Der Vorstand im Verein

• 05. August. 2024
• hfischer
• 29

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Der Vorstand hat eine zentrale Funktion innerhalb der Verwaltung Eures Vereins. In den meisten Fällen bilden die Vorstandsmitglieder, die nach § 26 BGB ins Vereinsregister eingetragen wurden, gleichzeitig den geschäftsführenden Vorstand im Verein. Falls es die Vereinssatzung erlaubt, kann zusätzlich ein geschäftsführender Vorstand gebildet werden, der jedoch nicht den gesetzlichen Vorstand ersetzt, sondern ihn ergänzt. In diesem Beitrag erklären wir Euch, welche Aufgaben der Vorstand übernimmt, wie der geschäftsführende Vorstand von dem nach § 26 BGB unterscheidet und welche gesetzlichen Grundlagen gelten. Zudem klären wir die Aufgaben eines Vorstandes, wer in den Vorstand berufen werden kann, wie die Wahl abläuft und was bei einem Rücktritt oder der Abberufung von Vorstandsmitgliedern zu beachten ist.

Ihr habt noch offene Fragen rund um das Thema Vorstand im Verein? Dann schreibt uns diese sehr gerne in die Kommentare unterhalb des Beitrags. Viel Spaß beim Lesen! ❤️

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Gesetzliche Aufgaben des Vorstands

Das im BGB verankerte Vereinsrecht sieht nach § 26 BGB die Einzelvertretung durch einen Vorstand vor. Dieser ist der gesetzliche Vertreter des Vereins und wird in dieser Funktion im Vereinsregister eingetragen. Der Vorstand nach § 26 BGB ist ein Pflichtorgan: Euer Verein muss diesen Vorstand haben. Wenn in der Satzung keine abweichenden Regelungen getroffen werden, übernimmt dieser Vorstand auch die Geschäftsführung Eures Vereins (§ 27 Abs. 3 BGB). Dies ist auch in den meisten Vereinen die Regel, sodass der Vorstand nach § 26 BGB gleichzeitig auch der geschäftsführende Vorstand ist. Hiervon gehen wir in diesem Beitrag auch aus.

Da der geschäftsführende Vorstand den Verein insgesamt vertritt, muss er alle Rechtsgeschäfte des Vereins verantworten und den Verein auch vor Gericht vertreten. Außerdem obliegen ihm die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Mitgliederversammlung. Hinzu kommt die steuerrechtliche und finanzielle Verantwortung. Wenn Euer Verein Mitarbeiter beschäftigt, ist der geschäftsführende Vorstand auch für deren Disziplin und Arbeitsführung verantwortlich. Darüber hinaus können weitere Aufgaben des Vereinsvorstands durch die Satzung festgelegt werden. Grundsätzlich hat also Euer geschäftsführender Vereinsvorstand die Gesamtverantwortung für den Verein.

Unterschied zwischen dem geschäftsführenden Vorstand und dem Vorstand nach § 26 BGB

§ 40 BGB erlaubt es Eurem Verein, neben dem Vorstand gemäß § 26 BGB auch einen geschäftsführenden Vorstand zu ernennen. Dieser im Verein geschäftsführende Vorstand hat jedoch keine Vertretungsbefugnis nach außen, denn diese bleibt ausschließlich dem Vorstand nach § 26 BGB vorbehalten. Bei der Einrichtung beider Vorstände sind daher folgende Punkte zu beachten:

Vorstand nach § 26 BGB
Vertretung nach außen	Geschäftsführung nach innen
– Die Vertretung nach außen kann nicht delegiert werden. – Grundsätzlich ist die Außenvertretung unbeschränkt – Die Satzung kann die Außenvertretung einschränken, nicht entziehen.	– Wird keine andere Satzungsregel getroffen, ist der Vorstand gleichzeitig geschäftsführend. – Die Geschäftsführung kann durch entsprechende Satzungsregel teilweise oder vollständig entzogen und delegiert werden.

Soll neben dem Vorstand nach § 26 BGB im Vereinsrecht ein geschäftsführender Vorstand ernannt werden, muss dies in der Vereinssatzung geklärt werden. Eine Regelung etwa in der Geschäftsordnung, auf die in der Satzung Bezug genommen wird, reicht hier nicht aus. Aus der Satzung muss dann klar hervorgehen,

• wie sich der geschäftsführende Vorstand zusammensetzt (Anzahl und eventuell Funktionsbezeichnungen).
• wie die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands bestellt werden (normalerweise durch Wahl auf der Mitgliederversammlung).
• welche Aufgaben auf den geschäftsführenden Vorstand übertragen werden.
• welche Befugnisse und Entscheidungsspielräume der geschäftsführende Vorstand hat.
• wie der geschäftsführende Vorstand vom Vorstand nach § 26 BGB abgegrenzt wird.

