Ein wichtiger Bestandteil Eurer Mitgliederversammlungen ist das Protokoll schreiben. Ein Protokoll in Eurer Mitgliederversammlung schafft Klarheit und Transparenz über die in der Versammlung getroffenen Beschlüsse und Diskussionen, was das Vertrauen der Mitglieder in die Vereinsführung stärkt. In diesem Beitrag erklären wir Euch die grundlegenden Punkte, die Ihr beim Erstellen eines Protokolls beachten solltet.
Solltet Ihr offene Fragen rund um das Thema Mitgliederversammlung oder Protokoll schreiben haben, schreibt uns diese gerne in die Kommentarbox unterhalb des Beitrags, wir beantworten diese so schnell wie möglich!
Aus diesen Gründen solltet Ihr nicht auf ein Protokoll verzichten
Für jeden Verein ist die Mitgliederversammlung von zentraler Bedeutung. Hier werden die grundlegenden Richtungen und Entscheidungen festgelegt, die den Verein prägen. Ein gut geführtes Protokoll der Mitgliederversammlung oder Vorstandssitzung ist daher entscheidend, um alle wichtigen Themen und Beschlüsse festzuhalten.
Tipp: Es ist wichtig, dass möglichst viele Vereinsmitglieder bei der Mitgliederversammlung anwesend sind, damit diese direkt über die Inhalte informiert werden und mitdiskutieren können. Mit der Einladungsfunktion und den weiteren praktischen Terminfunktionen von WISO MeinVerein könnt Ihr sicherstellen, dass kein Vereinsmitglied den Versammlungstermin verpasst.
Durch ein klar strukturiertes Protokoll der Mitgliederversammlung bleiben alle wichtigen Informationen langfristig zugänglich, Irrtümer werden vermieden und frühere Beschlüsse können leicht nachvollzogen werden. Mitglieder, die nicht persönlich teilnehmen konnten, haben die Möglichkeit, sich später im Protokoll der Mitgliederversammlung umfassend zu informieren. Zudem ist es ratsam, die Protokollierung von Mitgliederversammlungen oder Vorstandssitzungen in der Satzung Eures Vereins festzuschreiben.
Der Vorstand hat eine Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern. Diese ergibt sich aus § 666 BGB. Um dieser Auskunftspflicht nachzukommen, sind Protokolle unverzichtbar.
Obwohl es generell keine gesetzliche Protokollführungspflicht gibt, schreibt § 58 Nr. 4 BGB vor, dass Beschlüsse in Mitgliederversammlungen protokolliert werden müssen. Diese schriftliche Dokumentation macht Entscheidungen transparent und offiziell, was besonders wichtig ist, wenn sie für das Vereinsregister relevant sind. Zudem kann in der Vereinssatzung festgehalten werden, dass auch für andere Sitzungen Protokolle anzufertigen sind.
Mindestanforderungen an das Protokoll
Für das Protokoll der Mitgliederversammlung bestehen Mindestanforderungen, die sicherstellen, dass die wesentlichen Diskussionen, Beschlüsse und Ergebnisse der Versammlung korrekt und vollständig festgehalten werden. Nach § 32 und 34 BGB gelten folgende Mindestanforderungen (sofern die Satzung keine weiteren Bestimmungen enthält) an ein Protokoll einer Mitgliederversammlung im Verein:
- Beschreibung des Tatbestandes oder der Tatbestände, die beschlossen werden sollen
- Ergebnisse der Abstimmungen
- Hinweise, wenn ein Mitglied wegen Entscheidungen in eigener Sache nicht mit abgestimmt hat
- Angaben dazu, welche Vereinsmitglieder über elektronischen Weg an der Versammlung teilgenommen und wie sie Ihre Stimme oder andere Rechte eingebracht haben.
Neben den gesetzlichen Mindestanforderungen, sollte ein Protokoll der Mitgliederversammlung oder Vereinssitzung folgende grundsätzliche Informationen enthalten, damit es später besser einsortiert und gelesen werden kann:
- Datum, Ort und Uhrzeit der Versammlung
- Anwesende Personen
- Tagesordnungspunkte
- Gefasste Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse
- Ende der Sitzung
Wenn in Eurer Vereinssatzung kein fester Protokollführer benannt ist und die Position des Protokollanten häufig wechselt, ist es ratsam, die Anforderungen an das Protokoll schreiben für alle Vereinsmitglieder zugänglich zu machen.
