Der Verein als Arbeitgeber

• 01. Oktober. 2024
• lvandenryt
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Eine wichtige Grundlage Eurer Vereinsarbeit ist die Tätigkeit der ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer. Doch es ist nicht immer möglich, alle satzungsgemäßen Aufgaben mit freiwilligen Kräften zu bewältigen. In dem Moment, wo Mitarbeiter des Vereins jedoch bezahlt werden, wird Euer Verein fast immer zum Arbeitgeber. Wenn Euer Verein als Arbeitgeber auftritt, muss er sich darüber im Klaren sein, dass er keine Privilegien gegenüber anderen Arbeitgebern genießt. Hier muss vor allem zwischen selbstständigen Honorarkräften und abhängig beschäftigten Mitarbeitern im Verein unterschieden werden. In diesem Beitrag erklären wir unter anderem wann Euer Verein als Arbeitgeber auftritt, welche Regeln gelten, wenn ein Sponsor und nicht Euer Verein als Arbeitgeber fungiert, wer den Verein als Arbeitgeber vertritt und was der Unterschied zwischen Arbeitnehmer und selbständiger Honorarkraft ist.

Wenn Ihr Fragen rund um das Thema Verein als Arbeitgeber habt, freuen wir uns über Eure Kommentare unterhalb des Beitrags. Wir beantworten Eure Fragen so schnell wie möglich. Viel Spaß beim Lesen! ❤️

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Der Verein als Arbeitgeber: Überblick und Beschäftigungsformen

In einem Verein wird es immer herausfordernder, die vielfältigen Aufgaben ausschließlich durch ehrenamtliche Tätigkeiten zu bewältigen. Die Einbindung bezahlter Mitarbeiter im Verein kann eine bedeutende Entlastung für die Ehrenamtlichen bieten und bringt zusätzlich wertvolle Fachkenntnisse mit sich. Bei der Auswahl des passenden Beschäftigungsmodells ist es wichtig, zwischen ehrenamtlicher Mitarbeit, abhängiger Beschäftigung und selbstständiger Tätigkeit zu unterscheiden, wobei sich die Unterschiede vor allem in der Steuer- und Sozialabgabenverantwortung zeigen. Letztendlich sollte die Entscheidung für ein bestimmtes Beschäftigungsverhältnis auf den individuellen Bedürfnissen des Vereins basieren.

Grundsätzlich gilt, dass Eure ehrenamtlichen Mitarbeiter im Verein keine Arbeitnehmer sind. Ihnen gegenüber tritt Euer Verein nicht als Arbeitgeber auf. Deshalb kann ihnen gegenüber auch das Arbeitsrecht nicht angewandt werden. Als bezahlte Kräfte können im Verein klassische Arbeitnehmer und selbstständige Honorarkräfte beschäftigt werden. Ein zentraler Unterschied zwischen klassischen Arbeitnehmern und selbstständigen Honorarkräften ist, dass der Verein bei klassischen Arbeitnehmern für die Versteuerung des Einkommens verantwortlich ist, während selbstständige Honorarkräfte diese Verantwortung selbst tragen. Für bezahlte Sportler gelten darüber hinaus besondere Regelungen.

Ehrenamtliche Tätigkeit

Vereine sind dankbar für jede Form ehrenamtlicher Tätigkeit. Diese wird geleistet, ohne dass dadurch ein rechtliches Arbeitsverhältnis entsteht. Das bedeutet, dass für ehrenamtliche Tätigkeiten keine arbeitsrechtlichen Vorschriften wie der Kündigungsschutz gelten. Ein großer Vorteil der ehrenamtlichen Mitarbeit ist, dass sie den Verein wenig kostet und bürokratischen Aufwand spart. Ehrenamtliche haben die Möglichkeit, für ihre Aufwendungen entschädigt zu werden, etwa durch die Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale. Diese Entschädigungen werden für Ehrenamtliche und Übungsleiter steuerfrei und sozialabgabenfrei gewährt. Diese Zahlungen sind an bestimmte Voraussetzungen gebunden und eine pauschale Vergütung des Vorstands ist nur möglich, wenn dies in der Satzung festgelegt ist. In unseren Blogbeiträgen zur Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale erfahrt Ihr alles Wissenswerte über diese beiden Vergütungsformen.

Festangestellte Mitarbeiter

Sozialversicherungspflichtige Angestellte im Verein sind keine Seltenheit. Diese Anstellungen helfen den Vereinen nicht nur dabei, qualifizierte Fachkräfte zu beschäftigen, sondern erleichtern auch die Planung von Aktivitäten. So können die Vereine ihre Angebote besser organisieren und auf die Bedürfnisse ihrer Mitglieder eingehen. Der Verein als Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern im Verein entweder einen stundenbasierten Lohn oder ein festes monatliches Gehalt zu zahlen und ist verpflichtet, Lohnsteuern sowie Sozialabgaben abzuführen. In einer abhängigen Beschäftigung gelten für den Verein als Arbeitgeber die gleichen Rechte und Pflichten wie für jeden anderen Arbeitgeber.

