Zuletzt aktualisiert: 17.10.2024
Die Finanzverwaltung im Verein kann eine echte Herausforderung sein, die viel Aufmerksamkeit erfordert. Eine Kassenprüfung im Verein ist dabei eine sinnvolle Maßnahme, denn sie schafft nicht nur Transparenz über die finanziellen Mittel, sondern hilft auch, Fehler oder Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu entdecken. Dennoch haben viele Vereine Bedenken, da sie eine Kassenprüfung oft als zeitaufwändig und stressig empfinden. Außerdem ist eine Kassenprüfung im Verein gesetzlich nicht vorgeschrieben, was dazu führen kann, dass ihre Bedeutung häufig unterschätzt wird. Die Kassenprüfung ist insbesondere für den Vorstand eines Vereins von zentraler Bedeutung. Die Kassenprüfer im Verein liefern der Mitgliederversammlung die notwendigen Informationen, um zu entscheiden, ob der Vorstand vollständig, teilweise oder gar nicht entlastet wird.
In unserem Blogbeitrag erfahrt Ihr, welche Bedeutung die Kassenprüfung für Euren Verein hat, wie Ihr den richtigen Kassenprüfer auswählt und welche Verantwortlichkeiten dieser übernimmt. Zudem erklären wir alles Wichtige zum Kassenprüfbericht und was geschieht, wenn bei der Kassenprüfung Missstände aufgedeckt werden.
Wenn Ihr Fragen zur Kassenprüfung im Verein habt, freuen wir uns über Eure Kommentare unterhalb des Beitrags. Wir beantworten Eure Fragen so schnell wie möglich. Viel Spaß beim Lesen! ❤️
Die Bedeutung der Kassenprüfung im Verein
Wie schon eingangs erwähnt, ist die Kassenprüfung im Verein nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist aber in den meisten Vereinssatzungen vorgesehen. Das ist auch gut so. Denn nur durch eine ordentliche Kassenprüfung im Verein und dem daraus resultierenden Bericht kann die Mitgliederversammlung die Informationen bekommen, die sie benötigt, um über die Entlastung des Vorstands zu entscheiden.
Eine Kassenprüfung im Verein kann auch ohne Satzungsvorschrift durchgeführt werden, wenn dies die Mitgliederversammlung beschließt. Außerdem kann es das Gewohnheitsrecht der Kassenprüfung geben: Wenn Euer Verein jährlich eine Kassenprüfung im Verein durchführt, kann sie nicht grundlos eingestellt werden.
Eigentlich ist der Begriff „Kassenprüfung“ nicht korrekt. Denn die Kassenprüfer prüfen natürlich nicht nur die Kasse Eures Vereins. Sie nehmen die ganze Buchhaltung unter die Lupe. Deshalb wäre es richtiger, hier von Buchprüfern oder Revisoren zu sprechen. In diesem Beitrag bleiben wir aber weiterhin bei dem Begriff Kassenprüfung beziehungsweise Kassenprüfer im Verein.
Wahl des Kassenprüfers im Verein
Die Kassenprüfer werden von der Mitgliederversammlung gewählt. Die Anzahl der Kassenprüfer im Verein sowie die Dauer ihrer Amtszeit werden in der Satzung Eures Vereins festgelegt. Oft werden die Kassenprüfer für den gleichen Zeitraum wie die Vorstandsmitglieder gewählt – das ist jedoch nicht zwingend vorgeschrieben.
Die internen Kassenprüfer im Verein sollten Eurem geschäftsführenden Vorstand gegenüber neutral sein. Das bedeutet, sie sollten weder selbst dem Vorstand angehören noch mit einem Vorstandsmitglied verwandt oder befreundet sein. Zwar können sie dem erweiterten Vorstand angehören, aber auch das ist nicht ideal. Kassenprüfer müssen zudem nicht zwingend Mitglieder Eures Vereins sein. Es ist sogar wünschenswert, einen externen Experten wie einen Buchhalter oder Steuerberater zu gewinnen, der keine direkte Verbindung zum Verein hat. Allerdings ist es unwahrscheinlich, dass jemand diese Aufgabe unentgeltlich übernimmt.
Je nach Größe Eures Vereins kann auch festgelegt werden, dass die Kassenprüfung im Verein extern – beispielsweise von einem Steuerberater oder einer Wirtschaftsprüfungskanzlei – durchgeführt werden muss. Dann sollte auch hier eine externe Kraft beauftragt werden, mit der der Vorstand sonst nicht zusammenarbeitet.
