Hybride und virtuelle Mitgliederversammlung

• 07. Februar. 2025
• lvandenryt
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Eure nächste Mitgliederversammlung steht an und Ihr überlegt, sie dieses Mal hybrid oder vielleicht sogar komplett virtuell abzuhalten? Vielleicht stellt Ihr Euch dabei die Frage, was genau dabei zu beachten ist und ob das überhaupt möglich ist. Online-Meetings sind im beruflichen Alltag längst selbstverständlich, aber wie sieht es eigentlich im Vereinsrecht aus? Gute Nachricht: Seit Februar 2023 gibt es eine neue Regelung, die es Vereinen ermöglicht, hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen durchzuführen – und das ganz ohne eine Satzungsänderung. Diese Möglichkeit wird im § 32 Abs. 2 BGB geregelt. In diesem Blogbeitrag haben wir die wichtigsten Infos und Hinweise zu hybriden und virtuellen Versammlungen für Euch zusammengefasst.

Wenn Ihr Fragen zum Thema hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen im Verein habt, freuen wir uns über Eure Kommentare unterhalb des Beitrags. Wir beantworten Eure Fragen so schnell wie möglich. Viel Spaß beim Lesen! ❤️

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Was man unter hybriden und virtuellen Mitgliederversammlungen versteht

Hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen bieten eine moderne Möglichkeit für Vereine, ihre Versammlungen flexibler zu gestalten. Bei einer hybriden Mitgliederversammlung können Mitglieder sowohl vor Ort als auch über digitale Kanäle (z.B. Microsoft Teams oder Zoom) teilnehmen. Eine virtuelle Mitgliederversammlung hingegen findet ausschließlich online statt, sodass die Teilnahme vor Ort nicht mehr erforderlich ist. Diese Formen der Versammlung haben in den letzten Jahren durch die Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen und bieten nun auch weiterhin eine wertvolle Alternative für Vereine, um Mitglieder unabhängig von ihrem Standort einzubeziehen und die Teilnahme zu erleichtern.

Hybrid oder virtuell – Was ist für Vereine die bessere Option?

Ob hybrid oder virtuell – welche Option für Euren Verein die bessere ist, kommt ganz darauf an, welche Lösung am besten zu Euren Bedürfnissen passt. Eine hybride Mitgliederversammlung bietet den Vorteil, dass Eure Mitglieder selbst entscheiden können, ob sie persönlich oder digital an der Versammlung teilnehmen. Das ist besonders praktisch, wenn Ihr eine vielfältige Mitgliedergruppe habt, bei der vielleicht nicht jeder vor Ort sein kann oder möchte. Diese Flexibilität ist besonders hilfreich, wenn ältere Mitglieder vielleicht weniger Erfahrung mit digitalen Lösungen haben oder Mitglieder, die weiter entfernt wohnen, sich die Anreise ersparen möchten.

Eine virtuelle Mitgliederversammlung geht noch einen Schritt weiter, indem sie ganz ohne physische Räumlichkeiten auskommt – sogar der Versammlungsleiter muss nicht vor Ort sein. Alle Mitglieder können von zu Hause oder jedem anderen Ort aus teilnehmen. Das spart nicht nur Zeit und Aufwand für die Anreise, sondern macht es auch einfacher, die Mitgliederversammlung zu organisieren, ohne an einen bestimmten Ort gebunden zu sein. Eine virtuelle Mitgliederversammlung stellt zudem sicher, dass Versammlungen unter allen Umständen abgehalten werden können – selbst wenn behördliche Vorgaben oder unvorhergesehene Ereignisse persönliche Zusammenkünfte einschränken.

Herausforderungen einer virtuellen Mitgliederversammlungen

Bei einer rein digitalen Mitgliederversammlung solltet Ihr aber auch die möglichen Herausforderungen im Blick behalten. So praktisch und flexibel eine Mitgliederversammlung virtuell auch ist, sie bringt einige Punkte mit sich, die Ihr vorher bedenken solltet.

Zum einen können technische Lösungen Kosten verursachen – sei es für spezielle Software, sichere Tool oder den Erwerb von Lizenzen für einen Videokonferenzanbieter. Außerdem ist nicht jedes Mitglied gleich fit im Umgang mit digitalen Tools, was für einige eine echte Hürde darstellen kann. Auch der persönliche Austausch leidet oft unter virtuellen Treffen. Die Gespräche vor und nach der Versammlung oder einfach der direkte Kontakt zwischen Vorstand und Mitgliedern entfallen. Das kann langfristig zu einer gewissen Distanz im Verein führen.

Dazu kommt, dass Diskussionen oder offene Wortmeldungen in großen Online-Runden schwerer zu moderieren sind. Wer spricht wann? Werden alle gehört? Hier braucht es klare Regeln und eine gute technische Umsetzung, damit niemand untergeht.

Letztlich hängt es also von Eurem Verein ab, ob eine virtuelle Mitgliederversammlung die richtige Wahl ist – oder ob eine hybride Mitgliederversammlung mehr Flexibilität bietet, indem sie digitale und persönliche Teilnahme kombiniert. Alternativ kann auch die klassische Mitgliederversammlung vor Ort für Euren Verein die beste Lösung sein, wenn der direkte Austausch und das Gemeinschaftsgefühl im Vordergrund stehen.