Selbstständige Honorarkräfte

Möchte Euer Verein als Arbeitgeber aktiv werden, können anstelle von festangestellten Mitarbeitenden auch auf selbstständige Honorarkräfte zurückgreifen. Tätigkeiten wie die von Trainern oder Übungsleitern werden häufig auf freiberuflicher Basis ausgeführt. In solchen Fällen werden die Konditionen über Verträge wie Dienst- oder Werkverträge festgelegt. Ein großer Vorteil ist, dass der Verein in diesem Fall keine Beiträge zur Sozialversicherung und keine Steuern abführen muss. Die Verantwortung für die Versteuerung und soziale Absicherung liegt bei den freiberuflich Tätigen selbst. Gleichzeitig entfällt für den Verein die Möglichkeit, genaue Arbeitsanweisungen zu geben.

Minijob im Verein

Bei Minijobs handelt es sich um geringfügige Beschäftigungen, die in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: 538-Euro-Minijobs, bei denen der monatliche Verdienst 538 Euro (maximal 6.456 Euro jährlich) nicht überschreitet und kurzfristige Minijobs, die auf maximal 70 Tage oder 3 Monate pro Jahr begrenzt sind. In beiden Fällen muss der Mindestlohn vom Verein als Arbeitgeber gezahlt werden. Der Verein als Arbeitgeber ist verpflichtet, das Arbeitsverhältnis bei der Minijob-Zentrale anzumelden und monatliche Abgaben zu leisten. Minijobber haben zudem Anspruch auf wichtige Leistungen wie Rentenversicherung, Unfallversicherung und bezahlten Urlaub. Die Möglichkeit, im Verein eine geringfügige Beschäftigung anzubieten, bringt sowohl dem Verein als auch den Mitarbeitenden viele Vorteile und kann eine wertvolle Unterstützung im Vereinsleben darstellen.

Überschreiten der Verdienstgrenze

Die Grenze von monatlich 538,00 € darf überschritten werden. Allerdings gelten hierfür strenge Regeln, die Ihr auch im Verein als Arbeitgeber beachten müsst:

• Zeitliche Begrenzung der Überschreitung: Eine Überschreitung der Verdienstgrenze ist nur in maximal zwei Monaten innerhalb von 12 Monaten zulässig.
• Höhe der Überschreitung: Die monatliche Verdienstgrenze darf in Ausnahmefällen bis zu 1.076 Euro (also das Doppelte der üblichen Grenze von 538 Euro) betragen.
• Vorübergehende Natur der Mehrarbeit: Die vermehrte Tätigkeit des Minijobbers muss eindeutig vorübergehender Natur sein, um die Ausnahmeregelungen in Anspruch nehmen zu können.
• Unvorhersehbare Ereignisse als Voraussetzung: Die erhöhte Arbeitszeit oder der höhere Verdienst müssen aufgrund eines unvorhersehbaren Ereignisses notwendig geworden sein. Typische Beispiele wären etwa Krankheitsvertretungen. Planbare Vertretungen, wie z. B. für Urlaubszeiten, gelten nicht als unvorhersehbar und erfüllen daher nicht die Bedingungen für die Ausnahmeregelung.

Ihr könnt das Gehalt eines Minijobbers problemlos durch die Ehrenamtspauschale oder den Übungsleiterfreibetrag aufbessern – und das komplett steuer- und sozialabgabenfrei.

Sonderzahlungen

Sonderzahlungen können im Zusammenhang mit einem Minijob im Verein leicht zu Problemen führen. Minijobber sind in Eurem Verein wie alle anderen Arbeitnehmer zu behandeln und haben somit auch Anspruch auf zusätzliche Leistungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld, sofern diese für alle Mitarbeitenden gelten. Allerdings kann dies schnell dazu führen, dass die Jahresverdienstgrenze überschritten wird. Daher ist es wichtig, Sonderzahlungen sorgfältig zu planen und in die Berechnung der Verdienstgrenze einzubeziehen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Klare Regeln im Verein zur Handhabung von Arbeitsanweisungen und Arbeitsverträgen

Der Verein als Arbeitgeber ist gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugt. Der Arbeitnehmer ist also an die Anweisungen des Arbeitgebers gebunden. Der Verein ist aber eine juristische Person, die nicht in der Lage ist, Anweisungen zu geben. Hierfür müssen „natürliche Personen“ vorhanden sein. Wer den Verein als Arbeitgeber vertritt und dessen Rechte ausüben darf, muss in der Satzung eindeutig geregelt werden.

Werden hier keine klaren Regelungen getroffen, würde § 32 Abs. 1 BGB greifen, wonach grundsätzlich die Mitgliederversammlung für alle Entscheidungen zuständig ist. Dies wäre aber kaum praktikabel. In der Satzung sollte deshalb genau geregelt werden, wer berechtigt ist, außerhalb der Mitgliederversammlung die Rechte des Vereins als Arbeitgeber wahrzunehmen. Hierzu gehören beispielsweise der Abschluss von Arbeits- und Honorarverträgen und die Erteilung von Weisungen an die Arbeitnehmer. Üblicherweise vertritt der geschäftsführende Vorstand außerhalb der Mitgliederversammlung den Verein als Arbeitgeber. Ob beispielsweise Arbeitsverträge nachträglich von der Mitgliederversammlung bestätigt werden müssen, muss dann in der Satzung festgelegt werden. 

Wenn ein Abteilungsleiter einen Vertrag mit einem Trainer abschließt, ohne die erforderliche Befugnis dazu zu besitzen, ist der Vertrag rechtlich nicht gültig. Sollte der Vorstand, der in den meisten Fällen die Befugnis hat, den Vertrag nicht anerkennen, muss dieser rückabgewickelt werden. In diesem Fall kann der Abteilungsleiter persönlich für den von ihm eingestellten Mitarbeiter im Verein haftbar gemacht werden.