Anforderungen an die Kassenprüfer im Verein
Je nachdem, wie Euer Verein strukturiert ist, werden unterschiedliche Anforderungen an die Prüfer gestellt:
| Euer Verein … | Euer Prüfer sollte … |
| … beschäftigt bezahlte Kräfte (Mitarbeiter) | … sich mit Lohnabrechnungen auskennen und die sozialversicherungspflichtigen Meldevorgaben kennen. Außerdem sollte er die steuerliche Verantwortung eines Arbeitgebers kennen. |
| … führt eine doppelte Buchführung (Soll an Haben) | … zumindest Grundkenntnisse in dieser Art der Buchführung besitzen. |
| … muss bilanzieren oder bilanziert freiwillig | … umfassende Buchhaltungskenntnisse haben. Hier einen Buchhalter oder Steuerberater einsetzen zu können, ist von Vorteil. |
| … ist gemeinnützig tätig | … muss sich auch in der Besteuerung gemeinnütziger Körperschaften auskennen, da er hier die richtige Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben zu einem der vier Bereiche eines Vereins erkennen muss (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb). |
Rechte und Pflichten der Kassenprüfer im Verein
Eine Kassenprüfung im Verein ergibt nur Sinn, wenn den Kassenprüfern weitgehende Rechte eingeräumt werden. Da das Vereinsrecht die Kassenprüfung nicht vorschreibt, sollten für die Kassenprüfung im Verein entsprechende Regeln in einer Prüfungsordnung festgelegt werden, auf die in der Satzung Bezug genommen wird.
Rechte der Kassenprüfer während der Kassenprüfung im Verein
Grundsätzlich müssen Eure Kassenprüfer die Möglichkeit haben, alle verfügbaren und notwendigen Unterlagen zur Prüfung einzusehen. Die entsprechenden Unterlagen müssen den Kassenprüfern zur Verfügung gestellt werden. Sollten sich daraus weitere Fragen ergeben, sind die zuständigen Personen in Eurem Verein verpflichtet, die Kassenprüfer im Verein umfassend zu informieren und zusätzlich benötigte Unterlagen bereitzustellen.
Meist ist in diesen Fällen Euer Schatzmeister der vorrangige Ansprechpartner bei Eurer Kassenprüfung im Verein. Kann mit den Informationen des Schatzmeisters die Angelegenheit nicht ausreichend geklärt werden, kann der Vorstand hinzugezogen werden. Auch er ist dann zur Auskunft verpflichtet.
Wenn auch nur indirekt, kommt hier der § 317 HGB (Handelsgesetzbuch) zum Tragen. Daraus ergibt sich, dass festgestellte Unregelmäßigkeiten, Unrichtigkeiten und Verstöße gegen buchhalterische oder steuerliche Grundsätze im Prüfbericht klar erkennbar sein müssen. Bei der Gestaltung und dem Umfang des Prüfberichts haben die Kassenprüfer weitgehend freie Hand. Etwaige Einschränkungen können sich aber aus Eurer Satzung ergeben.
Haftung der Kassenprüfer im Verein
Die Kassenprüfer im Verein haften ausschließlich bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Bei Unstimmigkeiten wendet sich etwa das Finanzamt auch nicht an die Prüfer, sondern direkt an den geschäftsführenden Vorstand als Vertreter des Vereins. Aus diesen Gründen ist eine Entlastung der Kassenprüfer im Verein daher in der Regel nicht erforderlich.
Zu einer persönlichen Haftung kann es deshalb normalerweise nur kommen, wenn der Prüfer nachweislich ihm in der Prüfung bekannt gewordene Informationen nicht in den Prüfbericht aufnimmt, um beispielsweise ein Vorstandsmitglied zu schützen oder daraus persönliche Vorteile zu ziehen.
Was bei der Kassenprüfung im Verein geprüft wird
Welche Prüfungsbereiche bei der Kassenprüfung im Verein überprüft werden, wird entweder in der Satzung oder der Prüfordnung festgelegt. Generell umfassen die Aufgaben eines Kassenprüfers im Verein die Überprüfung der Finanzunterlagen und die Sicherstellung, dass alle Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß erfasst und belegt sind. Zudem sind sie dafür verantwortlich, Unregelmäßigkeiten oder Fehler aufzudecken und sicherzustellen, dass die Buchführung den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Falls in der Satzung oder Prüfordnung keine Vorgaben gemacht werden, sollten zumindest die folgenden Punkte geprüft werden:
- Anlagevermögen: Gesamtvermögen wird beispielsweise durch Bestandsaufnahme nachgewiesen und ist buchhalterisch korrekt erfasst.