Die verschiedenen Formen des Protokollierens
Beim Protokoll schreiben stehen Euch verschiedene Methoden zur Verfügung. Insbesondere beim Protokoll schreiben von Mitgliederversammlungen gibt es drei gängige Arten zu protokollieren. Die Auswahl hängt vor allem von der Komplexität der Sitzungsthemen ab. Kompliziertere und umfassendere Themen benötigen eine genauere und ausführlichere Dokumentation der Mitgliederbeiträge, vor allem wenn es um Aussagen des Vorstands geht. Es ist sinnvoll, eher mehr zu dokumentieren, um spätere Unklarheiten zu vermeiden – das erspart nachträgliche Diskussionen.
Bevor Ihr zum ersten Mal ein Protokoll für eine Mitgliederversammlung verfasst, kann es nützlich sein, sich an einer Vorlage oder einem exemplarischen Muster zu orientieren.
Die verschiedenen Arten der Protokollführung umfassen:
Ergebnisprotokoll
Diese Form stellt die kürzeste Ausführung eines Protokolls dar. Neben Basisangaben wie Datum, Ort und eine Anwesenheitsliste der Mitgliederversammlung werden nur die getroffenen Beschlüsse dokumentiert. Details zum Entscheidungsprozess selbst bleiben unerwähnt und sind aus dieser Art der Protokollführung nicht ersichtlich. Das Ergebnisprotokoll eignet sich besonders für Mitgliederversammlungen oder Sitzungen, wo primär das Endergebnis von Interesse ist.
Verlaufsprotokoll
Ein Verlaufsprotokoll fasst zusammen, wie in der Versammlung Entscheidungen zustande kommen. Es hält wichtige Argumente und Beschlüsse fest. Statt einer wörtlichen Wiedergabe werden die Ereignisse in verkürzter Form wiedergegeben, wobei die unterschiedlichen Ansichten der Mitglieder erkennbar bleiben. Solche Protokolle sind insbesondere beim Protokoll schreiben von Vorstandssitzungen hilfreich.
Wortprotokoll
In einem Wortprotokoll werden alle Redebeiträge festgehalten, einschließlich der Aussagen der Redner, Zwischenrufe sowie aller weiteren nennenswerten Ereignisse, die während der Versammlung auftreten. Diese Art der Protokollführung erfordert hohe Aufmerksamkeit und Genauigkeit seitens des Protokollführers, um die Diskussion möglichst vollständig wiederzugeben. Aufgrund des hohen Detailgrades und des damit verbundenen Aufwands wird das Protokoll schreiben in Form eines Wortprotokolls weniger häufig als andere Protokollarten, wie das Ergebnis- oder das Verlaufsprotokoll, in alltäglichen Vereinssitzungen verwendet.
Die Auswahl Eures Protokollführers
Zu Beginn Eurer Mitgliederversammlung wird eine Person als Protokollführer bestimmt oder sie ist schon durch die Vereinssatzung festgelegt. Protokoll schreiben bei Vereinssitzungen ist eine herausfordernde Tätigkeit, da oftmals komplexe Themen klar und deutlich schriftlich festgehalten werden müssen. Nicht jedes Mitglied ist für diese Aufgabe geeignet oder bereit, sie zu übernehmen. Mit unserer Vereinssoftware könnt Ihr einem Vereinsmitglied die Rolle des Protokollanten zuweisen. Dadurch ist sichergestellt, dass die Protokollierung klar definiert und zuverlässig durchgeführt werden kann. Falls ihr Euch fragt, wie man Rollen anlegt, haben wir eine hilfreiche Anleitung für Euch.
Es ist wichtig, dass der auserwählte Protokollführer mindestens folgende Fähigkeiten mit sich bringt:
- Konzentrationsfähigkeit: Der Protokollant sollte sich nicht leicht ablenken lassen und dem Sprecher mit ungeteilter Aufmerksamkeit zuhören können. Zudem ist es wichtig, dass der Protokollführer schnell den Kern der Aussage erfasst und das Gesagte präzise beim Protokoll schreiben dokumentiert, selbst wenn bereits der nächste Redner seinen Beitrag leistet. Außerdem können bei einer Mitgliederversammlung hitzige Diskussionen entstehen, denen aufmerksam gefolgt werden muss.
