Zuletzt aktualisiert: 07.11.2024
Der Vorstand muss die Vereinsmitglieder regelmäßig informieren. Das ist fest im Vereinsrecht verankert. Meist geschieht die Rechenschaftsablegung im Zuge der Jahreshauptversammlung. Alles, was du zum Thema Rechenschaftsbericht des Vereins wissen musst, haben wir hier für dich zusammengefasst.
Rechenschaftslegung ist Pflicht
Der Gesetzgeber erspart ideellen Vereinen die komplizierten Aufzeichnungs- und Rechenlegungspflichten des Handelsgesetzbuches.
§ 666 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) trifft folgende Regelung:
„Der Beauftragte ist verpflichtet, dem Auftraggeber die erforderlichen Nachrichten zu geben, auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft zu erteilen und nach der Ausführung des Auftrags Rechenschaft abzulegen.“
Kurz gesagt:
Der Vorstand (Beauftragter) muss über das ihm anvertraute Vermögen den Mitgliedern (Auftraggeber) Rechenschaft ablegen.
Jeder Vorstand kann selbst darüber entscheiden, wie er den Mitgliedern Bericht erstattet. Um Arbeit zu sparen, solltest du dich jedoch am Jahresabschlusses für das Finanzamt orientieren. Dein Verein muss ihn aufgrund des § 4 Absatz 3 Einkommenssteuergesetz (EStG) erstellen. Diese Vorschrift verlangt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Eine Buchführungspflicht besteht nicht. Ein transparenter Rechenschaftsbericht des Vereins sollte zumindest die Summe der Einnahmen und Ausgaben enthalten und einen Überblick über die Liquidität des Vereins im vergangenen Jahres geben.
Bestandsverzeichnis – Rechenschaftsbericht des Vereins
Vereine, die Geld- oder Sachvermögen besitzen, sind nach § 260 BGB zusätzlich verpflichtet, ein Bestandsverzeichnis aufzustellen. Es ist der Mitgliederversammlung vorzulegen.
Das Bestandsverzeichnis ist eine Liste aller Anschaffungen
- im Wert ab 50 €
- die dem Verein dauerhaft dienen
- Anschaffungen, die nur dem Verbrauch dienen (zum Beispiel Büromaterialien), gehören also – unabhängig vom Rechnungswert – nicht in das Bestandsverzeichnis.
Jede Bestandsposition wird fortlaufend nummeriert und mit folgenden Daten versehen:
- Wert der Sache
- Anschaffungsdatum
- Hinweis auf den Originalbeleg
- Standort der Sache
Sowohl der Bestand an Geldvermögen und Wertpapieren zum Stichtag 31.12. ist in die Liste aufzunehmen als auch die Schulden deines Vereins kannst du hier aufführen.
Zielgruppen – Rechenschaftsbericht des Vereins
Der Rechenschaftsbericht des Vereins ist eine Dokumentation des Vereinsgeschehens. Er richtet sich an die Mitglieder und wird in der Mitgliederversammlung offengelegt. Aber er ist auch für andere Partner des Vereins von Interesse, zum Beispiel:
- Kreditgeber (Banken)
- Kunden
- Spender
- Sponsoren
- Subventionsgeber
- Medien
- Öffentlichkeit
- Lieferanten
Ziele
Der Rechenschaftsbericht des Vereins sollte deshalb mehr sein als ein Nachweis, wie Mittel in der Vergangenheit verwendet wurden. Er eignet sich als vertrauensbildende Maßnahme für alle am Verein Beteiligten und Interessierten. Deshalb verstehen viele Vereinsvorstände Rechenschaftslegung nicht nur als lästige Pflicht, sondern als
- Mittel, das Vorstandshandeln legitimiert
- Basis für Partnerschaft und Vertrauen
- Grundlage für künftige Förderung
- Instrument für Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
Basiszahlen
Die Ziele erreichst du, wenn du die Informationsbedürfnisse deiner Zielgruppen im Blick behälst. Mit nackten Zahlen ist es natürlich nicht getan. Sie bilden aber das Fundament, indem sie dokumentieren:
- Welche Mittel standen zur Verfügung?