Die Rechte und Pflichten Eures Vereins als Arbeitgeber

Wenn ein regelrechter Arbeitsvertrag zustande kommt, ergeben sich für Euren Verein als Arbeitgeber eine Reihe von Verpflichtungen. Die meisten dieser Verpflichtungen gelten nicht für Werks- oder Honorarverträge. Welche Verpflichtungen Ihr als Verein für welches Arbeitsverhältnis habt, haben wir Euch in der nachfolgenden Tabelle zusammengetragen.

Verpflichtung	Arbeitsvertrag (Verein als Arbeitgeber)	Werk-/Honorarvertrag (Verein als Vertragspartner)
Entlohnung	Wie im Vertrag vereinbart automatisch	Erst nach Rechnungsstellung durch Auftragnehmer
Lohnsteuer	Vom Verein einzubehalten und abzuführen	Versteuerung durch den Auftragnehmer
Sozialversicherung	Vom Verein einzubehalten und abzuführen	Sache des Auftragnehmers
Berufsgenossenschaft	Anmeldung durch den Verein	Meist keine Anmeldung erforderlich
Probezeit	Üblich, bei Azubis verpflichtend vorgeschrieben	Selten üblich – meist erst ein Probevertrag, dann folgen weitere Aufträge
Zeitliche  Befristung	Genau beachten – unter Umständen kann aus einem befristeten Vertrag bei Nichtbeachtung ein unbefristeter werden	Müssen klar aus dem Vertrag hervorgehen.
Zusätzliche Vereinbarungen	Aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen zulässig

Das zentrale Recht Eures Vereins als Arbeitgeber ist das Direktions- oder Weisungsrecht. Der Verein, vertreten durch seine Organe – in der Regel der Vorstand – legt fest, wann und wo die jeweiligen Arbeiten durchgeführt werden. Dieses Recht kann durch Regeln im Arbeitsvertrag eingeschränkt werden. Außerdem sind die gesetzlichen Bestimmungen (z. B. Arbeitszeitgesetz, Arbeitsstättenverordnung, Arbeitsschutzvorschriften usw.) einzuhalten. 

Euer Verein als Arbeitgeber hat gegenüber dem Arbeitnehmer eine Vergütungspflicht. Das im Arbeitsvertrag festgelegte Gehalt muss dem Mitarbeiter im Verein pünktlich und gemäß den Vereinbarungen ausgezahlt werden. Dabei sind tarifvertragliche Regelungen nur zu berücksichtigen, wenn sich Euer Verein einem Arbeitgeberverband angeschlossen hat (was nur selten der Fall ist) oder seine Arbeitsverträge freiwillig nach tariflichen Regeln gestaltet. 

Sozialversicherungspflicht

Außerdem ist Euer Verein als Arbeitgeber verpflichtet, der Sozialversicherungspflicht nachzukommen. Hierzu gehört die Abführung der Beiträge zu den in der Tabelle aufgeführten Versicherungen.

Versicherung	Gesamt*	Arbeitnehmeranteil	Arbeitgeberanteil
Krankenversicherung	14,6	7,3	7,3
Individueller Zusatzbeitrag	Variabel	Komplett	Kein Anteil
Rentenversicherung	18,6	9,3	9,3
Arbeitslosenversicherung	2,6	1,3	1,3
Pflegeversicherung	2,4 – 3,4	Abhängig von der Anzahl der Kinder des Arbeitnehmers

Hinzu kommen noch die Insolvenzgeldumlage und die Unfallversicherung. 

Euer Verein muss als Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer auch Lohnunterlagen führen und mindestens sechs Jahre, abschlussrelevante Unterlagen sogar zehn Jahre aufbewahren. 

Außerdem ist Euer Verein als Arbeitgeber verpflichtet, vom Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung zu verlangen. Der Arbeitnehmer kann sie über das ELSTER-Portal elektronisch abrufen. Liegt keine Bescheinigung vor, muss die ungünstigste Steuerklasse zur Berechnung der Lohnsteuer herangezogen werden.

Die Lohnsteuer-Anmeldung und die Lohnsteuerbescheinigungsdaten müssen elektronisch via Internet an das für Euren Verein zuständige Finanzamt übermitteln werden. Nur in Ausnahmefällen erlaubt das Finanzamt auf Antrag die manuelle Übermittlung, Zur elektronischen Übermittlung müsst Ihr Euren Verein auf dem ELSTER-Portal anmelden. 

Verträge im Verein: Arbeitsvertrag, Werkvertrag und Honorarvertrag

Zunächst müsst Ihr klären, ob ein klassisches Arbeitsverhältnis entsteht oder ob stattdessen ein Honorar- oder Werkvertrag geschlossen wird. Diese Entscheidung bestimmt, ob Euer Verein als Arbeitgeber auftritt und für Lohnsteuer und Sozialabgaben verantwortlich ist. Darüber hinaus ist es wichtig, Haftungsfragen im Vorfeld zu klären.

Arbeitsvertrag im Verein

Wenn Euer Verein Mitarbeiter einstellen möchte, ist es wichtig, die Arbeitsverträge im Hinblick auf das seit August 2022 geltende Nachweisgesetz (NachwG) zu überprüfen. Dieses Gesetz legt fest, welche Informationen in einem Arbeitsvertrag enthalten sein müssen. Bestehende Arbeitsverträge müssen nicht geändert werden, es sei denn, der Arbeitnehmer fordert eine Anpassung. In diesem Fall muss der Arbeitgeber innerhalb von sieben Tagen eine schriftliche Vereinbarung vorlegen und den Vertrag innerhalb eines Monats anpassen.