Sollten die oben gestellten Fragen nicht eindeutig geklärt werden, sind Streitigkeiten zwischen den beiden Vorständen vorprogrammiert.

Vorstandswahlen im Verein

Über die Wahl des geschäftsführenden Vorstands gibt es keine gesetzlichen Regelungen. Ihr bestimmt also in Eurer Satzung selbst, wie viele Mitglieder dem Vorstand angehören und wie lange sie im Amt sind. Wird die Amtszeit in der Vereinssatzung nicht festgelegt, gilt sie unbegrenzt. Üblich ist es, den geschäftsführenden Vorstand für einen Zeitraum zwischen zwei und fünf Jahren zu wählen. Gibt es keine Satzungseinschränkung, ist eine Wiederwahl unbegrenzt möglich.

Die Wahl der Vorstandsmitglieder, sowohl des geschäftsführenden als auch des erweiterten Vorstands, erfolgt durch die Mitgliederversammlung. Der genaue Ablauf einer Vorstandswahl im Verein wird in der Satzung geregelt. Um die Wahl gültig zu machen, müssen die in der Satzung festgelegten Mehrheitsverhältnisse eingehalten werden, zum Beispiel die Anwesenheit von 2/3 der ordentlichen Mitglieder. Die Satzung kann zusätzliche Regelungen wie die Stimmrechtsübertragung von abwesenden Mitgliedern vorsehen. Die Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl muss mindestens 14 Tage im Voraus schriftlich einberufen werden, wobei diese Frist je nach Satzung variieren kann. Mitglieder können Kandidaten vorschlagen oder sich selbst nominieren. Auch wenn nur ein Kandidat für die verschiedenen Vorstandsposten zur Verfügung steht, ist eine Einzelwahl erforderlich.

Wer kann zum Vorstand gewählt werden?

In den Vorstand können sowohl natürliche als auch juristische Personen (Unternehmen, andere Vereine usw.) gewählt werden. Wenn Eure Satzung keine andere Regelung vorschreibt, können auch Minderjährige, die mindestens sieben, aber noch keine 18 Jahre alt sind, in den Vorstand gewählt werden. Sie benötigen hierfür aber die Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten.

Wenn in Eurer Satzung nichts anderes steht, erfolgt die Tätigkeit als Vorstandsmitglied ehrenamtlich (§ 27 Abs. 3 BGB). Nur mit einer ausdrücklichen Satzungsgenehmigung ist es möglich Vorstandsmitglieder zu entlohnen. Für den Abschluss eines Anstellungsvertrages ist normalerweise die Mitgliederversammlung zuständig. Die Versammlung kann auch Personen beauftragen, den Vertrag nach den Vorgaben der Mitgliederversammlung abzuschließen. Eine Vorstandsänderung muss nach der Wahl unbedingt dem Vereinsregister gemeldet werden. Die Vereinsregistereintragung von Vorstandsänderungen ist erforderlich, um um die rechtliche Vertretung des Vereins korrekt abzubilden.

Wird das Vorstandsmitglied angestellt, wird ein Dienstvertrag geschlossen. Hierfür gibt es keine Formvorschriften – der Dienstvertrag kann sogar mündlich geschlossen werden. Aber aus Sicherheitsgründen und zur Beweisführung solltet Ihr in jedem Fall einen detaillierten Vertrag schriftlich schließen.

In der Satzung sollten zumindest die folgenden Punkte geklärt werden:

• Anzahl und Funktion der Vorstandsmitglieder
• Wahlmodus und Dauer der Wahlperiode
• Regelungen beim vorzeitigen Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds

Fehlerhafte Vorstandswahlen

Wenn eine Vorstandswahl fehlerhaft ist, weil z.B. nicht alle Mitglieder korrekt beteiligt wurden, kann die Gültigkeit des Vorstands angezweifelt werden. Das bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass der Verein handlungsunfähig ist. In diesem Fall kann ein Notvorstand eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass der Verein weiterhin handlungsfähig bleibt. Er wird vorübergehend bestellt, um den Verein zu führen, bis die Probleme geklärt sind.

Das Kammergericht Berlin in einem Beschluss 04.07.2022 (Aktenzeichen 22 W 32/22), dass ein Notvorstand nicht sofort eingesetzt werden muss, selbst wenn die Vorstandswahl fehlerhaft sein könnte. In diesem Fall war die Wahl des Vorstands noch nicht endgültig geklärt, und der Antragsteller konnte keine dringenden Schäden für den Verein nachweisen. Der bestehende Vorstand blieb vorerst im Amt, bis die rechtlichen Fragen geklärt waren.