- Textkompetenz: Protokoll führen erfordert einen sicheren Umgang mit Texten. Der Protokollführer sollte die Protokollsprache in Bezug auf Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung beherrschen, damit das erstellte Protokoll präzise und für die übrigen Vereinsmitglieder verständlich den Ablauf der Mitgliederversammlung darstellt.
- Neutral und mit dem Thema vertraut: Für einen Protokollführer ist es unerlässlich, neutral zu sein. Wenn es um Angelegenheiten geht, die das Mitglied direkt betreffen, ist es angebracht, die Rolle als Protokollführer abzulehnen, um eventuelle Vorwürfe der Einflussnahme auf das Protokoll zu vermeiden. Dennoch ist es notwendig, dass der Protokollant mit den Punkten auf der Tagesordnung vertraut ist und die Probleme sowie die Ziele der Versammlung versteht. Der Protokollant sollte auch mit den spezifischen Fachbegriffen, die verwendet werden können, vertraut sein.
- Zuhörfähigkeit: Eine wichtige Fähigkeit als Protokollführer ist es, aufmerksam zuhören zu können. Beim Protokoll schreiben muss man sich auf die Redebeiträge jedes Redners einlassen und in der Lage sein, den Kern der Aussagen zu erfassen.
Unterzeichnung und Bereitstellung von Protokollen in Vereinen
Ein Protokoll der Mitgliederversammlung wird gültig, sobald es von einer oder mehreren in der Satzung benannten Personen unterschrieben wird. Die Unterzeichnenden sind üblicherweise der Sitzungsleiter, ein Mitglied des Vorstands oder der Protokollführer. Mit der Unterschrift wird das Protokoll laut § 416 ZPO zu einer Privaturkunde und darf fortan nicht mehr abgeändert werden.
In der Regel wird das Protokoll der Mitgliederversammlung allen Vereinsmitgliedern im Anschluss an die Versammlung zur Verfügung gestellt. Die Frist, in der das Protokoll den Mitgliedern bereitgestellt werden muss, wird durch die Satzung bestimmt. Es wird jedoch empfohlen, das Protokoll zügig nach Abschluss der Mitgliederversammlung bereitzustellen. Dies gewährleistet, dass Mitglieder, die nicht teilnehmen konnten, ebenfalls über die relevanten Inhalte oder Beschlüsse informiert werden. Die Zustellung des Protokolls der Mitgliederversammlung kann beispielsweise per E-Mail oder über einen Download-Link erfolgen.
Im Gegensatz zur Mitgliederversammlung, in denen Vereinsmitglieder ein Auskunftsrecht besitzen, steht es einfachen Mitgliedern im Normalfall nicht zu, die Sitzungsprotokolle des Vorstands einzusehen.
Mit WISO MeinVerein Web könnt Ihr das Protokoll der Mitgliederversammlung problemlos an alle Vereinsmitglieder versenden. Sendet das Protokoll einfach per E-Mail an den Terminverteiler der Mitgliederversammlung oder fügt es als Anhang zu einem Newsletter hinzu. Alternativ könnt Ihr auch über die Chatfunktion eine kurze Nachricht verschicken.
Anfechtungsrecht bei Protokollen
Falls Unstimmigkeiten oder Fehler im Protokoll aus Sicht eines Vereinsmitglieds bestehen, steht es ihm oder ihr zu, das Protokoll der Mitgliederversammlung anzufechten. Auch hier gilt wieder: Solange die Vereinssatzung keine Regelung vorschreibt, kann das Protokoll formlos angefochten werden, also z.B. telefonisch oder per E-Mail. Es ist die Pflicht des Versammlungsleiters, der Angelegenheit nachzugehen.
Es existiert grundsätzlich keine festgelegte Frist für die Anfechtung des Protokolls der Mitgliederversammlung. Ein Mitglied kann somit entweder unmittelbar nach Erhalt des Protokolls oder in der nächsten Versammlung Einspruch erheben. Dennoch kann die Satzung spezifische Fristen enthalten, bis zu denen Anfechtungen vorgenommen werden müssen. Versäumt ein Mitglied diese Frist, so ist in der Regel kein nachträglicher Einspruch gegen das Protokoll mehr möglich. Es ist daher ratsam, sich mit den Bestimmungen der Satzung vertraut zu machen, um die Einhaltung der Fristen zu gewährleisten.