Am ersten Arbeitstag müsst Ihr dem neuen Mitarbeiter im Verein eine schriftliche Niederschrift aushändigen, die die Namen und Anschriften der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt sowie die Arbeitszeit enthält. Vollständige Informationen sind innerhalb von sieben Kalendertagen zu übermitteln.

Arbeitsverträge – Zusätzlich nötige Angaben

Zusätzliche Angaben im Arbeitsvertrag	Details
Falls vereinbart: Dauer der Probezeit	Angabe, wenn eine Probezeit vereinbart wurde.
Enddatum des Arbeitsverhältnisses	Entweder festes Enddatum oder unbefristet.
Falls vorgesehen: Freie Wahl des Arbeitsortes	Angaben, ob der Arbeitnehmer den Arbeitsort selbst wählen kann.
Vergütungssätze für Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien oder Sonderzahlungen	Klare Regelungen zu Vergütung und Zahlungen über das reguläre Gehalt hinaus.
Ruhepausen und -zeiten	Angaben zu den vorgesehenen Ruhepausen und Arbeitszeiten.
Bei Schichtarbeit: Schichtsystem, -rhythmus und Voraussetzungen für Veränderungen	Informationen zum Schichtsystem und den Bedingungen für Änderungen.
Bei vereinbarter Möglichkeit der Überstundenanordnung: Voraussetzungen für Anordnungen	Bedingungen, unter denen Überstunden angeordnet werden können.
Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungsmaßnahmen	Informationen zu Fortbildungsansprüchen, falls vorhanden.
Betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger	Name und Anschrift des Versorgungsträgers; Nachweispflicht entfällt, wenn der Träger informiert.
Bei Kündigung: Einhaltendes Verfahren	Vorgaben für das Kündigungsverfahren, einschließlich Schriftformerfordernis und Fristen.

Werkvertrag im Verein

In einem Werkvertrag verpflichtet sich Euer Verein, vertreten durch den Vorstand, eine bestimmte Leistung zu bezahlen, die der Auftragnehmer erbringen soll. Anders als beim Dienstvertrag ist der Auftragnehmer hier nicht nur für die Ausführung der Arbeit verantwortlich, sondern auch für das erfolgreiche Erreichen des vereinbarten Ergebnisses. Dabei bleibt es dem Auftragnehmer überlassen, wie er die Leistung erbringt.

Da der Auftragnehmer beim Werkvertrag ein bestimmtes Ergebnis schuldet, ist es sehr wichtig, dass ihr im Vertrag genau beschreibt, welches Ergebnis von Euch bezahlt werden soll. Grundsätzlich sollten sich die folgenden Bestandteile im Werkvertrag wiederfinden

• Möglichst genaue Beschreibung des zu entlohnenden Ergebnisses (bei Reparaturarbeiten kann es beispielsweise wichtig sein, dass von Eurer Seite auch das zu verwendende Material festgelegt wird.
• Termin, bis wann das Ergebnis vorliegen soll. Bei längerfristigen Arbeiten sollten auch Zwischentermine vereinbart werden. Dann sollten zumindest Termine festgelegt werden, zu denen der Auftragnehmer über den Stand der Arbeiten informiert.
• Detaillierte Festlegung des Honorars. Hier sollten auch Angaben zu der Mehrwertsteuer sowie zu den Nebenkosten gemacht werden.
• Art der Abwicklung des Honorars – je nach Umfang können auch Abschlagszahlungen vereinbart werden.
• Termin der Abnahme. Hierzu ist der Auftraggeber verpflichtet. Ergibt die Abnahme keine Beanstandungen und ist nichts anderes vereinbart ist das Honorar spätestens 30 Tage nach der Abnahme fällig.
• Regelungen, unter welchen Bedingungen der Vertrag um Auftraggeber gekündigt werden kann.

Die oben gemachten Angaben stellen das Minimum dar, das Ihr in einem Werkvertrag vereinbaren müsst. Zusätzlich könnt Ihr weitere Regelungen treffen, wie etwa die Übertragung von Nutzungs- oder Urheberrechten oder eine Vertraulichkeitsklausel, die sicherstellt, dass über den Vertragsinhalt Stillschweigen gewahrt wird.

Vergütung im Werkvertrag

Bevor ihr einen Werkvertrag abschließt, werdet Ihr sicher verschiedene Angebote einholen, um einen möglichst günstigen Vertrag abschließen zu können. Wenn vorher nichts anderes schriftlich vereinbart wurde, darf der Interessent für den Kostenvoranschlag nichts berechnen (§ 632 Abs. 3). Außerdem hat der Auftragnehmer grundsätzlich erst Anspruch auf eine Entlohnung, wenn die Arbeiten abgenommen wurden (§ 641 BGB). Ihr könnt auch eine andere Regelung im Vertrag vereinbaren.

Ihr könnt mit dem Auftragnehmer die Vergütung nach unterschiedlichen Kriterien vereinbaren. Die sicherste Lösung für Euch wäre ein Pauschalpreis. Dieser Preis gilt auch, wenn beispielsweise die Materialpreise für den Auftragnehmer gestiegen sind. Egal, wie der Markt sich entwickelt, Ihr zahlt immer den vereinbarten Preis.

