Verein gründen: So funktioniert’s

• 20. Oktober. 2023
• hfischer
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In Deutschland hat prinzipiell jeder das Recht, einen Verein zu gründen. Aber auch hier gibt es eine Reihe von Formalien, die eingehalten werden müssen. In diesem Beitrag wollen wir deshalb Fragen klären, die sich stellen, wenn Ihr einen Verein gründen wollt. Aber keine Angst, eine Vereinsgründung ist wirklich „kein Hexenwerk“.

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Voraussetzung zur Vereinsgründung

Die wichtigste Voraussetzung für eine Vereinsgründung ist das Ziel, das Ihr mit dem Verein erreichen wollt. Diese Ziele können unterschiedlichster Natur sein. Die einen wollen einen Verein gründen, der sich für die Einführung eines Tempolimits in einem Wohngebiet einsetzt. Andere streben eine Vereinsgründung an, um sich gegen das Wettrüsten in der Welt zu engagieren. Wieder andere wollen einen Verein gründen, der sich ökologische oder kulturelle Ziele setzt. Das Spektrum der Gründe für eine Vereinsgründung ist nahezu unbegrenzt. Ihr solltet Euer Ziel schriftlich festhalten. Diese Zieldefinition ist die Voraussetzung für den zweiten Schritt zur Vereinsgründung.

Um einen Verein zu gründen, benötigt Ihr Mitglieder. Also Menschen, die das von Euch definierte Ziel ebenfalls für so wichtig halten, dass es sich lohnt, hierfür einen Verein zu gründen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, an Interessenten für Euren Verein zu gelangen, welche das sind, erklären wir Euch im Beitrag zur Mitgliedergewinnung.

Grundsätzlich gilt, dass schon zwei Gleichgesinnte einen Verein gründen können. Allerdings handelt es sich dann um einen Verein, der nicht ins Vereinsregister eingetragen werden kann. Die Eintragung ins Vereinsregister ist primär aus Haftungsgründen wichtig. Mit der Eintragung geht die Haftung auf den Verein über und die einzelnen Mitglieder haften im Normalfall nicht mehr. Mehr zum Vereinsregister erfahrt Ihr in diesem Beitrag.

Theoretisch kann auch ein nicht eingetragener Verein vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt werden. Doch das ist eine sehr seltene Ausnahme. Um die Eintragung ins Vereinsregister zu erreichen, müssen mindestens sieben Personen an einer Gründungsversammlung teilnehmen. Dabei kann es sich auch um sogenannte „juristische Personen“ handeln (etwa eine GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer).

Mit diesen Gründungsmitgliedern solltet Ihr dann die Satzung Eures Vereins entwerfen. Über die Vereinssatzung wird endgültig auf der Gründungsversammlung entschieden. Es hat sich aber als vorteilhaft erwiesen, dass man zur Gründungsversammlung einen Satzungsentwurf vorlegt. Dadurch werden viele Diskussionen überflüssig oder können in einem kürzeren Zeitraum erledigt werden. So kommt Ihr schneller an das Ziel, einen Verein zu gründen. Die Satzung muss auf jeden Fall einige Pflichtangaben enthalten, damit Euer Verein ins Vereinsregister eingetragen werden und die Gemeinnützigkeit erlangen kann. Mehr zum Thema Vereinssatzung findet Ihr in diesem Beitrag.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Vereinsgründung

Wenn Ihr nach dieser Anleitung vorgeht, dürfte es Euch leichtfallen, Euren Verein zu gründen.

1. Vereinszweck festlegen

Beschreibt, warum Ihr einen Verein gründen wollt, welches Ziel er verfolgen soll und warum es Euch so wichtig ist, dass Ihr hierfür einen Verein gründen wollt.

2. Interessenten suchen

Sucht Interessenten, die an einer Vereinsgründung teilnehmen würden. Da Euer Vorhaben noch weitgehend unbekannt ist, müsst Ihr Euch etwas einfallen lassen, um Interessenten zu finden, die mit Euch einen Verein gründen. Einige Tipps, wie man solche Interessenten findet, geben wir Euch in diesem Beitrag.