Die Amtszeit des Vorstands

Das Gesetz regelt lediglich, dass ein Verein einen Vorstand haben muss (§ 26 BGB). Wie lange er im Amt ist, wird gesetzlich nicht geregelt. Darum muss eine Amtszeit in der Satzung verankert werden. Ist dies nicht der Fall, bleibt der Vorstand auf unbegrenzte Zeit im Amt. Aber auch wenn die Amtszeit satzungsgemäß festgelegt wird, können die Mitglieder des Vorstands grundsätzlich jederzeit zurücktreten. Auch die Mitgliederversammlung hat die Möglichkeit einen Vorstand abzuwählen. § 671 Abs. 2 BGB verlangt lediglich, dass der Vorstand nicht rechtsmissbräuchlich „zur Unzeit“ zurücktreten kann. Das wäre der Fall, wenn der Vereinsvorstand durch den Rücktritt den Verein nicht mehr nach außen vertreten kann.

Die Amtszeit des Vorstands in Eurem Verein beginnt nach der Annahme der Wahl durch das gewählte Mitglied. Sie endet nach Ablauf der in der Satzung festgelegten Periode. Allerdings kommt es in vielen Fällen vor, dass Neuwahlen erst einige Zeit nach Ablauf der Amtszeit stattfinden. Dann wäre Euer Verein in dieser Phase ohne Vorstand, was nicht zulässig ist. Darum sollte in der Satzung auch festgelegt werden, dass der Vorstand über die Amtszeit hinaus im Amt bleibt, bis Neuwahlen erfolgen.

Die Aufgaben des Vorstands im Verein

Wie viele Mitglieder Euer Vorstand hat, wird in der Satzung festgelegt. Meist besteht der Vorstand im Verein aus dem geschäftsführenden Vorstand (§ 26 BGB) und dem erweiterten Vorstand. Nur der geschäftsführende Vorstand wird ins Vereinsregister eingetragen. Geschäftsführender und erweiterter Vorstand bilden den Gesamtvorstand.

Alle offiziellen Aufgaben muss der Vorstand für den Verein wahrnehmen. Der geschäftsführende Vorstand vertritt Euren Verein in allen rechtlichen Angelegenheiten. So vertritt er Euren Verein beispielsweise vor Gericht, wenn er verklagt wurde oder klagt. Nur er vertritt den Verein nach außen. Wenn also Geschäfte im Namen Eures Vereins abgeschlossen werden, müssen die Verträge die Unterschrift des Vorstands tragen. Andere Vereinsmitglieder sind hierzu nicht befugt – auch nicht die Mitglieder Eures erweiterten Vorstands. Eine Ausnahme kann sich nur ergeben, wenn ein besonderer Vertreter mit entsprechenden Befugnissen ausgestattet wurde.

Vertretungsbefugnis

Der Vorstand hat grundsätzlich weitreichende Vertretungsbefugnisse (§ 26 Abs. 2 BGB), die auf den Satzungszweck und die Aufgaben des Vereins beschränkt sind. Eure Satzung kann diese Befugnisse einschränken, solange der Vereinsvorstand seine Aufgaben weiterhin erfüllen kann, zum Beispiel durch Beschränkungen bei bestimmten Verträgen oder Beträgen. Solche Einschränkungen müssen im Vereinsregister eingetragen werden (§ 64 BGB) und den Außenstehenden bekannt gemacht werden.

Hinsichtlich der Vertretungsbefugnis sind außerdem folgende Regelungen festgelegt:

• Verbot von „In-sich-Geschäften“: Vorstandsmitglieder dürfen als Privatperson keine Verträge mit dem Verein abschließen (§ 181 BGB), um Interessenkonflikte zu vermeiden.
• Entgegennahme und Abgabe von Erklärungen: Jedes Vorstandsmitglied ist befugt, Erklärungen entgegenzunehmen (§ 26 Abs. 2 BGB), und diese Befugnis kann nicht durch die Satzung eingeschränkt werden. Rechtsgeschäfte müssen gemäß den satzungsgemäßen Vorgaben abgeschlossen werden. Ein einzelnes Mitglied kann keine Geschäfte allein abschließen kann, wenn die Satzung die Mitwirkung mehrerer Vorstandsmitglieder verlangt.
• Delegation von Aufgaben: Der Vorstand kann Mitglieder oder Gruppen bevollmächtigen, im Auftrag des Vorstands zu handeln. Diese Bevollmächtigung kann jederzeit widerrufen werden. Intern entscheidet der Vorstand über den Umfang der Vollmacht, und nach außen muss dies gemäß den satzungsgemäßen Vorgaben vom geschäftsführenden Vorstand erklärt werden.

Die Aufgaben des 1. Vorsitzenden im Verein

Ein mehrköpfiger Vorstand sollte einen 1. Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden haben. Ob man auf den 1. Vorsitzenden verzichten kann, ist umstritten. Es gibt aber immer mehr Vereine, die die Funktionen auf ein Kollektiv übertragen. Solange man sich im Team einig ist, dürfte das auch nicht zu Problemen führen. Bei Streitigkeiten kann es jedoch zu Problemen kommen, die mit einem 1. Vorsitzenden vermieden werden.