Eine Vereinbarung zur Abrechnung nach Einheitspreisen funktioniert ähnlich. Wenn beispielsweise ein Vertrag mit einem Handwerker abgeschlossen wird, um die Spielfeldumrandung zur Bankenbefestigung zu erneuern, kann ein Einheitspreis pro laufendem Meter vereinbart werden. Dieses Abrechnungsmodell bietet den Vorteil, dass der Zeitaufwand für die Arbeiten keine Rolle spielen. Da Arbeitszeiten häufig zu hohen Kosten führen können, seid Ihr mit der Festlegung von Einheitspreisen auf der sicheren Seite.

Im Gegensatz dazu solltet Ihr bei Werkverträgen, die nach Zeitaufwand abgerechnet werden, sehr vorsichtig sein. Wenn Ihr einen solchen Vertrag abschließen möchtet, achtet darauf, dass neben den Stundensätzen für die Arbeitszeit auch Fahrten zum Einsatzort separat aufgeführt und berechnet werden.

Einen Werkvertrag kündigen

Euer Verein als Auftraggeber kann grundsätzlich jederzeit den Werkvertrag kündigen, ohne dafür Gründe nennen zu müssen. Eine Kündigung nach Fertigstellung des vereinbarten Werks ist ausgeschlossen (§ 648 BGB). Unter Umständen hat der Auftragnehmer jedoch Ansprüche auf Entschädigung für bereits geleistete Arbeiten, wenn der Vertrag vor Beendigung der Arbeiten gekündigt wird. Für den Auftragnehmer ist es nicht so einfach, den Vertrag zu kündigen. Eine Kündigung ist beispielsweise denkbar, wenn die Fortsetzung des Vertrages dem Auftragnehmer nicht mehr zugemutet werden kann.

Honorarvertrag im Verein

Ein Honorarvertrag kann ausschließlich mit Personen geschlossen werden, die nicht als Arbeitnehmer gelten. Ein klassischer Arbeitnehmer zeichnet sich dadurch aus, dass er in Bezug auf Arbeitszeit, Arbeitsort und die Art der Aufgabenerledigung an die Anweisungen des Arbeitgebers – in diesem Fall Eures Vereins – gebunden ist. Die folgende Übersicht verdeutlicht die Unterschiede zwischen der Beschäftigung von Arbeitnehmern und selbstständig Tätigen auf Basis von Honorarverträgen.

Arbeitnehmer	Selbstständiger auf Honorarvertragsbasis
– Arbeitszeit wird vom Arbeitgeber bestimmt – Tätigkeit in dem vom Arbeitgeber festgelegten Räumen – Arbeitsmaterial wird vom Arbeitgeber gestellt – Grundsätzlich an die Weisungen des Arbeitgebers gebunden	– Arbeitszeit und -ort wird selbstbestimmt – Übernahme des unternehmerischen Risikos – Wird auf Rechnung im eigenen Namen tätig – Für mehrere Auftraggeber tätig
Abschluss eines Arbeitsvertrages	Abschluss eines Honorarvertrages
Arbeitgeber übernimmt die Abführung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge	Selbstständige ist für die Abführung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge eigenverantwortlich
Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Mindesturlaub, Kündigungsschutz, Arbeitsschutz und Arbeitslosengeld	Lediglich Anspruch auf sein Honorar

Mit einem Honorarvertrag habt Ihr also einen Mitarbeiter im Verein nicht fest angestellt. Er erhält lediglich das im Vertrag vereinbarte Honorar. Für Steuern und Sozialversicherung ist der Mitarbeiter selbst verantwortlich. Das Honorar für den Mitarbeiter im Verein handelt Euer Vorstand mit dem Mitarbeiter aus. Im Honorarvertrag sollten zumindest die folgenden Punkte berücksichtigt werden:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten der Vertragspartner (Euer Verein als Auftraggeber und der Mitarbeiter als Auftragnehmer)
• Vertragsbeginn und -ende
• Beschreibung der vereinbarten Leistung
• Honorargestaltung (Stunden Honorar oder Festhonorar, inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer, eventuell zusätzliche Nebenkosten für Fahrten und Unterkunft usw.)
• Vereinbarung, wie der Auftragnehmer den Auftraggeber über den Fortgang der Arbeiten zu informieren hat
• Vereinbarung über etwaige Kündigung des Vertrages
• Gerichtsstand bzw. Erfüllungsort

Regelungen zur Beschäftigung von Mitarbeitern in Vereinsabteilungen

In Vereinen sind Abteilungen üblich, jedoch sind sie rechtlich gesehen keine eigenständigen Rechtspersonen. Das bedeutet, dass sämtliche Verantwortlichkeiten und Rechte bei dem Gesamtverein verbleiben und durch den Vereinsvorstand wahrgenommen werden. Daher ist es entscheidend, dass die Satzung eindeutig festlegt, unter welchen Bedingungen und nach welchem Verfahren Abteilungen innerhalb des Vereins gegründet und aufgelöst werden können. Falls die Satzung hierzu keine spezifischen Bestimmungen enthält, liegt die Zuständigkeit für diese Entscheidungen bei der Mitgliederversammlung.

