Schatzmeister im Verein – eine verantwortungsvolle Aufgabe

• 29. September. 2023
• hfischer
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In Eurem Verein müssen eine Menge Aufgaben erledigt werden, bei denen es auch um Geld geht. Verantwortlich ist hierfür Euer Schatzmeister, der auch als Kassenwart oder Kassierer bezeichnet wird. Er muss die Finanzen im Griff behalten, dafür sorgen, dass Termine beim Finanzamt eingehalten und Mitgliedsbeiträge pünktlich eingezogen werden, die Buchhaltung aufbauen und sicherstellen und vieles mehr.

Mit diesen Aufgaben ist der Schatzmeister eine zentrale Figur in Eurer Vereinsführung. Er muss aber nicht zwingend auch Mitglied des Vorstands sein. In diesem Beitrag erfahrt ihr,

• Welche Aufgaben der Schatzmeister hat,
• welche Voraussetzungen ein Kassenwart mitbringen sollte,
• welche Pflichten der Kassierer bei Rücktritt oder Wechsel erfüllen muss und
• wie die Beziehung zwischen Vorstand und Kassenwart ist.

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Welche Aufgaben hat der Schatzmeister im Verein?

Ob er nun als Kassenwart oder Schatzmeister im Verein bezeichnet wird: er hat eine zentrale, besonders wichtige Aufgabe in Eurem Verein. Er ist für die Finanzen Eures Vereins zuständig. Zu seinen Aufgaben gehören beispielsweise

• die Verwaltung Eurer Vereinskasse,
• die Abwicklung des Zahlungsverkehrs,
• die Berichterstattung über die Finanzlage während der Mitgliederversammlung,
• die pünktliche Erledigung von Anträgen und Meldungen (zum Beispiel zum Finanzamt)
• die pünktliche Abwicklung aller Zahlungen an Versicherungen, Verbände, das Finanzamt und andere Stellen und
• die ordnungsgemäße Buchführung des Vereins.

Gerade bei größeren Vereinen ist es so gut wie unmöglich, dass Euer Schatzmeister alle Aufgaben persönlich übernimmt. Er kann deshalb Aufgaben an ehrenamtliche oder hauptamtliche Mitarbeiter delegieren. Die Gesamtverantwortung bleibt jedoch zunächst bei ihm. Der Kassenwart muss nicht zwingend ein Mitglied des Vorstands sein, wird aber von der Mitgliederversammlung ernannt, die ihm auch nach Vorlage seiner Berichte die Entlastung erteilt.

Verantwortung der Finanzverwaltung durch den Schatzmeister

Der Bereich der Finanzverwaltung gehört zu den umfangreichsten Aufgaben Eures Schatzmeisters im Verein. So verantwortet er die gesamte Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Hierzu gehört nicht nur, dass alle Zahlungen pünktlich erledigt werden. Der Schatzmeister Eures Vereins sollte auch darauf achten, dass Zahlungen zu den günstigsten Konditionen erledigt werden. Wenn beispielsweise das Vereinskonto eine ausreichende Deckung ausweist, sollte der Schatzmeister Eures Vereins Rechnungen so bezahlen, dass Skonto abgezogen werden kann.

Außerdem muss der Schatzmeister dafür sorgen, dass die Einnahmen und Kosten den richtigen Bereichen (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbereich) zugeordnet werden. Der Schatzmeister Eures Vereins kontrolliert auch die Bargeldgeschäfte und sorgt dafür, dass der tägliche Kassenabschluss mit den Beständen der Kasse übereinstimmt. Außerdem achtet er darauf, dass keine Einnahmen oder Ausgaben aus der Kasse getätigt werden, für die kein Beleg vorliegt.

Ab dem 1. Januar 2025 besteht außerdem für Vereine, die im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb tätig sind, die Pflicht E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten. Euer Verein bzw. Euer Schatzmeister sollte sich frühzeitig um die Umsetzung dieser E-Rechnungspflicht kümmern, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Die Buchführung wird ebenfalls vom Schatzmeister Eures Vereins verwaltet. Das heißt nicht unbedingt, dass er die Arbeiten selbst ausführt. Er muss jedoch darauf achten, dass alle notwendigen Aufzeichnungen zeitnah vorgenommen und die gesetzlichen Vorschriften hierzu eingehalten werden. Welche das genau sind, lest Ihr in unserem Beitrag zur Einnahmenüberschussrechnung.

Zur Finanzverwaltung gehört auch, dass Euer Schatzmeister prüft, ob die Ausgaben der Satzung entsprechend zulässig sind und sie dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen.

Darüber hinaus achtet er darauf, dass alle steuerlichen Vorschriften eingehalten werden und entsprechende Erklärungen zeitgerecht abgegeben und etwaige Forderungen der Finanzbehörden zeitnah befriedigt werden.

