Die Beitragsordnung im Verein

• 08. Mai. 2024
• hfischer
• 0

---

Dass Euer Verein Mitgliederbeiträge erhebt, muss in der Satzung stehen, sonst dürft Ihr keine Beiträge erheben. Das heißt aber nicht, dass Ihr die ganzen Details (Beitragsarten, Beitragshöhe usw.) auch in der Satzung aufführen müsst. Das regelt Ihr besser in einer Beitragsordnung. Diese kann dann von der Mitgliederversammlung bei Bedarf geändert werden, ohne dass es dadurch zu einer Satzungsänderung kommt, die dann mit einem erheblichen Aufwand verbunden wäre. In diesem Beitrag möchten wir klären, was eine Beitragsordnung ist und warum sie für den Verein so wichtig ist, wie der Prozess der Festlegung einer Beitragsordnung abläuft, wie Ihr Eure Beitragsordnung anpassen und ändern könnt und wie Ihr diese kommuniziert. Abschließend zeigen wir Euch eine Muster-Beitragsordnung, die Ihr für den Aufbau Eurer Beitragsordnung im Vereine gerne nutzen könnt.

Solltet Ihr offene Fragen rund um das Thema Beitragsordnung haben, schreibt uns diese gerne in die Kommentarbox unterhalb des Beitrags, wir beantworten diese so schnell wie möglich!

Was ist eine Beitragsordnung?

Die Beitragsordnung regelt die Details des Beitragswesens Eures Vereins. In ihr legt Ihr nicht nur fest, wie hoch die Mitgliederbeiträge der einzelnen Mitgliedsgruppen sind. Hier könnt Ihr auch festlegen, wie der Verein vorgeht, wenn ein Mitglied nicht in der Lage ist, seinen Beitrag zu zahlen (Stundung, Minderung, zeitlich begrenzte Befreiung usw.). Darüber hinaus kann hier auch geregelt werden, wie ein Mahnverfahren abläuft, wenn ein Mitglied ohne Angaben von Gründen nicht zahlt.

Gesetzliche Anforderungen an eine Beitragsordnung

Grundsätzlich ist die Beitragsordnung gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der Satzung muss aber festgelegt werden, dass Beiträge erhoben werden (§ 58 BGB Nr. 2). Ohne Beitragsregelung ist eine Eintragung ins Vereinsregister nicht möglich (§ 60 BGB). Verzichtet Euer Verein auf Mitgliedsbeiträge, muss dies aus der Satzung hervorgehen. In der Mustersatzung des Bundesjustizministeriums wird folgende Formulierung vorgeschlagen:

§ 6 Aufnahmegebühr und Mitgliedsbeiträge

• Jedes Mitglied hat einen im Voraus fällig werdenden monatlichen Mitgliedsbeitrag zu entrichten.
• Die Höhe der Aufnahmegebühr und der Mitgliedsbeiträge wird von der Mitgliederversammlung festgelegt.
• Ehrenmitglieder sind von der Aufnahmegebühr und den Mitgliedsbeiträgen befreit.

Euer Verein ist aber nicht verpflichtet, eine Aufnahmegebühr zu erheben. Auch die Beitragsbefreiung von Ehrenmitgliedern ist zwar üblich, aber nicht verpflichtend.

Theoretisch kann in der Satzung auch festgelegt werden, welche Beitragsgruppen bestehen und wie hoch die Beiträge in diesen Gruppen sein sollen. Das würde aber dazu führen, dass bei jeder Änderung der Beiträge eine Satzungsänderung erfolgen muss, die dann wieder dem Registergericht und dem Finanzamt durch den geschäftsführenden Vorstand in der von der Satzung vorgeschriebenen Form mitgeteilt werden muss.

Um diesen Aufwand zu sparen, ist es sinnvoll, eine Beitragsordnung zu erstellen und in der Satzung darauf Bezug zu nehmen. So kann der Vorschlag des Bundesfinanzministeriums in § 6 Absatz 2 wie folgt angepasst werden:

• Die Höhe der Aufnahmegebühr und der Mitgliedsbeiträge wird von der Mitgliederversammlung in einer Beitragsordnung festgelegt.

Prozess der Festlegung einer Beitragsordnung

Wenn die Satzung keine andere Regelung vorsieht, wird die Beitragsordnung von der Mitgliederversammlung beschlossen. Es ist ratsam, dass die Diskussion und Entscheidung über die Beitragsordnung in einem Protokoll der Mitgliederversammlung festgehalten wird. Vor der eigentlichen Verabschiedung solltet Ihr aber eine Arbeitsgruppe bilden, die die Beitragsordnung vorbereitet.

Zunächst sollte man klären, welche Beitragsgruppen gebildet werden sollen und wie hoch der Jahresbeitrag für die Gruppenmitglieder sein soll. Dann solltet Ihr festlegen, in welchen Intervallen die Beiträge erhoben werden (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) und wie gezahlt werden soll (nach Rechnung per Überweisung, per SEPA-Lastschriftmandat). Schließlich solltet Ihr klären, wie verfahren werden soll, wenn ein Mitglied seinen Beitrag nicht zahlen kann oder will.