In vielen Vereinen haben die Abteilungen viel Freiraum, manchmal sogar mehr, als nötig wäre. Diese Unabhängigkeit kann für die Verantwortlichen der Abteilungen riskant sein, besonders wenn es um die Einstellung von Mitarbeitern im Verein geht. Verträge dürfen nur von den Gremien abgeschlossen werden, die laut Satzung dazu berechtigt sind, in der Regel also vom Vorstand. Ein Abteilungsleiter ist dazu in den meisten Fällen nicht befugt. Stellt er dennoch Kräfte für den Verein ein, haftet er hierfür privat.

Nicht selbstständige Abteilungen und selbstständige Zweigvereine

Das Recht, Mitarbeiter im Verein einzustellen, kann eine Abteilung nur bekommen, wenn das Recht per Satzung eingeräumt wird oder es sich bei der Abteilung um einen sogenannten selbstständigen Zweigverein handelt. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Die Abteilung wird als selbstständiger Zweigverein in das Vereinsregister eingetragen oder es handelt sich um einen nichtrechtsfähigen Zweigverein nach § 54 BGB. Bei einen nichtrechtsfähigen Zweigverein haftet grundsätzlich der Handelnde persönlich, wenn die Satzung des Hauptvereins nichts anderes ergibt.

Eine Untergliederung Eures Vereins wäre als nichtrechtsfähiger Zweigverein anzusehen, „wenn sie auf Dauer Aufgaben nach außen im eigenen Namen durch eine eigene, dafür handlungsfähige Organisation wahrnehmen. Nicht erforderlich ist, dass Zweck und Organisation der Untergliederung in einer von dieser beschlossenen Satzung festgelegt sind; sie können sich auch aus der Satzung des Hauptvereins ergeben.“ (Amtlicher Leitsatz des Bundesgerichtshofs vom 19.03.1984 – Aktenzeichen II ZR 168/83)

Wenn die oben genannten Kriterien darauf hindeuten, dass Eure Abteilung(en) keinen rechtsfähigen Verein bilden, ist es ratsam, in der Satzung klar festzulegen, welche Kompetenzen Ihr auf die Abteilung übertragen möchtet und welche nicht.

Unterschiede zwischen einer Abteilung und einem Zweigverein

Der Unterschied zwischen einem selbstständigen Zweigverein und einer nicht rechtsfähigen Abteilung wird in folgender Gegenüberstellung deutlich:

Nicht selbstständige Abteilungen …	Selbstständige Zweigvereine …
sind nicht rechtsfähig.	sind rechtsfähig.
können weder klagen noch verklagt werden.	können klagen und verklagt werden.
haben keine eigene Satzung	verfügen über eine eigene Satzung
besitzen keinen vom Hauptverein unabhängigen Vorstand. Abteilungstreffen sind keine Mitgliederversammlungen.	verfügen über einen eigenen Vorstand und halten Mitgliederversammlungen ab.
besitzen kein eigenes Vermögen. Ausnahme: Die Abteilung erwirbt im eigenen Namen Vermögenswerte, die sie dann auch selbst finanzieren muss.	haben eigenes Vermögen, das sie im Sinne der Satzung verwaltet und eingesetzt.
haben im rechtlichen Sinne keine Mitglieder. Abteilung Beiträge können nur erhoben werden, wenn dies in der Satzung des Vereins zugelassen ist.	haben Mitglieder, von denen sie Beiträge erheben können.
sind bei der Ausübung ihrer Aufgaben an die Weisungen des Vereins gebunden.	üben auf Dauer Aufgaben nach außen im eigenen Namen entsprechend der eigenen Satzung aus. Hierbei kann es sich auch um Aufgaben handeln, die unabhängig von der unselbstständigen Tätigkeit für den Hauptverein geleistet werden.

Der Sponsor als Arbeitsgeber: So profitiert der Verein

Es kommt häufig vor, dass ein Sponsor einen Mitarbeiter in seinem Unternehmen anstellt und ihn als regulären Arbeitnehmer beschäftigt. In diesem Fall ist zwischen Sponsor und Verein ein Sponsoringvertrag notwendig, um die finanzielle Unterstützung genau festzulegen und die vom Verein im Gegenzug erbrachten Leistungen verbindlich zu regeln. Oftmals erbringt dieser Mitarbeiter jedoch den Großteil seiner Arbeitsleistung nicht im Betrieb des Sponsors, sondern engagiert sich vorrangig im Verein. Ein Beispiel hierfür wäre ein Trainer, der für ein Sportteam tätig ist, jedoch von einem örtlichen Unternehmen (Sponsor) im Verein angestellt wird.

In steuerlicher Hinsicht ist der Verein dadurch nicht betroffen, da der Mitarbeiter direkt vom Sponsor vergütet wird, der somit auch alle steuerrechtlichen Verpflichtungen übernimmt. In dieser Konstellation tritt der Verein nicht als Arbeitgeber auf. Allerdings muss in diesem Zusammenhang die Frage der Unfallversicherung des Mitarbeiters im Verein geklärt werden, was von großer Bedeutung ist. Die Verantwortung für die Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung liegt in diesem Fall beim Sponsor und nicht beim Verein.

Sportvereine haben oft das Problem, dass sie talentierte Sportler ausbilden, diese aber beim Wechsel in den Profisport nicht entsprechend Ihrer Leistung vergüten können. In solchen Fällen springen häufig Sponsoren ein, die mit den Sportlern Verträge abschließen. Diese Verträge legen fest, welche Leistungen der Sportler für den Sponsor erbringen muss, beispielsweise welche Kleidung er tragen soll und wie häufig er für Medienauftritte zur Verfügung stehen muss.