Oft wird angenommen, dass der 1. Vorsitzende eine besondere Kontrollfunktion gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern ausübt. Doch alle Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, dazu beizutragen, dass der Verein ordentlich, gesetzmäßig und satzungsgerecht geführt wird. Darum sollten sich alle Vorstandsmitglieder gegenseitig kontrollieren.

Die Satzung bestimmt, welche besonderen Funktionen und Rechte Euer 1. Vorsitzender im Verein übernimmt. Normalerweise handelt er intern als Organisator der Geschäftsführung und extern als Repräsentant Eures Vereins in der Öffentlichkeit. Die Satzung schreibt vor, welche Aufgaben er allein ausführen und wann er nur zusammen mit anderen Vorstandsmitgliedern aktiv werden darf. Wenn Ihr in Eurem Verein einen Vereinspräsidenten bestimmt, kann dieser auch die repräsentativen Aufgaben übernehmen.

Die Vertretung des 1. Vereinsvorstands

Neben dem 1. Vereinsvorstand, gibt es meistens noch einen 2. Vorsitzenden im Verein. In erster Linie vertritt er den 1. Vorstand, wenn dieser mal verhindert ist. Trotz der primären Vertretungsrolle beschränken sich die Aufgaben des 2. Vorsitzenden im Verein nicht nur darauf. Die Aufgaben eines 1. Vorsitzenden im Verein sind umfassend, aber der 2. Vorsitzende übernimmt zusätzliche Verantwortungen wie die Organisation von Versammlungen und das Management statistischer Aufgaben. Er ist befugt, Verhandlungen im Auftrag des 1. Vorsitzenden zu leiten, um diesen zu entlasten, und hat stets die Satzung sowie die Geschäftsordnung im Blick. Zudem steht der 2. Vorsitzende dem 1. Vorsitzenden beratend zur Seite und unterstützt ihn bei der Erfüllung der vielfältigen Aufgaben des Vereins. Ein Rücktritt des 2. Vorsitzenden im Verein ist jederzeit möglich, solange er die Handlungsfähigkeit des Vereins nicht gefährdet.

Die Auskunftspflicht

Im Rahmen der Geschäftsführung ist der Vorstand zur Information der Mitglieder verpflichtet. Diese Informationspflicht erfüllt Euer Vorstand durch Rechenschaftsberichte auf den Mitgliederversammlungen. Zur Abgabe der Rechenschaftsberichte ist Euer Vorstand verpflichtet (§ 666 BGB). Bei berechtigten Zweifeln an den Angaben im Rechenschaftsbericht können die Mitglieder zusätzliche Informationen verlangen (§ 259 BGB).

Der Rechenschaftsbericht

Die Informationen aus dem Rechenschaftsbericht sind die Grundlage für die Entlastung des Vorstands durch die Mitgliederversammlung. Mit der Entlastung bestätigt Ihr dem Vorstand, dass er ordnungsgemäß gearbeitet hat. Werden jedoch im Bericht Informationen verschwiegen, gilt die Entlastung nicht für diese Bereiche. Daher sollte der Bericht möglichst umfassend und präzise sein, um den Mitgliedern Transparenz zu zeigen.

Folgende Punkte gehören in jeden Rechenschaftsbericht:

• Mitgliederentwicklung: Anzahl der neuen und ausgetretenen Mitglieder, nach Geschlecht und Alter aufgeteilt. Prognose der zukünftigen Entwicklung des Vereins.
• Finanzielle Situation: Gesamte Finanzlage des Vereins, insbesondere bei Kreditaufnahmen die Gründe ausführlich erläutern. Bei geplanten Beitragserhöhungen darlegen, dass die erwarteten Einnahmen nicht mehr die Kosten decken werden.
• Vereinsaktivitäten: Darstellung der Aktivitäten, deren Ziele, erreichte Erfolge sowie Kosten und Einnahmen. Fotos und langfristige Wirkungen bei Werbeaktionen einfügen.
• Besonderheiten im Vereinsjahr: Spezielle Ereignisse wie die Bildung einer Jugendspielgemeinschaft oder Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen, inklusive der Gründe dafür (z.B. Kostenersparnis, Imagepflege).

Ausnahmen der Auskunftspflicht des Vorstands

Es gibt Fragen, die der Vorstand in seinem Rechenschaftsbericht nicht beantworten muss. Die Auskunft kann verweigert werden, wenn dadurch erhebliche Nachteile für den Verein entstehen könnten. Zum Beispiel müssen Fragen zu laufenden Verhandlungen über Baumaßnahmen oder Verfahren mit dem Finanzamt nicht beantwortet werden, wenn dies die Verhandlungsposition schwächen würde.