- Umlaufvermögen: Bestand auf den Vereinskonten und sich daraus ergebende Gesamtvermögen. Salden stimmen mit der Buchhaltung überein. Kasse ordnungsgemäß geführt und alle Bewegungen ordnungsgemäß erfasst. Stichprobenprüfung der Belege.
- Forderungen: Forderungen sind nachweisbar. Vereinnahmung zu einem späteren Zeitpunkt realistisch (Forderungen sind werthaltig)
- Verbindlichkeiten: Aufzeichnungen der Verbindlichkeiten vollständig und korrekt. Beschlüsse der Mitgliederversammlung für die Verbindlichkeiten liegen vor. Rückzahlungen erfolgen ordnungsgemäß.
- Einnahmen: Vorjahresvergleich nachvollziehbar, in der Buchhaltung vollständig erfasst, Belege liegen vor.
- Ausgaben: Vorjahresvergleich nachvollziehbar, in der Buchhaltung vollständig erfasst, Belege liegen vor.
- Buchführung: Führung der Buchführung ohne Beanstandungen, Abschluss umfasst alle Konten. Alle Einnahmen und Ausgaben wurden erfasst. Alle Buchungen mit Beleg. Belege nach Datum sortiert, durchgehend nummeriert, erfasst und abgelegt.
- Jahresbericht des Vorstands: Keine Widersprüche zum Prüfergebnis. Finanzielle Situation korrekt wiedergegeben.
Pflichten des Vorstands bei der Bereitstellung von Unterlagen für Kassenprüfer
Den Kassenprüfern im Verein sollte Euer Vorstand alle Unterlagen zur Verfügung stellen, die benötigt werden, um den Prüfauftrag nach der Satzung beziehungsweise Prüfordnung zu erfüllen. Wird hier kein klarer Auftrag formuliert, sind zumindest die kompletten Buchführungsunterlagen und die dazugehörigen Belege zur Einsicht zu geben.
Die Kassenprüfung im Verein kann zur Entlastung des Vorstands führen, da sie sicherstellt, dass die finanziellen Unterlagen ordnungsgemäß geführt und keine Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden.
Wenn Euer Vorstand die Herausgabe der Unterlagen verweigert, kann der Verdacht aufkommen, dass etwas verheimlicht werden soll. Dies könnte eine ordnungsgemäße Prüfung unmöglich machen, was im Prüfbericht vermerkt werden muss. Sollten die Prüfer vom Vorstand weitere Informationen anfordern, sollten diese ebenfalls bereitgestellt werden. Letztlich ist eine vollständige Prüfung nicht nur im Sinne des Vorstands – auch die Mitgliederversammlung hat Anspruch auf eine umfassende Information, um über die Entlastung Eures Vorstands entscheiden zu können. Die Entlastung erstreckt sich immer nur auf das, was die Versammlung weiß. Da aber nicht alle Mitglieder die Unterlagen prüfen können, hat sie diese Aufgabe an die Kassenprüfer delegiert. Für Tatbestände, die den Prüfern also verschwiegen werden, erhält der Vorstand keine Entlastung.
Wenn Missstände bei der Kassenprüfung im Verein aufgedeckt werden
Der Sinn einer Kassenprüfung im Verein besteht darin, mögliche Missstände aufzudecken, damit diese rechtzeitig behoben werden können. Es ist wichtig, nicht bis zur Mitgliederversammlung zu warten, um solche Themen anzusprechen. Stattdessen solltet Ihr aufgedeckte Missstände sofort mit dem Vorstand besprechen und eine Klärung herbeiführen. Dies ist besonders entscheidend, wenn sich herausstellt, dass bestimmte Handlungen die Gemeinnützigkeit Eures Vereins gefährden könnten.