Vertragsamateure und bezahlte Sportler im Verein

Sogenannte Vertragsamateure und bezahlte Sportler sind im Sinne des § 67a AO grundsätzlich als Arbeitnehmer Eures Vereins anzusehen. Solche Sportler stellen ihre Arbeitskraft für eine vereinbarte Zeit, in der auch sportliche Veranstaltungen fallen, gegen Entgelt zur Verfügung. Sie sind verpflichtet, an Trainingseinheiten und Sportveranstaltungen teilzunehmen. Entscheidend ist hier nicht nur, ob es sich bei der Veranstaltung, für die dem Sportler etwas gezahlt wird, um einen Zweckbetrieb des Vereins oder einen (steuerlich nicht begünstigten) Geschäftsbetrieb handelt. Die Frage, ob der Sportler steuer- oder sozialversicherungspflichtig ist, muss unabhängig von der Zuordnung zum zweck- oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb betrachtet werden.

Zuordnung der Veranstaltungen in den richtigen Steuerbereich

Bei der Zuordnung von Sportveranstaltungen ist es wichtig, zwischen dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb und dem gewerblichen Betrieb zu unterscheiden. Während der ideelle Bereich normalerweise für Jugend- und Trainingsarbeit sowie Spiele ohne Eintritt genutzt wird, ist der Zweckbetrieb für sportliche Veranstaltungen zuständig. Eine Veranstaltung gilt als sportlich, wenn organisatorische Maßnahmen zur sportlichen Betätigung von aktiven Sportlern getroffen werden, unabhängig von der Veranstaltungsart oder ob Eintritt verlangt wird. Dabei zählen auch Nebenleistungen wie Transport oder Nutzung von Sportanlagen, wenn sie im Rahmen der Veranstaltung erbracht werden.

Um die steuerlichen Vorteile des Zweckbetriebs in Anspruch nehmen zu können, dürfen die Einnahmen 45.000 EUR pro Jahr (inklusive Umsatzsteuer) nicht überschreiten, auch wenn bezahlte Sportler teilnehmen. Ein Verzicht auf die Zweckbetriebsgrenze ist unter bestimmten Bedingungen möglich, beispielsweise zur Ausnutzung von Betriebsausgaben. Die Verzichtserklärung muss beim Finanzamt eingereicht werden und gilt für mindestens fünf Jahre. Bezahlungen wie Aufwandsentschädigungen stellen keine Bezahlung im Sinne eines „bezahlten Sportlers“ dar und müssen belegt werden. Seit 2023 wird eine Aufwandsentschädigung von bis zu 520 EUR pro Monat ohne Belege anerkannt, wobei bei Überschreitung der Grenze Belege für alle Leistungen vorgelegt werden müssen. Wichtig ist, dass die 520 EUR-Regel nur für Sportler des eigenen Vereins gilt und nicht für externe. Bei höheren Vergütungen sind die Zahlungen lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Checkliste: Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb nach § 67a AO (Abgabenordnung)

		Ja – weiter in	Nein – weiter in
1	Einnahme inkl. Umsatzsteuer maximal 45.000 € (inklusiv Umsatzsteuer) im Jahr	Zeile 2	Zeile 2
2	Verzicht auf die Zweckbetriebsgrenze	Zeile 3	Zeile 4
3	Mindestens ein Teilnehmer ist ein bezahlter Sportler	Zeile 5	Zeile 4
4	Zweckbetrieb
5	Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Steuerliche Behandlung von Zahlungen an Sportler

Bei bezahlten Sportlern handelt es sich um Athleten, die über die Erstattung ihrer Aufwendungen hinaus Vergütungen oder Vorteile erhalten. Nach § 67a der Abgabenordnung (AO) gelten sie als bezahlt, wenn sie für ihre sportliche Betätigung, einschließlich der Nutzung ihres Namens oder Bildes zu Werbezwecken, mehr als eine Aufwandsentschädigung erhalten.

Sportlern kann grundsätzlich keine Übungsleiterpauschale oder Ehrenamtspauschale bezahlt werden. Die 520,00 €-Regel hat für die Einordnung des Sportlers keine Bedeutung. Sie gilt nur zur Klärung, ob es sich bei den Veranstaltungen um eine Leistung innerhalb des Zweckbetriebs oder des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs handelt. Deshalb müsst Ihr auch bei Zahlungen von 520,00 € oder weniger prüfen, ob es sich nicht schon um eine steuer- und sozialversicherungspflichtige Zahlung handelt.

Lohnsteuerhaftung bei bezahlten Sportlern

Bei der Beschäftigung bezahlter Sportler trägt Euer Verein als Arbeitgeber die Verantwortung für die korrekte Abführung der Lohnsteuer. Diese Pflicht gilt nicht nur für regelmäßige Gehaltszahlungen, sondern auch für alle weiteren Vergütungen, wie beispielsweise Aufwandsentschädigungen. Kommt es zu einer Steuerprüfung und Unstimmigkeiten, kann dies zu erheblichen Nachzahlungen führen.