Nun kann die Gruppe einen Entwurf der Beitragsordnung erstellen. Zunächst solltet Ihr in der Einleitung auf die rechtliche Grundlage der Beitragserhebung hinweisen. Grundlage ist die entsprechende Passage in Eurer Satzung. Es folgt der Vermerk, wann die Beitragsordnung von der Mitgliederversammlung beschlossen wurde. Danach kommt der Hauptteil, in dem festgestellt wird, über welche Beitragsarten der Verein verfügt, wie hoch die Beiträge sind und in welche Form sie erhoben werden.

Der Entwurf der Beitragsordnung sollte dann mit der Einladung zur Mitgliederversammlung an die Mitglieder gesandt werden. In der Mitgliederversammlung wird dann der Vorschlag diskutiert, eventuell ergänzt und abgeändert und verabschiedet.

Beitragsordnung anpassen und ändern

Änderungen der Beitragsordnung sind – wenn sich aus der Satzung oder aus der Beitragsordnung selbst nichts anderes ergibt – jederzeit durch Beschluss der Mitgliederversammlung möglich. In den meisten Fällen wird es sich dabei leider um die Anhebung von Beiträgen handeln. Das Thema solltet Ihr auf keinen Fall auf die lange Bank schieben. Es ist leichter, jährlich minimale Anhebungen durchzusetzen, als nach mehreren Jahren einen „großen Sprung“ zu machen.

Für eine ausgewogene Gestaltung der Mitgliedsbeiträge, die von den Mitgliedern akzeptiert wird, und für eine erfolgreiche Anpassung ohne negative Auswirkungen auf die Vereinsmitgliedschaft ist es entscheidend, transparent zu kommunizieren und überzeugende Argumente vorzubringen – insbesondere im Falle einer Beitragserhöhung. Eine Möglichkeit hierfür ist die Offenlegung der Beitragskalkulation am Schwarzen Brett des Vereins.

Die Beitragsordnung sollte allen Mitgliedern jederzeit zugänglich sein. Neuzugängen solltet Ihr die Beitragsordnung mit dem Mitgliedsantrag aushändigen.

Staffelung der Mitgliedsbeiträge in der Beitragsordnung

Die Entscheidung, ob in der Beitragsrechnung eine Staffelung oder Ermäßigung der Beiträge vorgesehen wird, obliegt dem Vorstand beziehungsweise der Mitgliederversammlung, sofern dies in der Vereinssatzung festgelegt ist. Es ist jedoch nicht nur denkbar, sondern in vielen Fällen auch sinnvoll, eine Staffelung einzuführen.

Obwohl ein mehrstufiges Beitragssystem mit einem höheren administrativen Aufwand und zusätzlicher Bürokratie verbunden ist, sollte man – abhängig von der Größe des Vereins – in Erwägung ziehen, ein solches System einzuführen.

Ein einheitlicher Mitgliedsbeitrag für alle Vereinsmitglieder kann unter bestimmten Umständen zu verschiedenen Problemen führen:

• Nachwuchsmangel aufgrund zu hoher Beiträge für Kinder und Jugendliche
• Wenig passive Mitglieder, da für sie derselbe Beitrag wie für aktive Mitglieder gilt
• Unzufriedenheit bei Familien und Paaren, die den Verein durch mehrere Mitgliedschaften unterstützen
• Finanzielle Hürden für Rentner und Studierende, die möglicherweise nicht in der Lage sind, den vollen Beitrag zu zahlen
• Weniger Vielfalt im Verein, da verschiedene Einkommensgruppen ausgeschlossen werden

Wann ist eine Beitragsstaffelung sinnvoll?

Nicht jeder Verein benötigt ein komplexes System gestaffelter Mitgliedsbeiträge. Eine Staffelung oder Ermäßigung der Beiträge ist möglicherweise nicht empfehlenswert, wenn dein Verein:

• Weniger als 10-15 Vereinsmitglieder hat
• Eine einheitliche Zielgruppe anspricht, wie etwa ein Männergesangsverein für Senioren oder ein Turnverein für 5-10-Jährige
• Generell einen sehr niedrigen Mitgliedsbeitrag von unter 20 Euro pro Jahr erhebt (als grober Richtwert)
• Keine passiven Mitglieder oder Fördermitglieder aufnimmt

Dagegen ist eine Staffelung oder Ermäßigung der Mitgliedsbeiträge besonders empfehlenswert, wenn dein Verein:

• Mehr als 15 Mitglieder aufweist
• Eine vielfältige Zielgruppe anspricht
• Mehrere Abteilungen innerhalb des Vereins hat
• Einen Grundbeitrag von mindestens 20 Euro pro Jahr erhebt oder erheben möchte (als grober Richtwert)
• Passive Mitglieder und Förderer in den Verein aufnimmt

Diese Überlegungen helfen, die Beitragsgestaltung an die spezifischen Bedürfnisse und Strukturen Eures Vereins anzupassen.