Außerdem erstellt der Schatzmeister Eures Vereins auch eine Inventarliste und hält diese auf einem aktuellen Stand. Auch die Kassenberichte erstellt der Schatzmeister. Er erhält den Vorstand über die finanzielle Situation des Vereins auf dem Laufenden.

Im Rahmen des Haushaltswesens hat der Schatzmeister Eures Vereins weitere wichtige Aufgaben. Hierzu gehören

• die Aufstellung des Haushaltsplans,
• das Beschaffen von Trainingsmitteln, Büromaterial und andere Betriebsmittel oder Geräte,
• die Abrechnungen der Betriebskosten, eventuell vermieteter Vereinsräumlichkeiten oder-gelände
• die Abrechnung der Vereinsveranstaltungen
• die Kontrolle der Finanzsituation eures Vereins mit der Einschätzung für die Zukunft

Auch die Mitgliederverwaltung gehört in den Aufgabenbereich des Schatzmeisters. Er überwacht Neuaufnahmen und Abmeldungen. Dabei sorgt er dafür, dass notwendige an bzw. Abmeldungen erfolgen. Wie Ihr neue Mitglieder für Euren Verein gewinnt, zeigen wir Euch in diesem Beitrag.

Der Schatzmeister Eures Vereins bereitet außerdem die nötigen Unterlagen für das Finanzamt vor, erstellt die Steuererklärung Eures Vereins und führt zu zahlende Steuern und Abgaben ab. Zudem überwacht der Kassenwart die Betriebskostenabrechnungen und alle Abrechnungen für andere Organisationen oder Behörden und unterstützt den Vorstand bei der Erstellung und den Abschluss von Verträgen.

Der Kassierer Eures Vereins nimmt außerdem Spenden für den Verein entgegen und sorgt dafür, dass der Spender seine Zuwendungsbescheinigung bekommt.

Welche Voraussetzungen sollte der Schatzmeister Eures Vereins mitbringen?

Aufgrund der Verantwortung, die ein Schatzmeister übernimmt, solltet Ihr bei der Suche nach dem Kassenwart für Euren Verein darauf achten, dass die Kandidaten neben kaufmännischen und buchhalterischen Kenntnissen auch andere Fähigkeiten und Eigenschaften mitbringen.

Das A und O: Vertrauenswürdigkeit und Gewissenhaftigkeit

Zunächst muss ein Schatzmeister vertrauenswürdig sein, denn ihm werden die finanziellen Mittel des Vereins anvertraut. Genauso wichtig ist aber, dass sowohl der Schatzmeister als auch der Vorstand sich gegenseitig vertrauen und aufeinander verlassen. Besteht kein Vertrauensverhältnis, kann der Schatzmeister auch nicht vernünftig arbeiten. Das Vertrauen des Vorstands muss so stark sein, dass der Kassenwart nicht permanent kontrolliert wird.  Darum sollte der Schatzmeister dem Vorstand gegenüber alles halbe Jahr einen Kassenbericht abgeben. Bei einem guten Vertrauensverhältnis ist es dann auch kein Problem, wenn Fragen zwischen den Berichten geklärt werden müssen.

Nicht nur, weil ein Schatzmeister viel mit Behörden zu tun hat, muss er seine Aufgaben auch sehr gewissenhaft erledigen. Die Buchhaltung und die damit verbundene Aufteilung in die Vereinsbereiche verlangt eine sorgfältige Arbeit. Der Schatzmeister muss sich deshalb seiner Verantwortung – auch gegenüber den anderen Mitgliedern – bewusst sein.

Analytisches Denken als wichtige Fähigkeit

Oft steht der Schatzmeister vor komplexen Aufgaben, die er nur bewältigen kann, wenn er sie im Ganzen versteht und analytisch in einzelne Aspekte seziert. Euer Schatzmeister sollte deshalb auch analytisch denken können. Er muss erkennen, welche Aufgaben von höchster Priorität sind, was delegiert werden kann und welcher Zeitrahmen für die Erledigung realistisch ist. Das Vereinsrecht ist an sich übersichtlich und – zumindest für Juristen – leicht verständlich. Dennoch kommt es immer wieder zu „Spezialfällen“, bei denen sich der Schatzmeister erst einmal „schlau machen“ muss. Auch hierfür benötigt man eine analytische Denke und ein gutes Erfassungsvermögen.

Nice to have: Kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse

Neben diesen Eigenschaften ist es hilfreich, wenn der Schatzmeister auch über kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse verfügt. Darum solltet Ihr bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten auch einen Blick auf den beruflichen Werdegang der infrage kommenden Personen werfen. Gerade (ehemalige) Buchhalter sind auch in der Lage, sich in das spezielle Steuerrecht des Vereins in überschaubaren Zeiträumen einzuarbeiten.

