Zuletzt aktualisiert: 02.12.2024
Das 4. Bürokratie-Entlastungsgesetz erleichtert die Verwaltung, indem es in vielen Fällen auf die Notwendigkeit einer Originalunterschrift verzichtet. Dadurch könnt Ihr zahlreiche Angelegenheiten künftig elektronisch regeln. Man unterscheidet dabei die Schriftform, bei der eine Original-Unterschrift auf dem Dokument stehen muss und die Textform, bei der keine Originalunterschrift verlangt wird. Ab 2025 könnt Ihr in vielen Fällen auf klassische Briefe verzichten und stattdessen elektronisch, beispielsweise per E-Mail, kommunizieren.
Im Falle eines Streits müsst Ihr nachweisen können, dass die E-Mail beim Empfänger eingegangen ist. Ein Versandnachweis allein belegt nicht, dass die Nachricht tatsächlich empfangen wurde (Urteil des Oberlandesgerichts Hamm vom 10.08.2023 – Aktenzeichen 26 W 13/23). Daher empfiehlt es sich, den Empfänger stets um eine Bestätigung des Eingangs der E-Mail zu bitten (z. B. „Bitte bestätigen Sie kurz, dass Sie diese E-Mail erhalten haben“).
Konkrete Änderungen
- § 32 Abs. 3 BGB: „Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss in Textform erklären.“
- § 33 Abs. 1 Satz 2 BGB: „Zur Änderung des Zwecks des Vereins ist die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich; die Zustimmung der nicht erschienen Mitglieder muss in Textform erfolgen.“
Beschlüsse, die ohne Mitgliederversammlung herbeigeführt werden, können nun in Textform erfolgen. Zudem haben Mitglieder die Möglichkeit, in Textform abzustimmen, wenn eine Änderung des Vereinszwecks ansteht und sie nicht an der Versammlung teilnehmen können. (Für Zweckänderungen ist die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich.)
An die Textform werden einige Anforderungen gestellt, damit die Erklärung auch dem richtigen Mitglied zugeordnet werden kann.
- Es muss sich um eine Textnachricht handeln – Sprachnachrichten reichen also nicht aus.
- Der Absender muss sich mit Vor- und Nachnamen in der Textnachricht zu erkennen geben. Die E-Mailadresse reicht nicht aus, auch wenn sie den kompletten Vor- und Nachnamen enthält.
- Die Nachricht muss so versandt werden, dass der Empfänger sie lesen und ausdrucken kann. Er muss sie auch zur Aufbewahrung sichern (speichern) können.
- Das Ende der Nachricht muss eindeutig erkennbar sein (z. B. durch eine Grußformel, dem Vermerk „Ende der Nachricht“ oder „Dieses Schreiben wurde elektronisch erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.
Wichtige Anpassungen
Mit den Änderungen im Gesetz zur Textform eröffnen sich für Vereine zahlreiche Vereinfachungen, aber auch neue Anforderungen. Besonders wichtig ist, dass die Satzung des Vereins entsprechend angepasst wird, um die Vorteile der Textform optimal zu nutzen. Dies betrifft insbesondere die Kommunikation und die Dokumentation von Beschlüssen und Vereinbarungen.
Das solltet Ihr jetzt veranlassen
- Prüft zunächst Eure Satzung, ob darin Anpassungen vorgenommen werden müssen, um die Vorteile der Textform ausnutzen zu können. Sollte Eure Satzung beispielsweise die Schriftform (also mit Unterschrift) verlangen, hat dies Vorrang vor der gesetzlichen (Neu-)Regelung (§ 40 BGB).
- Schafft für die Textform klare Regeln der Kommunikationsübermittlung (z.B. per E-Mail) und der Identifikation der Absender.
- Informiert Eure Mitglieder über die Neuerungen und die Umsetzung innerhalb Eures Vereins.
Achtung: Minderheitsbegehren
Minderheitsbegehren (§ 37 BGB) müssen weiterhin in Schriftform beantragt werden. Die Vorschrift, dass der Antrag in Schriftform erfolgen muss, kann auch nicht durch die Satzung geändert werden.
Neuregelungen für Vereine als Arbeitgeber
Wenn Ihr in Eurem Verein Mitarbeiter beschäftigt, könnt Ihr Euch auch hier über einige Erleichterung freuen. Denn ab 2025 könnt Ihr die Mitteilung zu den Arbeitsbedingungen nun auch in Textform mitteilen. Für gleichbleibende Arbeitsbedingungen kann also eine Datei abgespeichert und bei Bedarf per Mail zugestellt werden. Allerdings müssen die folgenden Bedingungen nach § 2 Nachweisgesetz (NachwG) erfüllt werden:
- Einige Tätigkeiten sind von den Neuregelungen ausgenommen. Sie gelten beispielsweise nicht für Tätigkeiten im Baugewerbe, bei der Gebäudereinigung, in der Fleischwirtschaft, Logistik, Wach- und Sicherheitsdienste. Für Vereine dürfte besonders wichtig sein, dass die Schriftform im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe weiterhin gilt.
- Das Informationsdokument muss für den Mitarbeiter zugänglich sein. Außerdem muss er es speichern und ausdrucken können.
- Verlangt der Mitarbeiter eine schriftliche Ausfertigung, müsst Ihr diesem Wunsch nachkommen.
Wie bereits erwähnt, muss der Absender im Zweifelsfall nachweisen können, dass die E-Mail beim Empfänger eingegangen ist. Besonders im Zusammenhang mit Beschäftigungsverhältnissen ist es entscheidend, vollständige Unterlagen zu haben. Daher empfiehlt es sich, stets um eine Eingangsbestätigung der E-Mail zu bitten.
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