Grundsätzlich müssen die Anforderungen einer ordentlichen Buchhaltung eingehalten und die folgenden Regeln beachtet werden:
• Prinzipiell gilt, dass jeder Vorfall einzeln verbucht wird. Ausnahmen gelten bei einer offenen Ladenkasse und wenn ein Verkauf an viele nicht bekannte Personen erfolgt.
• Einnahmen und Ausgaben müssen täglich erfasst werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Die Eintragungen müssen auch für Dritte (Kassenprüfer, Steuerberater, Finanzamt usw.) nachvollziehbar sein (§ 145 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Das Kassenbuch muss unveränderbar sein. (§ 146 Abs. 4 AO). Änderungen müssen weiter erkennbar bleiben (z. B. durch Streichung, bei der der gestrichene Eintrag noch lesbar bleibt oder durch Korrekturbuchungen)
• Das Kassenbuch sollte in Deutsch geführt werden. Eine andere lebende Sprache ist zwar möglich – das Finanzamt kann dann aber eine Übersetzung verlangen (§ 146 Abs. 3 AO).
• Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen (§ 238 Abs. 2 HGB). Es sollte nur in Ausnahmefällen ein Beleg selbst hergestellt werden (Eigenbeleg).
• Kassenbücher und Belege müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 1 und 4 HGB).
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