Einladung zur Mitgliederversammlung: So geht’s richtig

• 28. Juli. 2023
• hfischer
• 6

Die Mitgliederversammlung ist wie das „Parlament“ Eures Vereins. In ihr entscheiden Eure Mitglieder über alle wichtigen Fragen des Vereins. Mindestens eine Versammlung im Jahr ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 32 BGB). Der Vorstand ist an die Beschlüsse der Mitgliederversammlung gebunden. Da viele Beschlüsse auch an das Registergericht gemeldet werden müssen, ist es wichtig, dass alle gesetzlichen und satzungsgemäßen Anforderungen einer Mitgliederversammlung erfüllt werden. Diese Beschlüsse sollten auch in einem Protokoll dokumentiert werden. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die Versammlung äußerst gewissenhaft zu planen und vorzubereiten. Wie Ihr Eure Mitgliederversammlung richtig plant und wie die Einladung zur Mitgliederversammlung aussehen sollte, erklären wir Euch in diesem Beitrag.

Die Mitgliederversammlung vorbereiten

Zunächst solltet Ihr einen Blick in die Vereinssatzung werfen. Denn es ist entscheidend, dass schon die Vorbereitung einer Mitgliederversammlung den Regularien entspricht, die die Satzung vorschreibt. Besonders wichtig ist, dass Ihr klärt

• wie früh die Mitglieder über den Termin der Versammlung informiert werden müssen,
• über welche Wege die Mitglieder eingeladen werden müssen,
• bis zu welchem Zeitpunkt vor der Versammlung Anträge gestellt werden können und
• ob die Satzung Vorschriften bezüglich der Mehrheiten enthält, die für die Annahme eines Antrags nötig sind.

Viele Vereine haben eine eigene Geschäftsordnung für die Mitgliederversammlung, auf die in der Satzung Bezug genommen wird. Wie eine solche Muster-Geschäftsordnung aussehen kann, seht Ihr hier.

Ort und Zeit der Mitgliederversammlung festlegen

Nachdem Ihr die Einladungs- und Antragsfristen kennt, um Eure Einladung zur Mitgliederversammlung zu gestalten, könnt Ihr den Termin für Eure Versammlung festlegen. Obwohl die Mitgliederversammlung sehr wichtig ist, findet sie leider häufig nur wenig Interesse bei den Mitgliedern. Darum solltet Ihr einen Termin wählen, bei dem Ihr mit möglichst vielen Mitgliedern rechnen könnt. Ungeeignet für die Mitgliederversammlung sind Termine

• in der Ferienzeit,
• zu denen Fernsehübertragungen von Großereignissen gesendet werden (Fußball-EM und WM, Olympiade, Formel 1-Rennen usw.,)
• an Wochenenden (die sind meist schon verplant)
• an denen auch regionale oder kommunale beliebte Veranstaltungen stattfinden.

Ebenso wichtig wie der Termin ist ein passender Ort für die Versammlung. Der Raum muss so groß sein, dass alle Mitglieder darin Platz haben. Eine Mitgliederversammlung, an der Mitglieder aus Platzgründen nicht teilnehmen können, ist – auch bei einer ausreichenden Anzahl von Teilnehmern – grundsätzlich nicht beschlussfähig. Meist wird die Versammlung in Euren Vereinsräumlichkeiten stattfinden können. Müsst Ihr einen Raum anmieten, achtet darauf, dass Ihr bei der Versammlung ungestört seid.

Vorabinformation an die Mitglieder

Häufig gibt es Probleme, wenn nach der offiziellen Einladung zur Mitgliederversammlung noch Anträge zur Geschäftsordnung gestellt werden. Damit möglichst viele Anträge vor der Einladung eingehen, solltet Ihr schon einige Zeit vor dem Versand der Einladung auf die Versammlung hinweisen und bitten, möglichst frühzeitig Anträge einzureichen.

Material für die Versammlung

Für die Mitgliederversammlung solltet Ihr die folgenden Materialien bereitlegen:

• Anwesenheitsliste (Vorname, Nachname reicht)
• Stimmkarten für offene Abstimmungen (Rot: Nein, Grün: Ja) in ausreichender Anzahl
• Stimmzettel für geheime Wahlen
• Sammelgefäß für das Einsammeln von Stimmzetteln
• Je nach Größe der Veranstaltung: Lautsprecher, Mikrofone, Flip-Chart, Beamer usw.
• Billige Kugelschreiber (die sind nach der Versammlung meist „verschwunden“)

Es ist schon häufiger vorgekommen, dass eine Mitgliederversammlung für ungültig erklärt wurde, weil die Vorgaben der Vereinssatzung nicht eingehalten wurden. Darum schaut erst mal in der Satzung nach, welche Anforderungen dort an die korrekte Einladung gestellt werden.