Differenzierung des Beitrags nach Mitgliedsgruppen

Die Staffelung von Mitgliedsbeiträgen orientiert sich üblicherweise an sozialen Kriterien wie Alter, Berufsstatus und Familiensituation. Hier ist ein gängiges Modell, das jedoch je nach Zielgruppe des Vereins angepasst werden sollte. Zum Beispiel könnte ein Verein, der sich auf Jugendliche bis 18 Jahre konzentriert, auch eine Kategorie für Kinder bis 12 Jahre einführen.

Typische Staffelung:

• Kinder und Jugendliche bis 18 Jahre
• Erwachsene ab 18 Jahre in Ausbildung, Schüler, Zivildienstleistende und Studenten
• Erwachsene ab 18 Jahre im Berufsleben
• Ehepaare
• Familien (Ehepaare mit Kindern bis 18 Jahre)
• Passive Mitglieder und Förderer

Kostenkalkulation für die Beitragsordnung

Eine Beitragskalkulation ist wichtig, um sicherzustellen, dass ein Verein seine finanziellen Verpflichtungen decken kann. Sie hilft dabei, die Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen zu planen und Ausgaben wie Betriebskosten, Programme und Projekte zu finanzieren. Bei der Kalkulation sollten die unterschiedlichen Bedürfnisse und finanziellen Möglichkeiten der Mitglieder berücksichtigt werden, um eine faire und transparente Beitragsgestaltung zu gewährleisten. Die Beitragskalkulation kann jeder Verein individuell an seine Bedürfnisse anpassen. Es ist jedoch wichtig zu berücksichtigen, dass die Mitgliedsbeiträge in einem Verein mit einer einzigen Sparte anders festgelegt werden sollten als in einem Verein mit mehreren Abteilungen.

Beitragskalkulation bei einem Einspartenverein

In einem Verein mit nur einer Hauptaktivität (bzw. nur einer Abteilung) gestaltet sich die Berechnung der Mitgliedsbeiträge üblicherweise recht einfach. Die Beiträge sollten das voraussichtliche Gesamtbudget des Vereins abdecken, eventuell abzüglich anderer Einnahmen, die sicher erwartet werden können, wie zum Beispiel aus Vermietung oder Verpachtung.

Der durchschnittliche Mitgliedsbeitrag wird typischerweise errechnet, indem man die geplanten Gesamtkosten des Vereins durch die geschätzte Anzahl der Mitglieder teilt. Bei einer Staffelung der Mitgliedsbeiträge gleichen niedrigere Beiträge für bestimmte Mitgliedsgruppen höhere Beiträge für andere Personengruppen aus.

Beitragskalkulation bei einem Mehrspartenverein

In einem Verein mit mehreren Abteilungen ist die Berechnung der Mitgliedsbeiträge komplexer, da die verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Kosten verursachen können, saisonal aktiv sind oder unterschiedliche Unterstützung vom Verein erwarten. Bei der Gestaltung der Mitgliedsbeiträge in einem Mehrspartenverein stehen grundsätzlich drei unterschiedliche Ansätze zur Auswahl:

• Solidarprinzip: Alle Abteilungen haben denselben Mitgliedsbeitrag (eventuell mit einer Beitragsdifferenzierung für Kinder, Jugendliche, Erwachsene und Familien).
• Verursachungsprinzip: Es gibt einen festen Grundbeitrag, der die gemeinsamen Kosten wie den Vorstand und die Verwaltung abdeckt. Zusätzlich dazu gibt es individuell berechnete Abteilungsbeiträge, die spezifische Kosten der jeweiligen Abteilungen decken sollen.
• Ausreißerprinzip: Es gibt einen festen Grundbeitrag, der die gemeinsamen Kosten sowie die durchschnittlichen Kosten der meisten Abteilungen abdeckt. Zusätzlich gibt es Zusatzbeiträge für besonders kostenintensive Sportarten, was einen Kompromiss zwischen Solidarprinzip und Verursachungsprinzip darstellt.

Fazit

Eine Beitragsordnung bietet die Möglichkeit, Zeit und Aufwand zu sparen. Im Gegensatz zu einer Satzungsänderung kann sie von der Mitgliederversammlung unkompliziert angepasst werden, ohne dass dies eine formelle Meldung an das Vereinsregister und das Finanzamt erfordert. Dennoch muss die grundsätzliche Regelung, dass der Verein Beiträge erhebt und die Einzelheiten in einer Beitragsordnung festlegt, in der Satzung verankert sein. Als Grundlage für Eure Beitragsordnung könnt Ihr unsere Muster Beitragsordnung gerne downloaden und nutzen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Beitragsordnung