Die Rechnungsbelege
Es gibt verschiedene Funktionen, welche die Arbeit mit dem Rechnungsbelegen vereinfachen sollen. Unabhängig vom Status können Sie jederzeit über das Kontextmenü „…“ in der letzten Spalte den Beleg als PDF exportieren, anschließend ausdrucken und per Post verschicken. Dadurch wird das Datum in der Spalte „Versendet am” aktualisiert, sobald die Datei erzeugt wird.
Zum einen können Sie Rechnungsbelege per E-Mail verschicken. Der entsprechende Benachrichtigungstext kann unter „Einstellungen“ ->„Textbausteine“ jeweils für Rechnungen, Rechnungserinnerungen und Lastschriftvorankündigungen eingestellt werden. Hier wird auch unterschieden zwischen dem erstmaligen Rechnungsversand und der Rechnungserinnerung.
Bei Lastschriften kann nur eine erste Lastschriftenvorankündigung verschickt werden.
Bei personalisierten E-Mail-Benachrichtigungen kann auch das E-Mail-Tool der Anwendung genutzt werden. Dort kann dann das Rechnungs-PDF in den Anhang gepackt werden.
Sie können aber auch Rechnungen stornieren. Wurde etwa zu einer Rechnung keine Zahlung verbucht bzw. ist zu erwarten, dass keine Zahlung mehr eintreten wird, können Sie die Buchung stornieren. Dazu klicken Sie einfach auf die „…“ und wählen „Stornieren“. Zusätzlich wird automatisch eine Stornorechnung erstellt, die sofort den Status “Bezahlt” erhält. Diese Buchungen und Rechnungen können NICHT gelöscht werden und auch die Zuordnung kann NICHT gelöst werden
Der Status einer zu stornierenden Rechnung darf nicht “Bezahlt” sein.
Eine Rechnungskorrektur können Sie nur vornehmen, solange die Rechnung noch als Entwurf gilt. Durch Klick auf „Bearbeiten“ im Kontextmenü „…“ eines Beleges, können Sie nochmal Anpassungen an Ihrem Entwurf vornehmen. Einmal erstellt können Sie eine Korrektur nur noch durch Stornierung und Neuanlage vornehmen, da ein anderes Vorgehen nicht GoBD-konform wäre.
Gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist das Löschen von Belegen nicht zu empfehlen. Sollte eine Löschung erfolgen, muss diese protokolliert werden. Bitte beachten Sie, dass Ihnen beim Löschen von Belegen immer eine Lücke im Nummernkreis entsteht.
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