Vereinsveranstaltungen planen und durchführen

• 01. Januar. 2014
• Administrator
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Ob Sport-, Traditions- oder Hobby-Verein. Ein Verein ist ein Ort, an dem verschiedene Personen zusammentreffen.

Wieso sollte man dieses Zusammentreffen nicht auch mal feiern?

Veranstaltungen – ob Versammlungen oder Feste – sind wichtig für den Zusammenhalt in eurem Verein. Sie stärken die Bindung der Mitglieder und beeindrucken vielleicht auch Außenstehende. … die dann vielleicht auch mitmachen.

Welche behördlichen Auflagen gibt es für eine Vereinsveranstaltung?

Als Organisator einer Veranstaltung sollte man sich mit den typischen behördlichen Auflagen auskennen. Sobald die Vereinsveranstaltung im öffentlichen Rahmen stattfindet (d.h. sie nicht mehr nur intern ist), müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu gehören Behördengänge, Versicherungen und vieles mehr. Selbst bei kleineren Veranstaltungen gibt es einige zu beachten.

Tipp: Lass‘ dich beim örtlichen Ordnungsamt beraten. Ein Anruf oder ein kurzer Besuch reicht meist aus und liefert dir wertvolle Informationen, die dich auf mögliche Fallen hinweisen können.

 Welche Versicherungen du am besten im Vorfeld abschließen solltest und in welche Kostenfallen du auf jeden Fall umgehen musst, haben wir in dem Beitrag „Gehst du bei der Vereinsveranstaltung auf Nummer sicher?“ für dich zusammengefasst. 

Wie plant man eine Vereinsveranstaltung, die zum Budget passt?

Finanzplanung ist ein unbeliebtes Feld innerhalb des Veranstaltungsmanagements. Natürlich stürzt sich jeder am liebsten auf die kreativen, gestalterischen Aufgaben. Doch im Vorfeld einer Veranstaltung sollte man genau prüfen, ob die Vereinskasse den Spaß mitmacht. Schließlich will man nicht alles auf eine Karte setzen und damit den Fortbestand des Vereins gefährden. Liquidität hat oberste Priorität!

Damit du den Anforderungen gewachsen bist, die eine professionelle Organisation einer Vereinsveranstaltung mit sich bringen, kannst du dich hier über Maßnahmen der Finanzplanung informieren:

1. Budgetplanung und Finanzplanung im Verein
2. Warum du bei der Finanzplanung im Verein auch mit Misserfolgen rechnen musst
3. Rechnungswesen im Verein 
4. Warum Liquidität eine wirklich wichtige Größe innerhalb deiner Finanzplanung ist

Wie verleiht man der Vereinsveranstaltung den letzten Feinschliff?

So eine Vereinsveranstaltung organisiert sich selbstverständlich nicht von selbst. Oder doch?

Eine gute Vorbereitung nimmt dir viel Arbeit weg. So gelingt dir die Planung quasi im Handumdrehen.

Beim Feinschliff der Vereinsveranstaltung klärst du im Vorfeld, …

• wo die Veranstaltung stattfindet
• wie ihr eure Gäste einladet
• wie die Veranstaltung ablaufen soll
• wie Ihr die Gäste versorgt
• wer welche Aufgaben übernimmt

Wie vermarkte ich eine Vereinsveranstaltung?

Marketing ist nicht jedermanns Sache. Aber leider reicht es nicht aus, eine Veranstaltung nur zu planen.

Man muss sie teilen, bekannt machen, sichtbar werden lassen.

Sonst steht man am Ende alleine auf weiter Flur und die Einnahmen bleiben aus. Deshalb gehört die Vermarktung deiner Vereinsveranstaltung zwingend zur Vorbereitung dazu.

Um eine Vereinsveranstaltung erfolgreich zu vermarkten, sollte man einige Schritte befolgen.

Was du beim Lebensmittelverkauf bei deiner Veranstaltung beachten musst

„Gegessen wird immer“ lautet das Motto bei vielen Vereinen, wenn es um die Beteiligung an Festen geht. Darum werden gerne Würstchen, Waffeln oder Ähnliches verkauft. Doch dabei handelt es sich um offene Lebensmittel, für deren Verkauf strenge Regeln gelten.

Die Bundesländer haben für den Verkauf und den Umgang mit Lebensmitteln bei Vereins- oder Straßenfesten entsprechende Bestimmungen erlassen. Bevor ihr also Würstchen einkauft oder Waffelteig anrührt, erkundigt euch erst mal beim kommunalen oder regionalen Gesundheitsamt oder dem Veterinäramt, worauf ihr achten müsst. Die Regelungen können von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein. Hier gehen wir nur auf die grundsätzlichen Anforderungen ein, die in nahezu allen Bundesländern gelten beziehungsweise Grundlage der geltenden Bestimmungen sind.