Mitgliederversammlung: Wichtige Inhalte der Einladung

Zur Mitgliederversammlung müssen alle Mitglieder eingeladen werden. Ob diese ein Stimmrecht bei der Versammlung haben oder nicht, spielt keine Rolle. Auch nicht stimmberechtigte Ehren- oder Fördermitglieder müssen eingeladen werden. Bei Minderjährigen, bei denen die Erziehungsberechtigten das Stimmrecht übernehmen, sollten sowohl das (minderjährige) Mitglied als auch deren Erziehungsberechtigte eingeladen werden. Die wichtigsten Inhalte der Einladung zur Mitgliederversammlung haben wir hier zusammengefasst:

• Um was für eine Mitgliederversammlung es sich handelt. Es kann eine „ordentliche“ Mitgliederversammlung sein (die allgemein auch als Jahreshauptversammlung bezeichnet wird) oder um eine außerordentliche Mitgliederversammlung. Bei der außerordentlichen Mitgliederversammlung sollte auch der Grund genannt werden, warum diese einberufen wird.
• Ort, Datum und Beginn (Uhrzeit) der Versammlung. Der Ort sollte mit genauer Anschrift genannt werden.
• Hinweis auf die beigefügte Tagesordnung (siehe nächstes Kapitel)
• Hinweis bis wann laut Satzung noch Anträge zur Mitgliederversammlung gestellt werden können.
• Eventuell Hinweis über ergänzendes Informationsmaterial zu den Tagesordnungspunkten (z. B. im Internet).
• Unterschrift(en) der laut Satzung für eine Einberufung zuständigen Mitglieder. Falls die Satzung keine Regelung beinhaltet, unterschreiben die Vorstandsmitglieder, die den Verein nach außen vertreten.

Teil der Einladung zur Mitgliederversammlung: Die Tagesordnung

Für den geregelten Ablauf einer Mitgliederversammlung ist eine Tagesordnung unentbehrlich. Sie sollte immer mit der Einladung zur Mitgliederversammlung verschickt werden. Denn während der Versammlung kann nur beschlossen werden, was den Mitgliedern mit der Einberufung – also der Einladung – bekanntgegeben wurde (§ 32 BGB). Schon deshalb gehört eine Tagesordnung zu jeder Einladung.

Auch wenn Ihr die Tagesordnung für Eure Mitgliederversammlung aufstellt, solltet Ihr in der Satzung nachschauen, ob dort Vorschriften für die Tagesordnung gemacht werden. Als Vorlage könnt Ihr Euch an den folgenden Tagesordnungspunkten orientieren.

• Begrüßung durch den Vorsitzenden
• Wahl eines Versammlungsleiters
• Feststellung,
  • dass ordnungsgemäß eingeladen wurde,
  • die Versammlung beschlussfähig ist,
  • wer stimmberechtigt ist und
  • welche Vertretungs-Vollmachten für Vereinsmitglieder vorliegen.
• Wahl des Protokollführers
• Tagesordnungsvorstellung mit Frage nach Änderungswünschen
• Abstimmung über die einzelnen Änderungswünsche
• Feststellung und Verabschiedung der (ergänzten, geänderten) Tagesordnung
• Rechenschaftsberichte der Geschäftsführung
  • Bericht des Vorstands
  • Bericht des Geschäftsführers
  • Vorlage des Kassenberichts (meist Teil des Geschäftsführer-Berichts)
• Entlastungen
  • Bericht der/des Kassenprüfer/s mit Antrag auf Entlastung
  • Abstimmung zur Entlastung des Vorstands
• Wahlen (falls diese zur Mitgliederversammlung anstehen)
  • Vorstand
  • Andere Organe laut Satzung
• Verabschiedung des Haushaltsplans
• Diskussion und Abstimmung über vorliegende Anträge
• Sonstiges

Versand der Einladung

Wichtig ist auch, dass die Einladung auf dem von der Satzung festgelegten Weg verschickt wird und fristgerecht beim Mitglied eintrifft. Habt Ihr die Satzung geändert, dass diese auch hybrid zulässig ist, aber nicht, dass die Einladung auch online erfolgen kann, seid Ihr immer noch verpflichtet, die Einladung auf dem Postweg zu versenden.

Beim Postversand solltet Ihr auch berücksichtigen, dass sich die gesetzlich festgelegten Zustellzeiten verlängert haben. Bisher mussten 80 % der Briefe am nächsten Werktag zugestellt werden und 95 % am übernächsten Werktag. Nun gilt die Regelung, dass 95 % der Briefe am dritten Werktag nach Aufgabe bei der Post zugestellt werden müssen. Am vierten Werktag sollen 99 % zugestellt sein. Muss die Einladung per Brief erfolgen, solltet Ihr deshalb mindestens eine Woche vor dem in der Satzung festgelegten Termin versandt werden.

Einladung zur hybriden Mitgliederversammlung

In der Satzung könnt Ihr bestimmen, dass Mitgliederversammlungen als hybride Veranstaltungen durchgeführt werden. Ist nichts in der Satzung vereinbart, kann die Mitgliederversammlung bestimmen, dass weitere Mitgliederversammlungen hybrid durchgeführt werden sollen. Der Beschluss kann für eine, mehrere oder alle zukünftigen Mitgliederversammlungen gefasst werden. Die Satzung kann auch festlegen, dass der Vorstand berechtigt ist, für die Mitgliederversammlung die Form der Veranstaltung (Präsens, Video- oder Telefonkonferenz) festzulegen (Urteil des Oberlandesgerichts Düsseldorf vom 08.07.2024 – Aktenzeichen Wx 69/24).  Wird eine Hybridveranstaltung geplant, muss die Einladung auch umfassend darüber informieren,

• dass eine Hybridversammlung durchgeführt wird,
• welche elektronischen Kontaktsysteme zur Verfügung gestellt werden,
• wie man die Kommunikationsmittel bedienen muss, wenn man hierüber an der Versammlung teilnehmen will.

Wir empfehlen Euch, eine Anleitung zu formulieren und diese der Einladung beizufügen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Einladung zur Mitgliederversammlung

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