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Anwendungsfall: Rücklastschrift mit Bankgebühren

Bei Ausführung des Lastschriftenjobs wird, wie oben beschrieben der entsprechende Beleg automatisch vom System erstellt. Im nächsten Schritt schreibt die Bank dem Konto den Gesamtbetrag der Sammellastschrift/ den Betrag der Lastschrift gut. Durch die Verknüpfung der Buchung und der entsprechenden Belege, werden die Belege auf „Bezahlt“ und die Buchung auf dem Konto auf „Zugewiesen“ gesetzt.

Bei einer Rücklastschrift ist es generell so, dass zum einen der Betrag innerhalb des Lastschrifteneinzugs erscheint und dann einige Tage später einzeln wieder zurück gebucht wird (eine negative Buchung auf dem Konto entsteht.

Um den Prozess nach aktuellem Stand „abzuschließen“, nutzen Sie die Funktion der Gutschrift.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Die originale Rechnung (Beleg) sollte mit dem Lastschrifteneinzug auf dem Bankkonto verknüpft werden, um den Status „bezahlt“ zu erhalten.

• Um den entsprechenden Beleg zu identifizieren, müssen Sie auf Ihrem Kontoauszug schauen, für wen eine Rücklastschrift erfolgt ist. Anschließend kann die Zuweisung erfolgen.
• Alternativ sollte die Rückbuchung in der Regel die IBAN des Kontos, bei dem die Rückbuchung veranlasst wurde, enthalten. Gehen Sie nun in die Mitgliederliste und blenden Sie die Spalte „IBAN“ ein, nun können Sie durch Eingabe der IBAN im Suchfeld, den entsprechenden Kontoinhaber bzw. das Mitglied/den Kontakt zu finden.

2. Nun kann zu der betroffenen Rechnung über das 3-Punkte-Menü eine „Gutschrift“ erstellt werden.

3. Die Rücklastschrift können Sie nun unter „Bank & Kasse“-> „Konto“ der erstellten Gutschrift zuordnen.

4. Hat Ihre Bank Gebühren für die Rücklastschrift erhoben, können Sie diese auf das Mitglied umlegen. Dazu müssen Sie im Zuordnungsprozess die Differenz aus Rechnungs- und Buchungsbetrag als Bankgebühr ausweisen. Dazu klicken Sie auf „Als Zuschlag/Gebühr behandeln“

5. Da der Verein die Beiträge nun jedoch nicht abbuchen konnte, muss die Beitragsrechnung neu erzeugt werden. Dazu ist es erforderlich, das betroffene Mitgliedsprofil aufzurufen, um dort die Fälligkeit des Beitrags auf das ursprüngliche Fälligkeitsdatum zurückzusetzen.

6. Sollen dem Mitglied die entstandenen Gebühren ebenfalls in Rechnung gestellt werden, lässt sich dies über einmalige Zusatzleistungen abbilden. Diese haben Sie im Idealfall schon wie in Kapitel „Beiträge und Spenden anlegen“ beschrieben erstellt.

7. Nun kann der Einzug erneut angestoßen werden, sodass eine neue Rechnung erzeugt wird. Handelt es sich um mehrere Personen empfiehlt es sich beim letzten Schritt die Massenauswahl zu nutzen