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Glücklicherweise kommt es nur kaum vor, dass ein Vorstand den Verein bewusst hintergeht oder sich selbst finanziell bereichert. In diesem Fall bleibt den Kassenprüfern im Verein aber nichts anderes übrig, eine Mitgliederversammlung einzuberufen. Deshalb sollte dieses Recht in der Satzung eingeräumt werden. Je nach Tatbestand müssen die Kassenprüfer sogar Anzeige erstatten. Sie könnten sich sonst der Strafvereitelung (§ 258 StGB – Strafgesetzbuch) schuldig werden, was mit bis zu 5 Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe geahndet wird.
Der Unterschied zwischen dem Kassenbericht und dem Kassenprüfbericht
Der Kassenbericht wird vom Schatzmeister Eures Vereins erstellt und spiegelt die Finanzsituation Eures Vereins zu einem bestimmten Stichtag (zumindest am Ende des Geschäftsjahres) wider. Dem Kassenbericht im Verein könnt Ihr entnehmen, wie hoch das Vermögen und die Schulden Eures Vereins sind. Anhand der Informationen könnt Ihr die Arbeit im Verein planen und optimieren.
Der Kassenprüfbericht wird von den von Euch gewählten unabhängigen Kassenprüfern erstellt. Er enthält das Ergebnis der Kassenprüfung im Verein, insbesondere die Richtigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen der Buchführung und anderer Aufzeichnungen. Der Kassenprüfungsbericht stellt also auch fest, ob der Kassenbericht vollständig und korrekt ist.
In unserem Blogbeitrag zum Thema „Barkasse im Verein: Kassenbuch führen und verwalten“ geben wir Euch wichtige Informationen rund um den Kassenbericht. Hier erfahrt Ihr, wie Ihr den Kassenbericht ausfüllen könnt und welche Aspekte Ihr bei der Anfertigung eines Kassenberichts mit Zählprotokoll beachten müsst.
Den Prüfbericht bei der Mitgliederversammlung präsentieren
Im Kassenprüfbericht stellen die Kassenprüfer im Verein die Ergebnisse ihrer Arbeit dem Vorstand und der Mitgliederversammlung vor. Der Vorstand erhält zunächst den Prüfbericht vor der Mitgliederversammlung, damit etwaige Missverständnisse geklärt werden können. Danach wird der Bericht eventuell noch einmal überarbeitet und dann dem Vorstand in der Endfassung übergeben. Damit für die Klärung von Fragen und die Erstellung eines endgültigen Prüfberichts vorhanden ist, sollte die Prüfung je nach Größe des Vereins mindestens drei oder mehr Monate vor der Mitgliederversammlung durchgeführt werden.
Meist ist der Kassenprüfbericht zu umfangreich, um ihn komplett auf der Mitgliederversammlung zu verlesen. Darum sollte ein Bericht während der Versammlung ausliegen. Einer der Prüfer stellt dann eine Zusammenfassung des Kassenprüfberichts vor:
- Ergebnisse der einzelnen Prüfbereiche (wenn keine Beanstandungen vorliegen, reicht hier schon ein Satz)
- Hinweise auf gravierende Fehler, die entdeckt wurden und wie diese Fehler bereinigt und in Zukunft vermieden werden sollen.
- Zusammenfassung mit Vorschlag zur Entlastung. Dabei ist möglich:
- Entlastung des gesamten Vorstands
- Entlastung nur für einzelne Geschäftsbereiche
- Entlastung einzelner Vorstandsmitglieder
- Entlastung verweigern (und vorschlagen, diese auf eine spätere Mitgliederversammlung zu verlegen).
- Hinweis, dass der ausführliche Prüfbericht ausliegt und nach der Versammlung auch eingesehen werden kann.
Fazit
Die Kassenprüfung im Verein hat eine zentrale Bedeutung, wenn es um die ordentliche Geschäftsführung geht. Zentrale Aufgabe ist dabei nicht, wie oft angenommen wird, dass der Vorstand kontrolliert werden soll. Es geht vielmehr darum, Fehler frühzeitig zu erkennen und Fehlentwicklungen in die richtigen Bahnen zu lenken. Außerdem ist die Prüfung die Voraussetzung für eine faire und ordentliche Entlastung des Vorstands. Entsprechend sorgfältig solltet Ihr die Prüfer auswählen und sie umfassend bei Ihrer Arbeit unterstützen.
Eure Fragen – unsere Antworten
Wie läuft eine Kassenprüfung im Verein ab?
Ist eine Kassenprüfung Pflicht?