- Woher stammen die Mittel?
- Wozu wurden sie verwendet?
Erfolgsbilanz
Die letztlich entscheidenden Fragen bauen auf diesen Informationen auf, gehen aber einen Schritt weiter, indem sie die Erfolge bewerten:
- Hat dein Verein die Ressourcen effizient genutzt?
- Warum hat er welche Maßnahmen durchgeführt?
- Waren sie erfolgreich?
- Woran kann man das ablesen?
Natürlich solltest du Erfolge würdigen. Sprich aber auch Probleme an. Glaubwürdigkeit ist ein Wert mit höchster Rendite. Aus ihm erwächst Überzeugungskraft. So findest du auch künftig engagierte Mitspieler im Verein und außerhalb.
Perspektiven
Wenn der Rechenschaftsbericht des Vereins mehr sein soll, als eine Bestandsaufnahme, dann nutze ihn, um auch über die Zukunftsplanungen des Vorstandes zu informieren.
Der Rechenschaftsbericht des Vereins – die Inhalte
Hingucker
Jeder Verein entscheidet selbst, wie er den Rechenschaftsbericht gestaltet. Das betrifft sowohl den Inhalt, als auch die Form.
Man kann den Geschäftsbericht absichtlich schwer verständlich und unansehnlich gestalten. Dann weckt er kein Interesse. Er kann aber auch als Visitenkarte oder Werbemittel des Vereins dienen. Attraktives Design und Verständlichkeit sind heute zur Selbstverständlichkeit geworden. Wo früher Bleiwüsten herrschten, treiben heute bunte Bilder die schönsten Blüten.
Soweit muss man natürlich nicht gehen. Eine übersichtliche Darstellung, die mehr bietet als dürre Minimalinformationen, sollte ein moderner Rechenschaftsbericht aber immer vorweisen.
Kurzvorstellung
- Vereinsname, Gründungsjahr, besondere Daten
- zuständiges Finanzamt, Steuernummer
- Gemeinnützigkeit, letzter Freistellungsbescheid
- Vereinsorgane
- Zahl der Mitglieder, Fördermitglieder
- Statistik der Mitglieder
- Höhe der Mitgliedsbeiträge
- Verbandsmitgliedschaften
- Geschäftsstelle
- Finanzielle Situation mit Einnahmen und Ausgaben, Vermögen und Verbindlichkeiten
Aktivitäten
- Angebote und Dienstleistungen
- Aktionen in den Abteilungen und Sparten
- Teilnahme an Verbandstagungen
- Öffentlichkeitsarbeit und Marketing
- Sponsoring
- Projekte
- Zukunftspläne
Die Vorbereitung des Rechenschaftsberichts
Die Vorbereitung des Rechenschaftsberichts beginnt im Januar – des Jahres, über das berichtet wird:
- Bedenke frühzeitig, welche Dokumente du für die Erstellung des Berichts benötigst.
- Führe deine Akten sorgfältig.
- Bewahre Berichte, Protokolle und Vereinbarungen auf, um die Wirksamkeit Ihres Handelns zu belegen.
Zwei bis drei Monate vor der Veröffentlichung solltest du mit der Auswertung der gesammelten Daten und Dokumente anfangen.
Spätestens vier Wochen vor dem Erscheinungstermin solltest du alle redaktionellen Arbeiten abgeschlossen haben. Denn die grafische Aufbereitung und drucktechnische Erstellung kann gut drei Wochen in Anspruch nehmen.
Überlege, ob es sinnvoll ist, auch Partner deines Vereins zur Mitgliederversammlung einzuladen. Selbst wenn sie nicht kommen, ist es eine willkommene Geste. Sie zeigt, dass deine Partner dazugehören. Allerdings solltest du vorab klären, ob die Mitglieder deines Vereins mit der Einladung einverstanden sind.
Das sind natürlich nur ungefähre Werte. Wie lange du für die Vorbereitung brauchst, hängt letztlich davon ab, wie viel Aufwand du für den Rechenschaftsbericht betreiben willst.
