung auch bei Fahrten zum Training für Spieler aus Deutschland die eine lange Anreise (ca. 120 km) für Hin- und Rückweg haben?
Liebe Grüße
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Bea- Antwort auf Bea
- 14:16 Uhr am 12. Aug.. 2024
Hallo Bea, vielen Dank für deinen Kommentar. Ja, diese Regelung gilt auch bei Fahrten zum Training. Auch hier gilt die Pauschale von 0,30€ pro gefahrenen Kilometer und die Nachweispflicht. Viele Grüße Dein WISO MeinVerein Team
Hallo Bea,
vielen Dank für deinen Kommentar. Ja, diese Regelung gilt auch bei Fahrten zum Training. Auch hier gilt die Pauschale von 0,30€ pro gefahrenen Kilometer und die Nachweispflicht.
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 21:21 Uhr am 20. Juni. 2024
Guten Tag, in welchem Steuerkonto (SKR49) sollten Fahrtkosten von Mitgliedern/Vorstandsmitgliedern für Fahrten im ideelen Bereich verbucht werden? In der Steuerkontenliste finde ich nur dasjenige für Arbeitnehmer (2563). Vielen Dank!
Guten Tag,
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in welchem Steuerkonto (SKR49) sollten Fahrtkosten von Mitgliedern/Vorstandsmitgliedern für Fahrten im ideelen Bereich verbucht werden? In der Steuerkontenliste finde ich nur dasjenige für Arbeitnehmer (2563).
Vielen Dank!- Antwort auf Stefan
- 09:18 Uhr am 24. Juni. 2024
Hallo Stefan, danke für Deinen Kommentar. Die zu erstattenden Fahrtkosten sind Reisekosten, die steuerfrei sind. Je nach Zweck kannst du diese wie folgt verbuchen: Ideeler Bereich: 2560 Zweckbetriebe Sport: 5500, 5503, 5580 Andere Zweckbetriebe (umsatzsteuerpflichtig): ... Weiterlesen
Hallo Stefan,
danke für Deinen Kommentar. Die zu erstattenden Fahrtkosten sind Reisekosten, die steuerfrei sind. Je nach Zweck kannst du diese wie folgt verbuchen:Ideeler Bereich: 2560
Zweckbetriebe Sport: 5500, 5503, 5580
Andere Zweckbetriebe (umsatzsteuerpflichtig): 6320
Andere Zweckbetriebe (umsatzsteuerfrei): 3820Ich hoffe Deine Frage wurde damit ausreichend beantwortet. Ansonsten melde Dich gerne erneut bei uns 🙂
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 09:39 Uhr am 20. Juni. 2024
Wir haben im Verein einen Vordruck für Fahrtkostenerstattung (PKW). Schön wäre es wenn sowas in der Software auch hinterlegt wäre. Also wo man übersichtlich die Werte einträgt und die Daten des Fahrenden und dann ein PDF generieren kann, dass als ... Weiterlesen
Wir haben im Verein einen Vordruck für Fahrtkostenerstattung (PKW). Schön wäre es wenn sowas in der Software auch hinterlegt wäre. Also wo man übersichtlich die Werte einträgt und die Daten des Fahrenden und dann ein PDF generieren kann, dass als Beleg für die Buchhaltung gilt.
Weniger lesen- Antwort auf Hannah Bobka
- 09:19 Uhr am 21. Juni. 2024
Hallo Hannah, danke für Deinen Kommentar. Du kannst die Fahrtkostenverwaltung über unsere freien Listen abbilden. Diese kannst Du ganz nach Euren Bedürfnissen anlegen und die Datenfelder abfragen, die Ihr für die Erstattung benötigt. Wie Du ... Weiterlesen
Hallo Hannah,
danke für Deinen Kommentar. Du kannst die Fahrtkostenverwaltung über unsere freien Listen abbilden. Diese kannst Du ganz nach Euren Bedürfnissen anlegen und die Datenfelder abfragen, die Ihr für die Erstattung benötigt.Wie Du freie Listen in WISO MeinVerein Web anlegst, erklären wir in diesem YouTube Tutorial: Freie Listen in WISO MeinVerein Web oder in dieser Anleitung: https://www.meinverein.de/helpcenter/handbuch/freie-listen/
Ich hoffe ich konnte Deine Frage ausreichend beantworten,ansonsten melde Dich gerne erneut bei uns 🙂
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
- 1 14:25 Uhr am 27. Mai. 2024
Ich spiele in einem Musikverein. Wo trage ich in der Steuererklaerung Fahrten zu Proben und Konzerten ein. Ich habe verstanden, dass ich als Vereinsmitglied die Fahrtkosten in meiner Steuererklärung ansetzen kann, ohne dass hierzu irgendwelcher Formulare ... Weiterlesen
Ich spiele in einem Musikverein. Wo trage ich in der Steuererklaerung Fahrten zu Proben und Konzerten ein. Ich habe verstanden, dass ich als Vereinsmitglied die Fahrtkosten in meiner Steuererklärung ansetzen kann, ohne dass hierzu irgendwelcher Formulare vom Verein braucht, oder Bestaetigungen.