3. Satzung entwerfen

Mit den ersten Mitstreitern entwickelt Ihr jetzt eine Satzung, die so abgefasst werden muss, dass sie vom Registergericht für die Eintragung ins Vereinsregister und vom Finanzamt für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit anerkannt wird. Ohne Satzung könnt Ihr normalerweise keinen Verein gründen, der auch als gemeinnützig anerkannt wird. Mehr zum Thema Satzung findet Ihr in diesem Beitrag.

Die Satzung kann zusätzlich durch eine Vereinsordnung ergänzt werden.

Wenn Dein Verein etwas ändern will, ist es immer gut, wenn es nicht in der Satzung steht, sondern in einer Vereinsordnung verabschiedet wurde. Denn wenn Du die Satzung änderst, muss der Beschluss durch die Mitgliederversammlung erfolgen und anschließend dem Registergericht gemeldet werden.

In der Satzung machst Du nur die nötigen grundsätzlichen Angaben, die sich meist nicht oder nur sehr selten ändern. Für die Details verweist Du dann in der Satzung auf die entsprechende Vereinsordnung. Das ist wichtig, weil Du die Vereinsordnung nur anwenden darfst, wenn sie durch den Hinweis in der Satzung legitimiert wird. 

In folgenden Fällen solltest du überlegen, ob hier nicht eine Vereinsordnung sinnvoll wäre:

Abteilungsordnung

Insbesondere in Sportvereinen werden häufig Abteilungen gebildet. Sie stellen Untergruppierungen im Verein dar, die aber keinen eigenen rechtlichen Status haben. Durch eine entsprechende Abteilungsordnung kannst du klären,

• welche Stellung die Abteilung innerhalb der Hierarchie des Vereins hat,
• wie die Abteilung in den Verein eingebunden ist und
• wie diese organisiert sein soll. So kann hier bestimmt werden, dass die Abteilung durch einen Abteilungsvorstand geführt wird und dass es auch eigene Abteilungsversammlungen gibt.

Wichtig: Die Wahlmodalitäten für einen Abteilungsvorstand müssen trotzdem in der Satzung festgelegt werden!

Außerdem kannst du In der Ordnung festlegen, in wieweit die Abteilung selbstständig handeln und finanzielle Mittel verwalten darf. Dies muss natürlich im Rahmen der Satzungsziele und -vorgaben liegen.

Beitragsordnung

In der Beitragsordnung regelt dein Verein, wie und in welcher Höhe Beiträge von den Mitgliedern verlangt werden. In der Satzung wird zunächst festgelegt, wer Beiträge zahlen muss beziehungsweise wer nicht. So können beispielsweise Ehrenmitglieder von der Beitragszahlung freigestellt werden.  Außerdem legt die Satzung grundsätzlich fest, ob Beiträge, Aufnahmegebühren oder andere Leistungen von den Mitgliedern gefordert werden. Die Beitragsordnung nimmt auf diesen Paragrafen der Satzung ausdrücklich Bezug. Eine Beitragsordnung kann dann die folgenden Punkte regeln:

• Fälligkeit der Beiträge. Hier solltest du klare Daten vorgeben (z. B. „Der Mitgliedsbeitrag ist jeweils am 1. Januar eines jeden Jahres fällig“ oder „Der monatliche Mitgliedsbeitrag ist jeweils zum 3. Arbeitstag eines Monats für den laufenden Monat fällig“).
• Höhe der Beiträge. Der Verein kann für verschiedene Personengruppen unterschiedliche Beitragssätze festlegen. Denkbar sind beispielsweise ermäßigte Beiträge für Kinder, Schüler, Studenten, Sozialhilfeempfänger usw. Auch ein „Familientarif“ kann verabschiedet werden.
• Umstellung der Beitragshöhe. Gilt beispielsweise ein „Ehe-Tarif“ und zwei Vereinsmitglieder heiraten, so muss geregelt werden, ab wann die beiden in den günstigeren Tarif um gestuft werden.
• Einzug der Beiträge. Können die Mitglieder überweisen beziehungsweise bei Ihrer Bank einen Dauerauftrag einrichten, wird der Beitrag per SEPA-Lastschriftverfahren erhoben, wird per PayPal bezahlt, erhält das Mitglied eine Rechnung usw.
• Ende der Beitragspflicht. Wenn ein Mitglied aus dem Verein austritt, sollte dein Verein eine Kündigungsfrist festlegen, bis zu deren Ablauf Beiträge zu zahlen sind.
• Zusätzliche Regelungen. Beispielsweise, dass Mitgliedern in finanzieller Not der Beitrag gestundet, gekürzt oder erlassen werden kann (hier sollte aber immer der Hinweis erfolgen, dass die Mitglieder hierauf keinen Rechtsanspruch haben). Auch kann hier festgelegt werden, welche Mahngebühren bei säumigen Zahlern angewandt werden.