Eine Kassenprüfung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie ergibt sich deshalb aus der Regelung in der Satzung oder aber durch Beschluss der Mitgliederversammlung oder jahrelange Übung. Wurde über Jahre hinweg geprüft, kann dies nicht einfach ohne Begründung eingestellt werden.
Wer darf im Verein die Kasse prüfen?
Wenn die Satzung keine Einschränkungen vorsieht, kann grundsätzlich jedes Mitglied Eures Vereins zum Kassenprüfer gewählt werden. Man sollte aber darauf achten, dass von den zur Wahl stehenden Personen zumindest Kenntnisse im Bereich der Buchführung haben sollten. Habt Ihr Steuerberater im Verein, wären diese als Kassenprüfer prädestiniert.
Was muss ich als Kassenprüfer sagen?
Der Kassenprüfer ist unabhängig und referiert in der Mitgliederversammlung nach bestem Wissen und Gewissen. Der Vorstand soll die Kassenprüfer nicht beeinflussen. Die Prüfer empfehlen in der Mitgliederversammlung nach Ihrem Bericht, wie die Entlastung des Vorstands erfolgen soll. Die Mitglieder sind nicht an diese Empfehlung gebunden.
Darf die Mitgliederversammlung ohne Kassenprüfer stattfinden?
Steht bei einer Mitgliederversammlung die Vorstellung des Prüfberichts auf der Tagesordnung, sollte dies auch eingehalten werden. Fehlen die Kassenprüfer und der Bericht wird nicht abgegeben, sollte auf jeden Fall auch die Entlastung des Vorstands verschoben werden. Eine Entlastung des Vorstands ohne den in der Satzung vorgesehenen Kassenprüfbericht dürfte angreifbar sein.
Welche Unterschiede gibt es zwischen dem Kassenbericht und dem Kassenprüfbericht?
Der Kassenbericht ist eine Aufstellung der Vermögenslage des Vereins, der meist vom Schatzmeister erstellt wird. Der Kassenprüfbericht ist das Ergebnis der Prüfung der Unterlagen der Geschäftsführung des Vereins. Er ist auch eine Kontrolle des Kassenberichts.
Kann der Kassenprüfer im Vorstand sein?
Der Kassenwart oder Schatzmeister kann und ist in vielen Fällen auch Mitglied des geschäftsführenden Vorstands. Die Kassenprüfer hingegen dürfen – um unabhängig prüfen zu können – keine Vorstandsmitglieder sein.
Wie oft muss eine Kassenprüfung im Verein stattfinden?
Das ergibt sich aus der Satzung oder aus der Prüfungsordnung. Ist dort nichts geregelt, sollte die Prüfung mindestens einmal zum Ende eines Geschäftsjahres stattfinden. Ferner sollten die Prüfer auch die Möglichkeit haben, Prüfungen durchzuführen, wenn sie diese für notwendig halten.
Kann ein Vorstand ohne Kassenprüfung entlastet werden?
Da die Kassenprüfung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, ist hier die Satzungsregelung entscheidend. Sieht die Satzung eine Kassenprüfung vor und werden die Ergebnisse nicht in der Mitgliederversammlung bekannt gemacht, dürfte eine Entlastung des Vorstands juristisch angreifbar sein.
Wie entlastet der Kassenprüfer den Vorstand?
Die Entlastung kann nur die Mitgliederversammlung vornehmen. Der Kassenprüfer gibt am Ende der Vorstellung des Prüfberichts lediglich eine Empfehlung. An diese Empfehlung ist die Mitgliederversammlung aber nicht gebunden. Auch wenn die Prüfer empfehlen, den Vorstand nicht zu entlasten, kann die Mitgliederversammlung dennoch Entlastung erteilen.
Welche Inhalte gehören in den Kassenprüfbericht des Kassenprüfers?
Das ist vom Prüfungsauftrag abhängig, der sich aus der Satzung oder der Prüfordnung ergibt. Sind keine Vorschriften festgelegt, entscheidet der Prüfer, wie er die Daten zusammenstellt. Sein Bericht muss aber vollständig und wahrheitsgemäß sein
Wie viele Kassenprüfer müssen prüfen?
Wie viele Kassenprüfer eingesetzt werden, muss in der Satzung oder Prüfungsordnung festgelegt werden. Es sollten mindestens zwei Kassenprüfer die Prüfung gemeinsam durchführen.
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