Eines aber sollte deutlich geworden sein:
Es ist Aufwand, der sich lohnt!
Der mündlich vorgetragene Rechenschaftsbericht des Vereins
Grundsätzlich gilt für den mündlich vorgetragenen Rechenschaftsbericht des Vereins nichts anderes als für den schriftlichen. Aber ein paar Besonderheiten sind doch zu beachten, wenn du optimale Wirkung erzeugen willst.
Vorbereitung
Rund vier Wochen vor dem Vortrag solltest du folgende Aufgaben erledigen:
- Lege fest, wo der Vortrag stattfindet wird. Berücksichtige die voraussichtliche Teilnehmerzahl.
- Stelle auch sicher, dass die Räumlichkeit über die erforderliche Technik verfügt (zum Beispiel Mikros, Lautsprecher, Overhead-Projektor, Flipchart, Beamer).
- Lade die Teilnehmer ein. Überlege, ob es sinnvoll ist, auch Partner deines Vereins zur Mitgliederversammlung einzuladen. Selbst wenn sie nicht kommen, ist es eine willkommene Geste. Sie zeigt, dass deine Partner dazugehören. Allerdings solltest du vorab klären, ob die Mitglieder deines Vereins mit der Einladung einverstanden sind.
Dauer
Untersuchungen zeigen, dass Menschen maximal neunzig Minuten aufmerksam zuhören können. Das ist die Obergrenze für jeden Vortrag. Aber natürlich nimmt die Aufnahmefähigkeit schon vorher kontinuierlich ab. Die Herausforderung ist also, mit der Zeit und den Informationen zu haushalten. Was ist wichtig, was weniger? Du solltest die Informationen gewichten. Versetzte dich daher in die Rolle des Zuhörers: Was muss er wissen, um das Wesentlich zu verstehen.
Am besten, verweise zu den einzelnen Themen auf Dokumente, die vertiefte Informationen bieten. Besonders schätzen werden deine Mitglieder, wenn sie eine schriftliche Übersicht aller Dokumente erhalten, auf denen der Rechenschaftsbericht aufbaut.
Sprache
Die meisten Redner beginnen mit „ich freue mich“ – aber leider „versprühen“ sie keine Freude. Lass deine Mitglieder spüren, dass du dich wirklich freust. Zeige ihnen, dass du gern Bericht erstattest!
Auch wenn mancher Redner es nicht wahrhaben will: Ein guter Vortrag ist leicht verständlich:
- Sprich in einfachen, kurzen Sätzen.
- Erläutere Fachbegriffe; am besten, du vermeidest sie. Wer für abstrakte Zustände konkrete Bilder findet, der findet auch sein Publikum.
- Natürlich gehören in einen Rechenschaftsbericht auch Zahlen. Aber nicht zu viele. Überlege, welche Daten wirklich wichtig sind.
- Gib deinen Zuhörern genügend Zeit, Zahlen und Zusammenhänge zu verstehen. Denn Zahlen müssen interpretiert werden. Sind zwölf neue Mitglieder nun viel oder wenig? Vergiss nicht, die Neuen willkommen zu heißen – so kommt Leben in Ihren Vortrag.
Redner
Zuhören ist anstrengend. Reden aber auch. Du könntest zum Beispiel den Vortrag auf mehrere Redner verteilen. Denn die Abwechslung steigert die Aufmerksamkeit der Zuhörer und senkt die Belastung der Vortragenden. Auch Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft nehmen zu, wenn der „richtige“ Redner „sein“ Thema vorträgt, nämlich dasjenige, in dem er besonders kompetent ist und für das er sich engagiert.
Informationen und Zusammenhänge
Deine Mitglieder erwarten Informationen, weil sie verstehen wollen:
- Erkläre deshalb, was die Informationen bedeuten.
- Erläutere Hintergründe.
- Erkläre die Ziele, die verfolgt wurden.
- Begründe, warum welche Maßnahmen ergriffen wurden.
- Bilanziere, welche Erfolge zu verbuchen sind und welche Schwierigkeiten noch überwunden werden müssen.