Personenbezogene Fragen, die nur einzelne Mitglieder betreffen, werden aus Datenschutzgründen oft nicht beantwortet. Fragen zu Löhnen und Gehältern können ebenfalls unbeantwortet bleiben, wobei das Landgericht Frankfurt/Main entschied, dass die Offenlegung der Budgetplanung, einschließlich Trainervergütungen, keinen Datenschutzverstoß darstellt. Gesamtsummen der Posten sollten im Rechenschaftsbericht enthalten sein, und Vergütungen der Vorstandsmitglieder sollten aus Transparenzgründen angegeben werden.

Sonstige Pflichten Eures Vereinsvorstands

Aufgabe des Vorstands im Verein ist die Geschäftsführung. Er hat alle Handlungen im Sinne des Vereins durchzuführen. Euer Vorstand kann einzelne Aufgaben delegieren und dabei auch externe Kräfte (z. B. Steuerberater) beauftragen. Die Geschäftsführung bleibt aber immer in der Verantwortung des Vorstands. Wenn die Satzung nichts anderes vorschreibt, entscheidet der Vorstand im Rahmen der Vorstandssitzung mit einfacher Mehrheit. Mit der Geschäftsführung ergeben sich für den Vorstand grundsätzliche Pflichten, die auch nicht auf andere Personen abgewälzt werden können. Diese möchten wir Euch nachfolgend etwas näher erläutern.

Sorgfaltspflicht

Die Sorgfaltspflicht ist die wichtigste Pflicht eines jeden Vorstands. Euer Vorstand muss die Aufgaben des Vereins so sorgfältig und ordentlich ausführen, wie es eine gewissenhafte und fachkundige Person tun würde. Deshalb ist es wichtig, bei der Auswahl der Vorstandsmitglieder auf deren Fähigkeiten und Kenntnisse zu achten. Vorstandsmitglieder haften gegenüber dem Verein, aber nicht gegenüber einzelnen Mitgliedern.

Pflicht, das Vereinsvermögen zu erhalten

Der Vorstand Eures Vereins hat die Pflicht, das Vereinsvermögen zu sichern und zu erhalten. Er muss darauf achten, dass der Verein nicht überschuldet wird und alle Einnahmequellen optimal genutzt werden. Dazu gehört, dass Mitgliedsbeiträge gemäß der Satzung oder Beitragsordnung pünktlich und vollständig eingezogen werden. Falls es trotz aller Vorsichtsmaßnahmen zu einer Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit kommt, muss der Vorstand umgehend einen Insolvenzantrag stellen. Euer Vorstand sollte bei Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit nicht auf eine Besserung hoffen. Bei klarer finanzieller Lage kann Haftung für Insolvenzverschleppung drohen. Daher empfiehlt es sich, bei drohender Insolvenz frühzeitig einen Steuerberater zu konsultieren.

Schweigepflicht

Euer Vorstand erhält während seiner Tätigkeit vertrauliche Informationen, die sorgfältig geschützt werden müssen. Dazu gehören sowohl persönliche Daten der Mitglieder als auch Details zu Vereinsprojekten. Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, diese Informationen geheim zu halten. Besonders personenbezogene Daten sind durch eine strenge Schweigepflicht geschützt. Bei anderen vertraulichen Informationen muss der Vorstand abwägen, ob die Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern wichtiger ist als die Geheimhaltung.

Einberufung einer Mitgliederversammlung

Der Vorstand ist gesetzlich verpflichtet, die Mitgliederversammlung einzuberufen (§ 36 BGB). Neben den in der Satzung festgelegten Terminen muss er auch dann eine Versammlung einberufen, wenn sie im Interesse des Vereins liegt. Mitglieder können eine Mitgliederversammlung verlangen, wenn sie die in der Satzung festgelegte Mindestanzahl von Unterstützern erreichen. Wenn die Satzung keine genaue Zahl angibt, reicht es, wenn mindestens 10 % der Mitglieder dieses Anliegen unterstützen (§ 37 BGB). Weigert sich der Vorstand, eine Versammlung einzuberufen, kann dies möglicherweise gerichtlich erzwungen werden. Wie Ihr richtig zu einer Mitgliederversammlung einladet und was Ihr dabei beachten solltet, erklären wir Euch im Blogbeitrag zum Thema Einladung zu Mitgliederversammlung.

Informationen an das Vereinsregister weitergeben

Der Vorstand ist verpflichtet, alle erforderlichen Anmeldungen beim zuständigen Vereinsregister vorzunehmen. Ein neu gewählter Vorstand muss sich selbst beim Vereinsregister anmelden und dabei bestimmte Formvorschriften einhalten. Jede Satzungsänderung und alle anderen Ereignisse, die eine Änderung der Registereintragungen nach sich ziehen, müssen ebenfalls gemeldet werden, einschließlich der von der Mitgliederversammlung beschlossenen Satzungsänderungen. Außerdem kann das Registergericht jederzeit vom Vorstand verlangen, eine Bescheinigung vorzulegen, wie viele Mitglieder der Verein zählt (§ 72 BGB).