Fazit
Das Protokoll schreiben im Verein bei Mitgliederversammlungen oder anderen Sitzungen ist für die Dokumentation wichtiger Beschlüsse unerlässlich. Neben den grundlegenden Anforderungen an ein Protokoll der Mitgliederversammlung sollte auch die Auswahl der Protokollführungsmethode und des Protokollführers sorgfältig bedacht werden. Darüber hinaus müssen Protokolle ordnungsgemäß unterschrieben und für alle Vereinsmitglieder zugänglich sein, wobei diesen das Recht zusteht, das Protokoll der Mitgliederversammlung anzufechten. Die Einhaltung der Vereinssatzung ist besonders wichtig, da sie oft bereits genaue Vorgaben für die Erstellung eines Protokolls enthält.
Eure Fragen – unsere Antworten
Wer muss das Protokoll der Mitgliederversammlung unterschreiben?
Wer bekommt das Protokoll der Mitgliederversammlung?
Nach der Versammlung erhalten die Vereinsmitglieder in der Regel Zugang zum Protokoll. Die Satzung gibt vor, wie schnell dies geschehen muss. Alle teilnahmeberechtigten Mitglieder haben das Recht, das Protokoll einzusehen. Dies ist wichtig, da es sowohl als Beweismittel in Streitfällen dienen kann als auch abwesende Mitglieder über die besprochenen Versammlungsinhalte informiert.
Welche Angaben gehören in das Protokoll der Mitgliederversammlung (Mindestanforderungen)?
Das Protokoll einer Mitgliederversammlung muss bestimmte gesetzliche Mindestanforderungen erfüllen: Es muss die beschlossenen Sachverhalte und Abstimmungsergebnisse dokumentieren sowie Hinweise geben, wenn Mitglieder aufgrund eigener Interessen nicht abgestimmt haben. Zusätzlich sollten das Datum, der Ort, die Uhrzeit, die Anwesenheitsliste, die Tagesordnungspunkte, die gefassten Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse festgehalten werden. Diese Angaben gewährleisten eine rechtlich korrekte und vollständige Protokollierung der Versammlung.
Wer darf das Protokoll der Mitgliederversammlung anfechten? Wie funktioniert die Anfechtung?
Jedes Vereinsmitglied kann das Protokoll der Versammlung anfechten, wenn Fehler oder Unstimmigkeiten vorliegen. Die Anfechtung kann formlos erfolgen, solange die Satzung keine spezifischen Regelungen vorschreibt. Der Versammlungsleiter muss der Sache nachgehen. Es gibt keine festgelegte Frist für die Anfechtung, jedoch sollten etwaige Satzungsvorgaben beachtet werden, um Einspruchsfristen nicht zu verpassen.
Warum sollte man bei der Mitgliederversammlung Protokoll führen?
Das Protokoll sichert die dauerhafte Dokumentation wichtiger Themen und Beschlüsse, vermeidet Missverständnisse und ermöglicht allen Mitgliedern, auch Abwesenden, Beschlüsse nachzuvollziehen. Es ist ratsam, die Protokollierung in der Satzung festzuschreiben, um der Auskunftspflicht des Vorstands nachzukommen.
Wer erstellt das Protokoll der Mitgliederversammlung?
Zu Beginn der Mitgliederversammlung wird ein Protokollführer bestimmt, entweder durch die Versammlung selbst oder bereits durch die Vereinssatzung festgelegt. Das Erstellen eines Protokolls ist anspruchsvoll, da komplexe Themen klar und präzise schriftlich festgehalten werden müssen. Nicht jedes Mitglied ist dafür geeignet oder bereit.
Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es für das Protokoll einer Mitgliederversammlung?
Obwohl generell keine gesetzliche Pflicht zur Protokollführung besteht, schreibt § 58 Nr. 4 BGB vor, dass Beschlüsse in Mitgliederversammlungen protokolliert werden müssen. Diese schriftliche Dokumentation sichert die Transparenz und Verbindlichkeit von Entscheidungen, insbesondere wenn sie für das Vereinsregister relevant sind. Zusätzlich kann die Vereinssatzung vorsehen, dass auch für andere Sitzungen Protokolle angefertigt werden müssen.
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