Geschäftsordnungen

Geschäftsordnungen können für die Organe eines Vereins – beispielsweise für die Mitgliederversammlung oder den Vorstand – erstellt werden. In der Satzung musst du ausdrücklich darauf hinweisen. In der Geschäftsordnung nimmst du dann auf die Satzung Bezug (Beispiel: Diese Geschäftsordnung dient zur Ausgestaltung von § XYZ der Satzung des XYZ-Vereins und regelt den Ablauf von Mitgliederversammlungen).

In einer Geschäftsordnung für Mitgliederversammlungen kann beispielsweise geregelt werden:

• Wer an der Mitgliederversammlung – außer den Mitgliedern – noch teilnehmen darf. So kann beispielsweise geregelt werden, dass die Presse zur Mitgliederversammlung eingeladen wird, was aber meist dazu führt, dass die Mitglieder nicht mehr so frei diskutieren. Man sollte deshalb besser eindeutig regeln, dass die Medienvertreter nicht eingeladen werden. Diese kann man nach der Mitgliederversammlung noch im Rahmen einer Pressekonferenz informieren.
• Die Einberufungsmodalitäten ergeben sich aus der Satzung, auf der dann in der Geschäftsordnung lediglich Bezug genommen wird.
• Die Kontrolle der Beschlussfähigkeit. Die Beschlussfähigkeit ist normalerweise in der Satzung geregelt. In der Geschäftsordnung kann aber beispielsweise festgelegt werden, dass diese Beschlussfähigkeit vor jeder Abstimmung erneut geprüft werden muss.
• Aufgaben des Versammlungsleiters.
• Regelungen bezüglich der Antragstellung und -behandlung. Hier sollte auch geklärt werden, was Dringlichkeitsanträge sind und wie diese behandelt werden.
• Eventuell Festlegungen von Diskussions-Modalitäten (Redezeiten, Worterteilung, Wortentzug, Beginn der Debatte, Ende der Diskussion).
• Abstimmungsmodalitäten (wann kann, wann muss geheim abgestimmt werden, welche Mehrheiten zählen)
• Klärung von Minderheitenrechten.
• Inhalt des Protokolls zur Mitgliederversammlung.

Jugendordnung

Wenn die Satzung dies vorsieht, kann dein Verein auch eine Jugendordnung festlegen, die den Jugendlichen des Vereins einen gewissen Freiraum innerhalb des Vereins einräumt. Die Jugendordnung sollte beispielsweise folgende Punkte umfassen:

• Bestimmung, wer im Verein als Jugendlicher gilt, für wen also diese Jugendordnung geschaffen wurde.
• Organisation der Jugend im Verein und Einbindung der Jugend-Organe in die Vereinsorganschaft (z. B. Wahl eines Jugendwarts als Vertreter im Vorstand, Abhaltung von Jugendversammlungen, Weiterleitung der Beschlüsse der Jugendversammlung an den Vorstand usw.)
• Aufgabe und Ziele der Jugend innerhalb des Vereins.

Schiedsordnung

In der Schiedsordnung regelt dein Verein, welches Verhalten er nicht duldet und wie Verstöße sanktioniert wird. Außerdem muss geregelt werden, wie sich ein sanktioniertes Mitglied gegen etwaige verhängte Strafen zur Wehr setzen kann. Man kann allgemein regeln, dass vereinsschädigendes Verhalten sanktioniert wird oder detailliert festlegen, welches Verhalten mit welcher Strafe belegt wird.