Außerdem ist der Vorstand verpflichtet, Informationen über eine Vorstandsänderung im Verein weiterzugeben. Die Anmeldung einer Vorstandsänderung muss beim Vereinsregister erfolgen und ist durch den neu bestellten Vorstand in der gemäß Satzung vertretungsberechtigten Anzahl an Vorstandsmitgliedern zu unterzeichnen. Die Vorstandsänderung im Vereinsregister muss notariell beglaubig werden, um rechtlich gültig zu sein.

Rücktritt des Vereinsvorstands

Die Frage, wie verfahren werden soll, wenn ein Vorstandsmitglied aus dem geschäftsführenden Vorstand ausscheidet, ist besonders wichtig. Während die Abberufung des Vorstands im Verein gesetzlich geregelt ist (§ 27 Abs. 2) gibt es keine Regelungen bezüglich des Rücktritts von Vorstandsmitgliedern. Ehrenamtlich tätige Vorstandsmitglieder können jederzeit ihr Amt niederlegen, wenn die Satzung hierzu keine näheren Bestimmungen beinhaltet. So kann beispielsweise geregelt werden, dass ein Rücktritt des Vorstands im Verein erst nach Ablauf von bestimmten Fristen wirksam wird. Den Rücktritt ausschließen kann aber auch die Satzung nicht.

Um negative Folgen, wie Schadensersatzforderungen, zu vermeiden, sollte ein Einzelvorstand eine Mitgliederversammlung einberufen und den Rücktritt sowie die Neuwahl auf die Tagesordnung setzen. Auf diese Weise kann er eine Rücktrittserklärung als Vorstand im Verein abgeben und es können sofort Neuwahlen stattfinden (siehe OLG München, 6. April 2010 – Aktenzeichen 31 Wx 170/09).

Die Vorstandstätigkeit kann auch automatisch enden, wenn ein Mitglied bestimmte, satzungsgemäße Voraussetzungen für das Amt nicht mehr erfüllt oder aus dem Verein austritt, da die Mitgliedschaft oft an das Vorstandsamt gebunden ist.

Will ein Mitglied zurücktreten, muss es dies entweder vor der Mitgliederversammlung (bei einem Ein-Personenvorstand) oder einem anderen Vorstandsmitglied erklären. Bei einem Mehrpersonenvorstand sollte in der Satzung geklärt werden, dass der verbleibende Vorstand

• entweder weiter handlungsfähig bleibt und die Vertretungsregeln für diesen Fall geändert werden oder
• ein neues Vorstandsmitglied übergangsweise (kommissarisch) ernennen kann.

Rücktritt zur Unzeit

Ein Rücktritt zur Unzeit ist weitgehend ausgeschlossen. Ein solcher Rücktritt liegt vor, wenn der Vorstand dadurch nicht mehr in der Lage ist, den Verein laut Satzung zu vertreten, etwa wenn alle Mitglieder einer Vorstandssitzung gleichzeitig zurücktreten. Dies führt dazu, dass der Verein keinen Vorstand mehr hat, was gesetzlich vorgeschrieben ist (§ 26 BGB). Selbst wenn der geschäftsführende Vorstand nicht mehr ausreichend Mitglieder hat, um den Verein zu vertreten, gilt dies als Rücktritt zur Unzeit. Der Rücktritt bleibt zwar gültig, aber der Verein kann Schadenersatz vom zurückgetretenen Vorstand verlangen.

Ein ehrenamtliches Vorstandsmitglied kann jederzeit zurücktreten – außer zur Unzeit. Der Verein muss auch nach dem Rücktritt handlungsfähig bleiben. Wenn beispielsweise zwei von drei Vorstandsmitgliedern gleichzeitig zurücktreten und die Satzung vorschreibt, dass der Verein stets von zwei Mitgliedern vertreten werden muss, wäre der Verein nicht mehr handlungsfähig. Daher müssen zurücktretende Mitglieder dem Verein genügend Zeit zur Neubesetzung einräumen. Rücktritte zur Unzeit sind zwar wirksam, aber das zurückgetretene Mitglied kann für entstehende Schäden haftbar gemacht werden.

Abberufung des Vorstands

Eure Mitgliederversammlung hat die Möglichkeit, den Vorstand auch während der Amtszeit abzuberufen. Die Satzung kann die Abwahl des Vorstands im Verein nicht ausschließen, aber auf eine „Abberufung aus wichtigem Grund“ begrenzen. Als wichtiger Grund gelten Konstellationen, in denen dem Verein eine Zusammenarbeit mit dem Vorstand nicht zugemutet werden kann. Als wichtigen Grund nennt beispielsweise § 27 BGB: „Pflichtverletzung oder Unfähigkeit zur ordnungsmäßigen Geschäftsführung“.