Danke fuer die Antwort.
Weniger lesen- Antwort auf Thomas M
- 12:03 Uhr am 29. Mai. 2024
Hallo Thomas, danke für Deinen Kommentar und die damit verbundene Frage :) Grundsätzlich gehören die Fahrtkosten zu den Werbungskosten und müssen in der entsprechenden „Anlage Werbungskosten“ unter „5. Sonstige Werbungskosten“ eingetragen ... Weiterlesen
Hallo Thomas,
danke für Deinen Kommentar und die damit verbundene Frage 🙂Grundsätzlich gehören die Fahrtkosten zu den Werbungskosten und müssen in der entsprechenden „Anlage Werbungskosten“ unter „5. Sonstige Werbungskosten“ eingetragen werden. Allerdings ist es nur eingeschränkt möglich, Werbungskosten, die durch das Ehrenamt entstehen, abzusetzen. Aus steuerrechtlichen Gründen können wir hier nicht ins Detail gehen. Aber allgemein gilt die Regelung, dass nur Werbungskosten anerkannt werden, wenn eine Aufwandsentschädigung den Ehrenamtsfreibetrag übersteigt und die Ausgaben den steuerfreien Höchstbetrag von 840 EUR übersteigen. Einfacher wäre es, wenn Dein Verein Dir die Fahrkosten erstattet. Eventuell kannst Du dann aus der Zahlung eine Aufwandsspende machen, die wiederum steuerlich absetzbar wäre.
Wir hoffen, wir konnten Dir Deine Frage ausreichend beantworten.
Viele Grüße
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Dein WISO MeinVerein Team-
Hallo... Folgende Frage... Übungsleiter haben einen Pauschalbetrag in Höhe von 3000,- € im Jahr (Steuerfrei). Wenn ich als Verein dem Übungsleiter Fahrtkosten zahlen möchte (Fahrten zu Spielen, Spielbeobachtungen, Training etc.) - rechnen ... Weiterlesen
Hallo…
Weniger lesenFolgende Frage…
Übungsleiter haben einen Pauschalbetrag in Höhe von 3000,- € im Jahr (Steuerfrei). Wenn ich als Verein dem Übungsleiter Fahrtkosten zahlen möchte (Fahrten zu Spielen, Spielbeobachtungen, Training etc.) – rechnen diese Fahrtkosten , die wir mit 0,30 € anrechnen pro Kilometer (Hin und Rück) , auf diese Übungsleiterpauschale an ??? und wenn ja , wie sind diese durch den Übungsleiter zu behandeln. ? bzw. durch den Verein… Vielen Dank für die Antwort…
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- 16:54 Uhr am 12. Feb.. 2025
Hallo Ralf, vielen Dank für deinen Kommentar. Die Fahrtkosten, die der Verein für den Übungsleiter übernimmt, zählen nicht zur Übungsleiterpauschale. Diese Fahrtkosten sind zusätzlich zur Pauschale steuerfrei, solange sie die üblichen Sätze ... Weiterlesen
Hallo Ralf,
vielen Dank für deinen Kommentar.
Die Fahrtkosten, die der Verein für den Übungsleiter übernimmt, zählen nicht zur Übungsleiterpauschale. Diese Fahrtkosten sind zusätzlich zur Pauschale steuerfrei, solange sie die üblichen Sätze (0,30 € pro Kilometer) nicht überschreiten und die Fahrten für dienstliche Zwecke erfolgen.
Bei weiteren Fragen empfehlen wir dir, rechtliche Beratung aufzusuchen, bspw. durch einen Steuerberater, da wir grundsätzlich keine rechtliche Beratung oder Empfehlung geben dürfen und unsere Angaben somit ohne Gewähr sind.
Viele Grüße
Weniger lesenDein MeinVerein Team