Wichtig: Der Ausschluss eines Mitglieds kann nicht in der Schiedsordnung geregelt werden, sondern muss in der Satzung festgeschrieben sein.

In der Schiedsordnung sollte zumindest stehen:

• Wie sich das Schiedsgericht zusammensetzt und wie die Mitglieder gewählt werden.
• Welche Vereinsstrafen vorgesehen sind. Die Möglichkeiten reichen hier von der einfachen Ermahnung über die Verhängung von Ordnungsgeldern bis zur Aberkennung von Ehrenämtern und letztlich den Ausschluss (der allerdings in der Satzung geregelt werden sollte).
• Welche Verhaltensweisen sanktioniert werden.

Da die Schiedsordnung immer dann greift, wenn Ärger ins Haus steht, solltest du hier einen kompetenten Fachanwalt zurate ziehen. Grundsätzlich gilt, dass die Schiedsgerichtsordnung dem Betroffenen nicht den Weg über die ordentliche Gerichtsbarkeit verschließen kann.

Wahlordnung

Dein Verein kann sich auch eine Wahlordnung geben, in der geklärt wird, ob bei Wahlen ein Wahlvorstand gebildet werden muss und wenn ja, wie dieser gebildet wird. Außerdem geht aus deiner Wahlordnung hervor, wer gewählt werden kann und mit welcher Stimmenmehrheit die einzelnen Positionen gewählt werden. Hier sollte dein Verein auch schon festlegen, ob die Wahlen geheim oder offen stattfinden, ob eventuell bei Organwahlen Blockwahlen zugelassen werden können (Also mehrere Mitglieder haben die Vorstandsämter unter sich aufgeteilt und wollen sich nun gemeinsam – als Block – zur Wahl stellen).

4. Vorbereitung der Gründungsversammlung

Während der Gründungsversammlung muss ein Protokoll angefertigt und die Vorstandsmitglieder gewählt werden. Ihr solltet schon vor der Versammlung versuchen, Interessenten zu finden, die bereit sind, als Protokollführer und Vorstandsmitglieder zu kandidieren. Das Schreiben des Protokolls ist sehr wichtig für das Gründen eines Vereins, da das Gründungsprotokoll mit anderen Unterlagen später beim Registergericht beziehungsweise Finanzamt eingereicht werden muss.

Es ist leider schon vorgekommen, dass bei einer Gründungsversammlung keine Interessenten des Vereins bereit waren, zu kandidieren. Das Ergebnis war dann, dass die Gründungsversammlung ergebnislos beendet wurde. Häufig führte das auch dazu, dass es zu keiner Vereinsgründung kam.

Details zur Planung der Gründungsversammlung erfahrt Ihr in diesem Beitrag.

5. Einladung zur Gründungsversammlung

Jetzt geht die Vereinsgründung in die entscheidende Phase. Mit der Einladung zur Gründungsversammlung versendet Ihr den Entwurf der Satzung Eures Vereins. Dadurch kann das Thema konzentrierter und schnelle abgewickelt werden. Die Einladung muss eine Tagesordnung beinhalten (die aber auch beigefügt werden kann).

6. Durchführung der Gründungsversammlung

Die Gründungsversammlung ist die erste Mitgliederversammlung. Da aber offiziell noch kein Verein besteht, müssen einige Dinge in der Mitgliederversammlung geklärt und erledigt werden. In der Gründungsversammlung muss

• festgestellt werden, dass ein Verein gegründet werden soll
• eine Satzung diskutiert und verabschiedet werden
• ein Vorstand entsprechend der Satzung gewählt werden
• der Vorstand beauftragt werden, die Anmeldung des Vereins beim Registergericht vorzunehmen und die Gemeinnützigkeit beim zuständigen Finanzamt zu beantragen

Die von der Gründungsversammlung gebilligte Satzung muss von mindestens sieben Teilnehmer der Versammlung – möglichst mit Vor- und Zunamen – unterschrieben werden. Bei unleserlichen Unterschriften sollte der Vor- und Nachname in Druckbuchstaben wiederholt werden.