Die Abberufung kann bereits erfolgen, wenn sich herausstellt, dass die Vereinsführung des Vorstands nicht ordnungsgemäß erfolgt. Auch wenn noch keine Schäden durch die Geschäftsführung entstanden sind oder diese korrigiert werden konnten, bleibt der Grund der Abwahl des Vereinsvorstands bestehen. 

Kann ein Vorstand sein Amt ruhen lassen?

Es kommt vor, dass ein Vorstand sein Amt aus beruflichen oder privaten Gründen ruhen lassen möchte. Dies ist allerdings nicht möglich. § 27 BGB in Verbindung mit § 662 BGB lässt ein Ruhen der Mitgliedschaft nicht zu. Außerdem könnte es durch die ruhende Vorstandsmitgliedschaft dazu kommen, dass der Vorstand nicht mehr in der Lage wäre, die Geschäfte Eures Vorstands nicht mehr ordnungsgemäß zu übernehmen. Das Vorstandsmitglied kann vom Amt zurücktreten und sich später – entsprechend der Regeln Eurer Satzung – erneut wählen lassen.

Haftung des Vorstands

Für den Vorstand gelten grundsätzlich die gleichen Haftungsregeln wie für alle Vereinsmitglieder: Solange die Vorstandsarbeit ordnungsgemäß ausgeführt wird, haftet der Verein als juristische Person, da im Auftrag des Vereins gehandelt wird. Allerdings gibt es dabei einige wichtige Fallstricke zu beachten.

Wichtig: Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass der Vorstand ehrenamtlich tätig ist oder die Satzung festlegt, dass der Vorstand ehrenamtlich arbeitet und maximal 720 Euro jährlich vom Verein erhält. Bei einem hauptamtlichen Vorstand sind die Haftungsregeln anders.

Haftung des Vorstands im Innenverhältnis

Damit der Verein für seinen Vorstand haftet, muss dieser seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen. Mit der Annahme des Amtes verpflichtet sich der Vorstand dazu. Kommt der Vorstand diesen Aufgaben schuldhaft nicht nach, haftet er für entstandene Schäden.

Beispiel: Der Vorstand beschafft Materialien für den Verein aufgrund eines günstigen Angebots, gibt dabei aber mehr Geld aus, als laut Satzung ohne Beschluss der Mitgliederversammlung erlaubt ist. Auf der nächsten Mitgliederversammlung lehnen die Mitglieder die nachträgliche Genehmigung ab. Der Vorstand muss dann den ausgegebenen Betrag selbst tragen.

Fehler können passieren, daher ist die Haftung auf Fälle begrenzt, in denen grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz nachweisbar sind. Dies muss dem Vorstand bewiesen werden (§ 31a BGB), wodurch er im Innenverhältnis abgesichert ist.

Haftung des Vorstands im Außenverhältnis

Grundsätzlich kann ein Geschädigter Ansprüche wie Schadensersatz oder Schmerzensgeld sowohl gegen den Verein als auch gegen das Vorstandsmitglied geltend machen. Handelt der Vorstand im Auftrag oder im Sinne des Vereins und verursacht den Schaden weder grob fahrlässig noch vorsätzlich, kann das Vorstandsmitglied eine Haftungsbefreiung vom Verein verlangen (§ 31b BGB). Diese Regelung gilt jedoch zunächst nur im Innenverhältnis.

Wenn der Vorstand grob fahrlässig gehandelt hat, kann er nur von der Haftung freigestellt werden, wenn dies ausdrücklich in der Satzung vereinbart wurde. Eine weitergehende Haftungsfreistellung als die gesetzliche ist erlaubt (Beschluss des Oberlandesgerichts Nürnberg vom 15.11.2015, 12 W 1845/15). Eine Freistellung bei vorsätzlichem Handeln ist selbstverständlich ausgeschlossen.

Die Entlastung des Vorstands durch die Mitgliederversammlung

In den meisten Vereinen wird die Entlastung des Vorstandes während der Mitgliederversammlung mehr oder weniger als Pflichtübung angesehen. Doch sie ist von fundamentaler Bedeutung für den Vorstand. Ist der Vorstand entlastet, bedeutet dies, dass der Verein gegenüber den Vorstandsmitgliedern keine Forderungen mehr geltend machen kann. Der Vorstand wird damit faktisch aus der Haftung gegenüber dem Verein entlassen.

