Rechnungswesen im Verein – So kriegt ihr die Buchhaltung in den Griff!
Zuletzt aktualisiert: 18.09.2024
Heute möchten wir uns wieder einem Thema widmen, bei dem sich mir persönlich schnell die Nackenhaare aufstellen. Leider kommt man als Vereinsmanager zwangsläufig damit in Berührung: Dem Rechnungswesen im Verein.
Gruselig. Oder bist du Zahlenliebhaber? 😉
Wie auch immer man zum Rechnungswesen im Verein steht, eines steht fest: Es muss gemacht werden.
Ich habe einige Grundlagen zusammengetragen, die dir bei der Buchhaltung im Verein eine Hilfe sein können. So bekommst du einen ersten Überblick über Begrifflichkeiten. Das lässt etwas Licht ins Dunkel des Buchhaltungs-Dschungels.
Fangen wir mal ganz vorne an: Was ist überhaupt unter „Rechnungswesen im Verein“ zu verstehen?
Definition: Rechnungswesen im Verein
Das Rechnungswesen im Verein dient dazu, Einnahmen und Ausgaben zu verwalten und zu steuern. Unabhängig davon, wer die ausführenden Arbeiten im Rechnungswesen abwickelt – es ist Aufgabe des Finanzvorstands, geeignete Strukturen für ein aussagestarkes Rechnungswesen anzulegen.
Funktionen des Rechnungswesens im Verein
Ein betriebliches Rechnungswesen verfolgt zwei Hauptfunktionen, nämlich:
- für die Vergangenheit Rechenschaft zu geben
- die Finanzen für die Zukunft zu steuern
Rechenschaftsorientiertes Rechnungswesen im Verein
Die Rechenschaftslegung dient der Dokumentation und Kontrolle von Ergebnissen und Geschäftsvorfällen. Dabei sind die Adressaten immer Mitglieder, aber auch zum Beispiel verbandliche Gremien, das Finanzamt, Banken, Lieferanten, Spender und Sponsoren, Prüfer öffentlicher Mittel, die Öffentlichkeit und die Medien.
Steuerungsorientiertes Rechnungswesen im Verein
Die Steuerungsfunktion des Rechnungswesens dient der Zukunftsplanung. Sie interpretiert die zuvor gespeicherten und verarbeiteten Daten, um eine aussagekräftige Zahlenbasis für Zukunftsentscheidungen zu gewinnen.
Grundsätze des Rechnungswesens im Verein
Nachfolgende Grundsätze des Rechnungswesens im Verein müssen überprüfbar sein und auch überprüft werden:
- Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit sowie der zeitnahen Verbuchung
- Grundsatz der Vollständigkeit und des Saldierungsverbots (so müssen zum Beispiel die Gesamteinnahmen eines Vereinsfestes genauso wie die Gesamtausgaben in voller Höhe verbucht werden; es ist nicht erlaubt, allein die Differenz als Mehr-Einnahme zu verbuchen)
- der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit (Nachprüfbarkeit)
- Grundsatz der Einzelbewertung der Vermögens- und Schuldkosten: Alle Vermögensgegenstände und alle Schuldpositionen müssen folglich einzeln aufgeführt und erklärt werden.
- Grundsatz der vorsichtigen Bewertung von Vermögen und Schulden:
Alle Vermögensgegenstände werden entsprechend des realistischen Zeitwertes bzw. den Abschreibungsrichtlinien des Finanzamtes bewertet. - Grundsatz der formellen Kontinuität oder Stetigkeit
- Grundsatz der Fortführung der „Unternehmenstätigkeit“: Das Rechnungswesen ist so anzulegen, dass es die Fortführung der Geschäftstätigkeit gewährleistet.
Instrumente des Rechnungswesens im Verein
Das zentrale Instrument des Rechnungswesens ist die Finanzbuchführung in der Form der Einnahmen- und Ausgabenrechnung oder der doppelten Buchführung.
Einnahmen- und Ausgabenrechnung
Für viele Vereine reicht die einfache Form der Finanzbuchführung, nämlich die Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Dabei werden die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben des Vereins gegenübergestellt und daraufhin das Vermögen zu einem bestimmten Stichtag ermittelt. Folgende Grundsätze sind zu beachten:
- Für jeden Geschäftsvorfall muss man einen Beleg erstellen (Eingangs- und Ausgangsbelege).
- Einnahmen und Ausgaben sind alle Zu- und Abflüsse an Geldmitteln, zum Beispiel auch die Aufnahme und Tilgung von Darlehen oder Zahlungen für Investitionen.
Die wichtigsten Positionen bei den Einnahmen aus laufender Tätigkeit sind:
- Spenden
- Mitgliedsbeiträge
- öffentliche Zuschüsse
- Schenkungen und Erbschaften
- Einnahmen aus Vermögenseinlagen
- Leistungsentgelte
Die wichtigsten Ausgaben aus laufender Tätigkeit sind:
- satzungsgemäße Zuwendungen an Dritte, zum Beispiel an Fachverbände
- Personalausgaben (Gehälter, Sozialabgaben)
- Sachausgaben ( Mieten, Büromaterial, Fahrtkosten, Telefonkosten, Werbematerial usw.)