Um Risiken zu minimieren, solltet Ihr klare Arbeitsverträge oder schriftliche Vereinbarungen mit den Sportlern treffen, die die Vergütung und die steuerlichen Aspekte festhalten. Bei Überzahlungen kann der Verein versuchen, die zu viel gezahlte Lohnsteuer im Innenverhältnis von den Sportlern zurückzufordern. Dabei sind mögliche Konflikte und steuerliche Konsequenzen zu beachten. Eine frühzeitige rechtliche Beratung kann helfen, die steuerlichen Pflichten richtig zu erfüllen.

Amateursportler im Verein

Amateursportler engagieren sich in der Regel nicht aus wirtschaftlichem Interesse, sondern zur Förderung ihrer Gesundheit oder als Freizeitbeschäftigung. Wenn sie lediglich aufgrund ihrer Mitgliedschaft in einem Verein aktiv sind und damit ihre Pflichten erfüllen, sind sie nicht sozialversicherungspflichtig. Dies gilt auch für Amateursportler, die an Wettkämpfen teilnehmen und finanzielle Anreize erhalten, um ihre sportliche Motivation zu fördern.

Steuerfreie Leistungen für Amateursportler

Sportlern in Eurem Verein kann keine Ehrenamtspauschale ausgezahlt werden. Dennoch habt Ihr die Möglichkeit, den Sportlern steuerfreie Aufmerksamkeiten in Höhe von mindestens 40,00 € pro Jahr zu gewähren, wobei viele Finanzämter bis zu 60,00 € anerkennen. Wichtig ist, dass es sich um Sachgeschenke handelt – Gutscheine sind ebenfalls erlaubt, solange sie nicht gegen Bargeld eingetauscht werden können.

Darüber hinaus könnt Ihr unbezahlte Sportler für Reisekosten entschädigen, die bei auswärtigen Spielen, Schulungen oder Sondertrainings entstehen. Es ist jedoch entscheidend, dass Ihr die Erstattung im Voraus mit dem Finanzamt klärt, insbesondere wenn es um Fahrtkosten zwischen Wohnsitz und Vereinssitz geht. Die Erstattung kann unter anderem Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel, eigene PKW-Fahrten (aktuell 0,30 € pro Kilometer) sowie Reisenebenkosten wie Parkgebühren umfassen. Verpflegungsmehraufwendungen sind ebenfalls möglich: 14,00 € bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit und 28,00 € bei mehr als 24 Stunden.

Für die Erstattung von Kosten für Sportkleidung und Sportgeräte gilt, dass diese nur gegen Vorlage der entsprechenden Belege erstattet werden können. Eine pauschale Erstattung ist hier nicht zulässig. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, einen Aufwandsersatz von bis zu 256,00 € pro Jahr steuerfrei zu gewähren, solange es sich bei der Zahlung um „sonstige Einkünfte“ handelt und kein Arbeitsverhältnis zum Verein besteht.

Vorstand als Arbeitnehmer

Grundsätzlich ist Euer Vorstand ehrenamtlich, also unentgeltlich tätig (§ 27 Abs. 3 BGB). In der Satzung kann jedoch eine abweichende Regelung getroffen werden. Aber auch, wenn Ihr Euren Vorstand bezahlt, gilt er im juristischen Sinne nicht als Arbeitnehmer. Das hat zur Folge, dass bei Streitigkeiten der Verein nicht als Arbeitgeber auftritt und das Arbeitsgericht nicht zuständig ist. Im Anstellungsvertrag könnt Ihr jedoch abweichende Regelungen treffen. Statt des Arbeitsrechts kommt bei einer Anstellung des Vorstandes das Dienstvertragsrecht zur Anwendung (§ 611 ff. BGB).

Im Dienstvertrag mit dem Vorstand können auch Elemente des Arbeitsrechts übernommen werden. Grundsätzlich geht aber der Schutz der Vorstandsmitglieder nicht so weit wie der Schutz eines „normalen Arbeitnehmers“.

Die Erstattung von Aufwendungen stellt natürlich keine Bezahlung dar. Nachgewiesene Kosten, die den Vorstandsmitgliedern in Ausführung ihrer Tätigkeit entstehen, können deshalb ersetzt werden.

Die Ehrenamtspauschale darf Vorstandsmitgliedern jedoch nur gewährt werden, wenn ihr das in der Satzung festgelegt habt. So lange keine Satzungsregelung besteht, kann die Ehrenamtspauschale auch nicht an Vorstandsmitglieder gezahlt werden. Bevor Ihr also die Ehrenamtspauschale zahlt, muss eine Satzungsregelung beschlossen sein. Die Zahlung der Ehrenamtspauschale macht aus einem Vorstandsmitglied jedoch kein bezahltes Vorstandsmitglied.

Fazit

Sobald Euer Verein die Rolle des Arbeitgebers übernimmt, ergeben sich zahlreiche rechtliche und organisatorische Pflichten, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen. Es ist wichtig zu betonen, dass Vereine als Arbeitgeber keinen besonderen rechtlichen Schutz oder Sonderregelungen genießen. Daher solltet Ihr sicherstellen, dass auf diesem Gebiet erfahrene Vereinsmitglieder beratend zur Seite stehen. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, auf externe Experten wie Steuerberater zurückzugreifen, um rechtliche und steuerliche Probleme zu vermeiden. Unser Rat: Überprüft frühzeitig Eure Vereinssatzung und ergänzt gegebenenfalls notwendige Bestimmungen, bevor Ihr Beschäftigungsverhältnisse im Verein als Arbeitgeber eingeht. Eine Satzungsgrundlage schafft Klarheit und schützt vor möglichen Problemen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Verein als Arbeitgeber