Die Entlastung des Vorstands ist nicht gesetzlich verpflichtend, sondern nur erforderlich, wenn sie in der Vereinssatzung festgelegt ist. Die Entlastung muss als Tagesordnungspunkt in der Mitgliederversammlung aufgeführt sein. Bei der Abstimmung über die Entlastung dürfen die betroffenen Vorstandsmitglieder nicht mitstimmen, andernfalls ist die Entlastung nach § 34 BGB ungültig und der Beschluss fehlerhaft. Durch die Entlastung erklärt der Verein, dass der Vorstand seine Pflichten gewissenhaft erfüllt und die Vereinsfinanzen ordnungsgemäß gehandhabt hat.

Besondere Vertreter des Vorstands

Der geschäftsführende Vorstand ist das offizielle Vertretungsorgan Eures Vereins. Doch ab einer gewissen Größenordnung geht es nicht anders: Euer geschäftsführende Vorstand braucht umfassende Unterstützung. Deshalb steht ihm auch der erweiterte Vorstand zur Seite. Darüber hinaus kann die Mitgliederversammlung „besondere Vertreter nach § 30 BGB“ berufen. Sie werden mit weitgehenden Rechten und Pflichten ausgestattet.

Der besondere Vertreter nach § 30 BGB ist ein zusätzliches Organ Eures Vereins, das aber nur eine begrenzte, in der Satzung festgelegte Zuständigkeit hat. Innerhalb dieser Zuständigkeit verfügt er über weitgehende Autonomie, deren Grenzen von der Satzung bestimmt werden. Je nachdem, wie Ihr das in der Satzung festlegt, kann er auch an Weisungen – insbesondere des geschäftsführenden Vorstands – gebunden sein.

Voraussetzungen für die Bestellung eines besonderen Vertreters

Nach § 30 BGB kann ein besonderer Vertreter bestellt werden, aber die Details zur Bestellung oder Abberufung müssen in der Satzung geregelt sein. Ohne diese Satzungsregelungen kann kein besonderer Vertreter ernannt werden. Die Satzung sollte festlegen:

• Ob und wann besondere Vertreter ernannt werden können,
• Den genauen Aufgabenbereich und die Entscheidungsbefugnisse des Vertreters,
• Dass der besondere Vertreter keine umfassenden Vorstandsaufgaben übernehmen kann.

Ein besonderer Vertreter kann auch nach außen handeln, wenn ihm dies in der Satzung gestattet wird, muss dies aber nicht unbedingt. Der Begriff „besonderer Vertreter“ ist nicht zwingend erforderlich; es kann auch eine andere Bezeichnung verwendet werden, solange der Bezug zu § 30 BGB klar ist.

Besondere Vertreter nach § 30 BGB als bezahlte Mitarbeiter

Wird der besondere Vertreter nach § 30 BGB fest eingestellt, muss das grundsätzlich vom geschäftsführenden Vorstand beschlossen werden. Ob und wie eine hauptamtliche Kraft eingestellt wird, regelt Eure Satzung. In ihr kann beispielsweise festgelegt werden, dass

• die Mitgliederversammlung zunächst grundsätzlich einer Personalentscheidung zustimmen muss, bevor der geschäftsführende Vorstand die Auswahl trifft und über die Einstellung entscheidet.
• der geschäftsführende Vorstand eine Einstellung nur unter Vorbehalt  der nachträglichen Genehmigung durch die Mitgliederversammlung vornehmen kann oder
• die Einstellung durch die Mitgliederversammlung vorgenommen wird und der geschäftsführende Vorstand die notwendigen (weitgehend verwaltungstechnischen) Maßnahmen durchführt.

Der fest eingestellte besondere Vertreter nach § 30 BGB muss wie jeder andere Arbeitnehmer behandelt werden. Er ist auch sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtig.

Fazit

Der geschäftsführende Vorstand ist die juristische Vertretung Eures Vereins nach außen und ist nach innen für die ordnungsgemäße Geschäftsführung zuständig. Er übernimmt damit die Verantwortung für den Verein als juristische Person. Dabei wird er von den Mitgliedern des erweiterten Vorstands unterstützt. Da die Mitgliederversammlung das höchste Vereinsorgan – noch vor dem Vorstand – ist, muss Euer Vorstand vor der Versammlung Rechenschaft über seine Arbeit ablegen. Deshalb gibt er vor der Versammlung Rechenschaftsberichte ab. Danach entscheidet die Versammlung, ob sie die Arbeit des Vorstands in Ordnung war und erteilt – wenn ja – die Entlastung.

Die Haftung des Vorstands für etwaige Fehler ist auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz begrenzt. Ansonsten handelt Sie als Vertreter des Vereins, der als juristische Person haftet. Normalerweise übernimmt der Vorstand nach § 26 BGB die Geschäftsführung. Einen geschäftsführenden Vorstand neben dem BGB-Vorstand ist eher selten. Der Vorstand nach § 26 BGB als geschäftsführender Vorstand übernimmt die Vertretung des Vereins nach außen und die Geschäftsführung nach innen.

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