Dynamik
Zeige, dass sich etwas bewegt hat, im vergangen Jahr. Also, mache Lust auf mehr! Berichte beispielsweise von den Plänen für die Zukunft. Denn Visionen und Perspektiven motivieren deine Zuhörer, engagiert mitzuwirken.
Dank und Anerkennung
Wenn du von den Aktivitäten des vergangenen Jahres berichtest, dann sprich zugleich über Menschen und ihrem Engagement. Daher: nenne Namen und würdige besondere Leistungen.
Das Gesetz stellt keine hohen Ansprüche an die Rechenschaftslegung des Vereins. Aber Mitglieder und Mitarbeiter, Spender und Sponsoren wissen Transparenz zu schätzen.
Die Rechenschaftslegung des Vereins – das klingt nach Verteidigung. Ein gut gemachter Rechenschaftsbericht leistet aber auch viel für die Offensive. Zeige, was dein Verein innerhalb eines Jahres geleistet hat. Das schafft Kraft für neue Ziele! Die Rechenschaftslegung des Vereins legt den Grundstein für den gemeinnützigen Auftrag deines Vereins.
Die Rechenschaftslegung des Vereins kann mehr sein als eine Pflichtübung. Es gibt viel zu gewinnen: Glaubwürdigkeit und Motivation!
Rechte und Pflichten – das bringt dir die Rechenschaftslegung des Vereins
Ideelle Vereine werden rechtlich bevorzugt. Vor allem wenn es ums Geld geht: Der Fiskus verschont sie weitgehend von Steuern. Seine Zurückhaltung hat einen guten Grund: Die Gesellschaft profitiert vom gemeinnützigen Engagement der Vereine. Sie bieten Menschen wichtige Leistungen, zum Beispiel Sportangebote. Und schaffen Raum für Gemeinschaft.
Ideelle Vereine übernehmen also Verantwortung. Das rechtfertigt ihre Privilegien – vorausgesetzt, sie werden ihrem gesellschaftlichen Auftrag auch gerecht. Der Gesetzgeber verpflichtet die Vereine, das durch Rechnungslegung zu dokumentieren. Dahinter steckt kein Misstrauen. Es ist eine Frage demokratischer Transparenz, dass gemeinnützige Vereine ihr Handeln offen legen.
Verantwortung des Auftragnehmers
Auch die Mitglieder, die Beiträge zahlen und sich engagieren, wollen am Wissen beteiligt werden. Sie erwarten, dass die Verantwortlichen berichten, wie sich ihr Verein entwickelt hat. Und sie haben Anspruch darauf. Denn die Vereinsführung bekommt ihr Amt auf Zeit verliehen. Sie ist Auftragnehmerin. Auftraggeber sind die Mitglieder. Sie delegieren ihre Verantwortung – aber sie bleiben die Herren im Haus.
Offenheit unter Partnern
Das Wohlergehen eines Vereins hängt häufig auch von seinen Förderern ab, zum Beispiel den Sponsoren. Weisen Sie ihnen nach, dass sie Geld- und Sachmittel in gute Hände gegeben haben. Dann wird dein Verein auch künftig nicht mit leeren Händen dastehen.
Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, dass ein externes Kontrollorgan das wirtschaftliche Handeln eines Vereins überprüft. Umso wichtiger ist die wirtschaftliche Selbstkontrolle. Sie gibt Aufschluss, ob:
- die Einnahmen und Ausgaben nach kaufmännischen Gesichtspunkten ordentlich verbucht sind
- die Mittel preisbewusst und sachgerecht verwendet wurden
die gesteckten Ziele mit den geplanten Aufwendungen und Erträgen erreicht wurden - Steuerungsmaßnahmen nötig sind, um künftige Ziele zu verwirklichen
Die wirtschaftliche Selbstkontrolle wird im laufenden Haushaltsjahr durch den Vorstand und den Schatzmeister wahrgenommen.
Für die Mitglieder kontrollieren gewählte Kassenprüfer den Jahresabschluss. Sie erstatten ihnen in der Mitgliederversammlung Bericht.
Eine Checkliste für den Rechenschaftsbericht kannst du dir hier downloaden.
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