Doppelte Buchführung
Wenn die gesetzlichen Vorschriften oder die Vereinssatzung es vorsehen, ist eine doppelte Buchführung mit Jahresabschluss einzurichten. Sie ist aufwändiger, aber auch aussagekräftiger als die Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Die dabei wichtigsten Bestandteile sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.
Der „Jahresabschluss“ fasst die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnungen zusammen. Er und die ihm zugrunde liegende Buchhaltung dienen dem Verein als Datengrundlage für die Finanzplanung.
Kosten- und Leistungsrechnung
Eine weitere Differenzierung des Rechnungswesens ist die Kosten- und Leistungsrechnung, die in aller Regel in Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung aufgeteilt ist. Sie ermöglicht eine differenzierte Zuordnung der angefallenen Kosten.
Buchführung
Ein wesentlicher Teil des Rechnungswesens ist die Buchführung. Sowohl der Markt, als auch die Organisationen halten diverse EDV- gestützte Buchführungssysteme bereit.
Auf folgende Regeln musst du unabhängig vom Buchführungssystem immer achten:
- Alle Buchungen müssen durch einen Beleg bewiesen sein. Die Belege müssen folgenden Inhalt haben:
- Zahlungsgrund
- Zahlungsleistender mit Anschrift
- Zahlungsempfänger mit Anschrift und Unterschrift
- Betrag
- Datum
- im wirtschaftlichen Bereich zusätzlich den Mehrwertsteuersatz und den Mehrwertsteuerbetrag
- Nach dem Stichtagsprinzip sind alle Zahlungen des Wirtschaftsjahres, beginnend mit dem 1. Januar und endend am 31. Dezember, zu erfassen. Zahlungen, die nach dem Stichtag erfolgen, gehören daher in die nächste Jahresabrechnung.
- Alle Beträge sind brutto einzutragen. Einnahmen und Ausgaben darf man also nicht gegeneinander aufrechnen.
- Die Eintragungen müssen richtig, vollständig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Das heißt: nichts hinzufügen oder weglassen. Am besten, du nimmst die Eintragungen möglichst unverzüglich und immer in der gleichen Ordnung vor, zum Beispiel einem Ordner, in dem die Belege nach Datum oder nach Belegart abgeheftet werden. Das Kassenbuch sollte zudem täglich geführt werden.
- Ein Eintrag in deiner Buchführung darf nicht unleserlich sein. Beispielsweise sind Tipp-Ex, Herausreißen oder Überkleben verboten. Verwende ebenso keine löschbaren Schreibgeräte wie Bleistifte.
- Die Kasse und das Kassenbuch unterliegen der Kassensturzfähigkeit, d.h. der rechnerische Bestand im Kassenbuch muss jederzeit mit dem tatsächlichen Geldbestand in der Kasse übereinstimmen. Daher kann der Geldbestand der Kasse selbstverständlich nicht unter 0 € sinken.
- Auf jeden Beleg gehört ein Vermerk, auf welches Konto er verbucht wurde.
Definition: Controlling
Controlling heißt übersetzt: lenken, steuern, regeln. Es dient daher der Vereinsführung als Instrument zur Sicherung der Lebensfähigkeit und der Aufgabenerfüllung des Vereins.
Die Ziele des Controllings sind:
- die Verbesserung der Effizienz durch Erhöhung der Kostentransparenz
- die Ermöglichung eines größeren Zielbewusstseins
- die Verbesserung der Argumentationsposition gegenüber Externen (Öffentlichkeit, Banken etc.)
Planung und Realität
Ein wesentlicher Baustein ist der Soll-Ist Vergleich. Dabei werden die im Rahmen der Haushaltsplanung festgelegten Soll-Werte mit den tatsächlichen Ergebnissen im Soll-Ist Vergleich zeitnah analysiert. Diese Analyse ist die Grundlage für die Entscheidungsträger, eventuell notwenige Korrekturmaßnahmen einzuleiten. In der Vereinspraxis hat sich zudem bewährt, diese Betrachtung vierteljährlich vorzunehmen. Die Aufbereitung des Soll-Ist Vergleichs ist Aufgabe der Vereinsverwaltung, die Bewertung hingegen ist Aufgabe des Finanzmanagements oder des Vorstands.
Controlling ist wichtig
Auch für kleine Vereine ist ratsam, ein wirkungsvolle Rechnungsprüfung zu installieren, da alle gemeinnützigen Organisationen in Zukunft unter zunehmendem Legitimations- und Erfolgsdruck stehen werden.
Gezieltes Controlling erhöht die Transparenz und Effizienz im Finanzmanagement und wirkt sich nicht zuletzt auf Externe vertrauensbildend aus.
Weitere Infos zum Thema: „Rechnungswesen im Verein“
Jetzt kennst du die wichtigsten Begrifflichkeiten des Rechnungswesens im Verein. Finanzplanung ist wirklich ein unverzichtbarer Bestandteil der Vereinsarbeit und wird besonders von kleinen Vereinen anfangs oft unterschätzt. Warum man bei der Finanzplanung nicht immer nur davon ausgehen kann, dass alles so läuft, wie erwartet, habe ich bereits in diesem Beitrag erklärt.
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