7. Anmeldung zur Eintragung ins Vereinsregister

Der in der Gründungsversammlung gewählte geschäftsführende Vorstand muss nun die Anmeldung beim Vereinsregister vornehmen. Da es vorkommen kann, dass bei der Anmeldung des Vereins Beanstandungen durch das Registergericht oder das Finanzamt erfolgen, sollte der Vorstand außerdem für diesen Fall ermächtigt werden, die entsprechenden Änderungen vorzunehmen. Sonst müsste hierfür erneut zu einer Mitgliederversammlung eingeladen werden.

8. Antrag auf Anerkennung der Gemeinnützigkeit

Mit der Eintragung ins Vereinsregister ist der Verein zwar offiziell gegründet, gilt aber noch nicht als „gemeinnützig“. Nur gemeinnützige Vereine genießen eine Reihe von Steuerprivilegien und sind berechtigt, Spendenbescheinigungen (offiziell „Zuwendungsbescheinigungen“) auszustellen. Wie Ihr Spendenbescheinigungen für den Verein ausstellt und worauf dabei zu achten ist, erklären wir Euch in diesem Beitrag. Der in der Gründungsversammlung gewählte geschäftsführende Vorstand beantragt die Gemeinnützigkeit formlos beim für den Verein zuständigen Finanzamt. Dem Antrag muss die verabschiedete Satzung beigelegt werden.

Das Finanzamt prüft, ob die Voraussetzungen für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit vorliegen. Ist dies der Fall, erhaltet Ihr vom Finanzamt die Feststellung der satzungsmäßigen Voraussetzungen für Steuerbegünstigung (früher bezeichnete man dies als „vorläufige Bescheinigung“). Dieser Bescheid gilt zunächst für drei Jahre. Danach erhaltet Ihr im Rahmen Eurer Steuerveranlagung einen Freistellungsbescheid zur Körperschaftsteuer. Dieser Freistellungsbescheid wird auch als Nachweis der Gemeinnützigkeit anerkannt.

Was kostet es einen Verein zu gründen?

Die Vereinsgründung ist mit einigen Kosten verbunden. Zu den „unvermeidlichen“ Kosten gehören die Gebühren für eine notarielle Beglaubigung der Unterschriften des Antrags auf Eintragung ins Vereinsregister, der formlos gestellt werden kann. Werden die Unterschriften vom Notar beglaubigt, müsst Ihr mit 30,00 € (eventuell mehr) rechnen. Wenn der Notar auch den Antrag für Euch verfasst, kämen noch einmal rund 50,00 € hinzu.  Außerdem müsst Ihr ca. 80,00 € an Gerichtskosten einplanen. Diese Kosten variieren von Bundesland zu Bundesland. Wenn Ihr auch die Gemeinnützigkeit anstrebt, könnt Ihr einen Antrag auf Erlass der reinen Gerichtsgebühren stellen, dann können Euch rund 50,00 € erlassen werden (kein Rechtsanspruch). Die rund 30,00 € für eine gesetzlich vorgeschriebene Veröffentlichung der Eintragung müsst Ihr aber immer bezahlen.

Hinzu kommen variable Kosten für die Akquise von Gründungsmitgliedern, Bürokosten, Porto usw. Je nachdem, wie viele Gründungsinteressenten zur Versammlung eingeladen werden, können die Kosten schon einen dreistelligen Betrag verursachen. Richtig teuer wird es, wenn die Satzung von einem Notar erstellt wird. Bis zu 500,00 € bei einer normalen Satzung sind da denkbar.

Verein gründen ja oder nein? Unser Fazit

Einen Verein gründen, ist gar nicht so schwierig. Der Hauptknackpunkt dürfte die Abfassung einer Satzung sein. Hier sollte man sich, wenn möglich, fachkundigen Rat holen. Die Anträge zur Eintragung ins Vereinsregister und zur Anerkennung der Gemeinnützigkeit erfolgen formlos und die nötigen Unterlagen werden bereits zur Gründungsversammlung benötigt. Auch die Kosten halten sich im Rahmen. Eurer Vereinsgründung steht also nichts mehr im Weg.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Verein gründen