Dass Würstchen Lebensmittel sind, dürfte jedem klar sein. Aber auch einzelne Zutaten für die Herstellung von verzehrbaren Waren oder Getränken (z. B. Cocktails) gehören zu den Lebensmitteln. Nicht nur die fertige Waffel ist ein Lebensmittel. Auch die Zutaten (Mehl, Eier, Milch, Wasser, Zucker usw.) müssen als Lebensmittel angesehen und vorschriftsmäßig gelagert und verarbeitet werden.

Grundsätzlich müssen Stände, an denen Lebensmittel zubereitet oder verkauft werden, befestigt sein und so gestaltet werden, dass sie sauber gehalten werden können. Deshalb muss der Stand auch einen festen Boden haben, der gereinigt werden kann. Stände ohne Boden dürfen beim Umgang mit Lebensmitteln nicht eingesetzt werden. Außerdem muss der Stand an der Rückseite und an den Seiten aus geschlossenen Wänden bestehen. Schließlich ist fast immer ein stabiles Dach vorgesehen.

An der Vorderseite findet die Abgabe der Lebensmittel statt. Offene Lebensmittel müssen hier vor Bazillen oder Bakterien geschützt werden. Die Verunreinigung kann leicht durch hustende oder niesende Kunden entstehen, darum wird der Schutz auch gerne als „Spuckschutz“ bezeichnet. Dieser Schutz kann beispielsweise aus durchsichtigem, möglichst leicht zu reinigendem Kunststoff bestehen.

Lebensmittel müssen trocken und staubfrei sein. Die Wände im Lagerbereich müssen leicht zu reinigen sein. Die Flächen, die in direkten Kontakt mit den Lebensmitteln kommen, müssen zusätzlich desinfizierbar sein. Da auch die zu verarbeitenden Bestandteile zu den Lebensmitteln gehören, müssen auch die Regale, in denen ihr beispielsweise das Mehl oder die Eier für eure Waffeln lagern, den vorgenannten Bedingungen entsprechen.

Außerdem muss der Stand über einen Wasseranschluss oder über ausreichende Mengen an Wasser verfügen. Jeder, der mit den Waren in Kontakt kommt, muss sich natürlich die Hände waschen können. Grundsätzlich müssen aber immer zwei voneinander getrennte Waschbecken vorhanden sein. Das eine dient zum Händewaschen der am Stand tätigen Vereinsmitglieder, das andere ist für das Säubern von Geschirr und Gerätschaften gedacht. In einigen Bundesländern wird sogar vorgeschrieben, dass Flüssigseife und Papierhandtücher vorgehalten werden müssen.

Häufig werden die beliebten Waffeln vor Ort gebacken und auch der Teig dort angerührt. Das kann zu Problemen mit den Behörden führen, da der Ort, an dem die Lebensmittel zubereitet werden, vom Kundenverkehr abgeschirmt sein muss. Um die Probleme auf ein Minimum zu begrenzen, sollte deshalb am Stand nur bereits vorbereiteter Teig verarbeitet werden, der gekühlt angeliefert und gelagert werden muss.

Auch für das Geschirr und andere Arbeitsmittel wie Behälter, Bestecke, Töpfe, Waffeleisen usw. gelten strenge Vorschriften. Alle Gegenstände und Arbeitsflächen, die mit den Lebensmitteln in Kontakt kommen, müssen korrosionsbeständig gegen Spülmittel oder saure Lebensmittel sein. Außerdem müssen sie temperaturbeständig sein. Meist wird eine Beständigkeit von mindestens 90 Grad Celsius vorgeschrieben. Beim Einsatz muss alles in einem einwandfreien, sauberen Zustand sein. Beschädigte Behälter dürfen nicht mehr eingesetzt werden.

Es ist zwar keine Vorschrift, aber aus Umweltschutzgründen solltet ihr den Mehraufwand nicht scheuen und auf Einweggeschirr verzichten. Die Reinigung von Geschirr, Gläsern und Bestecken erfolgt am besten maschinell. Alternativ kann von Hand gespült werden, wenn zwei Becken vorhanden sind. Ein Becken mit sehr heißem Wasser und Spülmittel und ein Becken mit lauwarmem Wasser zum Nachspülen. Das Wasser und die Trockentücher sind regelmäßig zu wechseln. Schmutziges und sauberes Geschirr müssen getrennt gelagert werden.

Praxisbeispiel: Fehler, die man bei der Planung einer Grillparty vermeiden sollte

Auch interne Feste benötigen eine gute Planung. Der wohl beliebteste Anlass, um alle Mitglieder zusammenzutrommeln, ist doch die klassische Grillparty. Oder etwa nicht? 😉

Mit ein paar kleinen Tipps & Tricks ist die Grillfeier schnell organisiert.

Doch Vorsicht: Lasse niemals die falsche Person an den Grill! 😉

Witzige Ideen und Tipps für die Weihnachtsfeier im Verein

Meist kommt Weihnachten ja unverhoffter, als zunächst angenommen. Nicht nur privat artet das oftmals in Stress aus, auch im Verein geht es heiß her. Denn schließlich will die jährliche Weihnachtsfeier auch gut geplant und organisiert werden!