Was geschieht, wenn Euer Schatzmeister wechselt

Der Schatzmeister Eures Vereins hat jederzeit das Recht von seinem Amt zurückzutreten. Dies muss er – vorzugsweise schriftlich – gegenüber dem Vorstand erklären. Es reicht aus, wenn er den Rücktritt gegenüber einem Mitglied des geschäftsführenden Vorstands erklärt.

Die Mitgliederversammlung kann den Schatzmeister auch abberufen. Handelt es sich bei dem Schatzmeister Eures Vereins um ein Vorstandsmitglied, kann es abberufen werden, wenn es zu gravierende Fehler in der Buchführung kam oder Fehlbestände in Eurer Vereinskasse entstanden sind. Es reicht hier aus, dass die Fehler oder Fehlbestände entdeckt wurden. Ein direkter Schaden muss dem Verein nicht entstanden sein. Da es hier zu einer nachhaltigen Störung des Vertrauensverhältnisses kommt, spielt es für die Abberufung keine Rolle mehr, ob der Schatzmeister Eures Vereins grob fahrlässig, pflichtwidrig oder schuldhaft handelte.

Die dritte Möglichkeit für ein Ende der Schatzmeister-Tätigkeit ist das Ende der in der Satzung festgelegten Amtszeit. Hier kann das Mitglied auf eine Wiederwahl verzichten. Die Mitgliederversammlung kann auch eine andere Person zum Schatzmeister wählen.

Die Übergabe des Schatzmeisters an seinen Nachfolger

Am Ende der Tätigkeit Eures Schatzmeisters steht die Übergabe an den Nachfolger. Der vorherige Schatzmeister hat dann alle in seinem Besitz befindlichen Unterlagen Eures Vereins an seinen Nachfolger herauszugeben. Hierzu gehören insbesondere

• Alle buchhalterischen Unterlagen (Kontoauszüge, Belege, Schriftwechsel mit Finanzam, Steuerberater usw.
• Mitgliedsunterlagen (Mitgliederlisten, Aufnahmeanträge, Austrittserklärungen usw.)
• Bankkarten,
• Schlüssel von Schließfächern, Schlüssel für Einrichtungen des Vereins (Stadion, Clubheim, Probenräume usw.)
•  Büromaterial und -einrichtungen, die Eigentum Eures Vereins sind.

Hat das Mitglied beispielsweise Schlüssel auf eigene Kosten anfertigen lassen, sind diese sein Eigentum. Der Verein kann aber die Nutzung verbieten. Werden die Schlüssel dem Verein ausgehändigt, kann das Mitglied Kostenerstattung verlangen.

Für den ausscheidenden Schatzmeister ist es auch wichtig, dass er von der Mitgliederversammlung entlastet wird. Darum sollte er seinen abschließenden Rechenschaftsbericht sehr detailliert abfassen. Die Mitgliederversammlung erteilt die Entlastung nur für die Tatbestände, die ihr auch bekannt sind.

Die Beziehung zwischen Schatzmeister und Vorstand

Grundsätzlich sieht der Gesetzgeber den Schatzmeister im Verein gar nicht vor. Auch deshalb muss man unterscheiden, ob der Schatzmeister zum geschäftsführenden Vorstand gehört oder nicht.

Aufgrund seiner wichtigen, zentralen Aufgaben empfehlen wir, in der Satzung festzulegen, dass der Schatzmeister ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstands wird. Dadurch ergeben sich die einfachsten Kommunikationswege und Entscheidungen können schneller herbeigeführt werden.

Gehört der Schatzmeister beispielsweise zum erweiterten Vorstand, hat er keine Vertretungsbefugnis. Diese müsste dann in der Satzung gesondert geregelt werden. Wird hier keine Regelung getroffen, müsste der Schatzmeister bei allen Entscheidungen nach außen immer den geschäftsführenden Vorstand hinzuziehen. Wird beispielsweise für eine Veranstaltung ein Cateringservice engagiert, muss der Vertrag von einem Mitglied des geschäftsführenden Vorstands unterschrieben werden.

Die Verantwortung für Euren Verein liegt immer beim geschäftsführenden Vorstand. Deshalb hat er auch das Recht, sich jederzeit über die Arbeit des Schatzmeisters zu informieren. Umgekehrt ist der Schatzmeister auch verpflichtet, den geschäftsführenden Vorstand jederzeit und umfassend zu informieren.

Fazit

Obwohl der Schatzmeister kein Mitglied des geschäftsführenden Vorstands sein muss, hat er zentrale Aufgaben, deren ordnungsgemäße Erfüllung für den Bestand und Fortbestand entscheidend sind. Zu seinen primären Aufgaben gehören die gesamte Finanzverwaltung inklusive Buchhaltung und die Mitgliederverwaltung. Aufgrund dieser existenziellen  Aufgaben sollte der Schatzmeister Mitglied des geschäftsführenden Vorstands sein (Regelung in der Satzung)

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