Rechtliche Grundlagen für hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen im Verein

Im Februar 2023 hat der Bundestag ein Gesetz beschlossen, das es Vereinen ermöglicht, hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen abzuhalten, ohne dass dafür eine Satzungsänderung erforderlich ist. Das neue Gesetz soll Vereinen mehr Flexibilität bei der Durchführung von Versammlungen verschaffen, insbesondere für Vereine, die in ihrer Vereinssatzung noch keine entsprechenden Regelungen haben.

Bei hybriden Mitgliederversammlungen bleibt alles weitgehend alles gleich. Vereine müssen keine Satzungsänderung vornehmen, um eine hybride Versammlung durchzuführen. Die Mitglieder haben die Wahl, entweder vor Ort oder online teilzunehmen. Der Vorstand legt fest, ob eine hybride Versammlung einberufen wird. Die Satzung kann jedoch auch regeln, wer diese Entscheidung treffen darf.

Anders sieht es bei virtuellen Mitgliederversammlungen aus: Hier ist ein vorheriger Beschluss der Mitgliederversammlung notwendig, der festlegt, dass virtuelle Versammlungen durchgeführt werden dürfen. Zudem muss auch entschieden werden, ob dieser Beschluss einmalig oder dauerhaft gilt. Ohne diesen Beschluss sind virtuelle Versammlungen rechtlich nicht bindend, was im Streitfall problematisch sein könnte.

Gesetz zu hybriden und virtuellen Mitgliederversammlungen

Die Regelungen zu hybriden und virtuellen Mitgliederversammlungen sind in § 32 Abs. 2 BGB festgeschrieben. Dieser Paragraph ermöglicht es, an Versammlungen auch durch elektronische Kommunikation teilzunehmen und alle Mitgliedsrechte wie Rede-, Antrags- und Stimmrecht auszuüben. Der Gesetzgeber hat bewusst darauf verzichtet, genau festzulegen, welche Form der „elektronischen Kommunikation“ verwendet werden muss. Das bedeutet, dass nicht nur Videokonferenzen, sondern auch die Teilnahme per Chat möglich ist.

Ein Urteil des Amtsgerichts Spandau vom 27. Juni 2024 (Az. 3 C 78/24) zeigt jedoch, dass ein reines Abstimmungstool nicht ausreicht, um als Kommunikationsweg für eine virtuelle Mitgliederversammlung zu gelten. In dem Verfahren ging es um eine Einladung zur Mitgliederversammlung, in der für die virtuelle Teilnahme lediglich mitgeteilt wurde, dass ein Abstimmungstool zur Verfügung steht. Das Gericht hielt dies aus zwei Gründen für unzureichend:

1. Ein Abstimmungstool reicht als Tool für eine virtuelle Mitgliederversammlung nicht aus. Die Anforderungen zur elektronischen Kommunikation an der Versammlung (§ 32 BGB) sind damit nicht erfüllt.
2. Es fehlten Informationen zur Teilnahme an der virtuellen Mitgliederversammlung. Diese müssten schon bei der Einladung zur Verfügung stehen, damit ausgeschlossen werden kann, dass Mitglieder auf eine Teilnahme an der Versammlung verzichten, weil sie mit der Technik nicht zurechtkommen.

Einladung zur hybriden oder virtuellen Mitgliederversammlung

Wenn Ihr eine hybride oder virtuelle Mitgliederversammlung plant, muss die Einladung Eure Mitglieder umfassend darüber informieren, dass eine solche Versammlung stattfindet, welche elektronischen Kontaktsysteme genutzt werden und wie diese bedient werden müssen, um teilzunehmen. Es ist empfehlenswert, eine detaillierte Anleitung beizufügen, die den Mitgliedern erklärt, wie sie die Kommunikationsmittel nutzen können.

Die Einladung muss auf dem in Eurer Vereinssatzung festgelegten Weg und rechtzeitig bei den Mitgliedern ankommen. Wenn die Satzung zwar hybride Versammlungen erlaubt, aber nicht den Versand der Einladung per E-Mail, bleibt Ihr verpflichtet, die Einladung weiterhin per Post zu verschicken.

Fazit

Hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen bieten Euch eine flexible Möglichkeit, die Teilnahme für alle Mitglieder zu erleichtern – ganz unabhängig von deren Standort. Während hybride Versammlungen eine Kombination aus Präsenz- und Online-Teilnahme ermöglichen, bietet die virtuelle Variante eine komplett digitale Lösung. Beide Optionen bringen jedoch einige Aspekte mit sich, die Ihr beachten solltet.

Besonders wichtig ist, dass Regelungen für hybride oder virtuelle Mitgliederversammlungen, die in Eurer Vereinssatzung festgelegt wurden, Vorrang vor den allgemeinen Bestimmungen des § 32 BGB haben. Fehlen solche Satzungsregelungen, kommt automatisch § 32 BGB zur Anwendung. In diesem Fall könnt Ihr virtuelle Mitgliederversammlungen ohne Satzungsänderung, aber mit einem Beschluss der Mitgliederversammlung durchführen. Es ist daher sinnvoll, klare Regelungen in der Satzung festzulegen, um für mehr Klarheit zu sorgen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema